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财务报销流程及合规操作手册

前言

为规范公司财务管理，明确报销流程，提高报销效率，确保各项费用支出的真实性、合法性和合规性，特制定本手册。本手册旨在为公司全体员工提供清晰的财务报销指引，帮助大家理解并正确执行报销操作，同时保障公司资产安全，降低运营风险。请各部门员工认真学习并严格遵照执行。

一、报销基本流程

财务报销流程是确保费用支出规范有序的重要保障，全体员工在办理报销业务时，需严格遵循以下步骤：

（一）事前申请与审批

对于一些特定类型的支出，如差旅费、业务招待费、项目采购等，根据公司预算管理及内控要求，经办人通常需要在费用发生前填写相应的申请单，详细说明支出事由、预算金额、预计发生时间等信息，并按照审批权限逐级报请相关领导审批。事前申请的目的在于控制不合理支出，确保费用使用符合公司战略和预算规划。未经事前批准的此类支出，可能面临报销困难或不予报销的情况。

（二）报销凭证的收集与整理

费用发生后，经办人是报销凭证的第一责任人，需及时、完整地收集所有与支出相关的原始凭证。这些凭证主要包括但不限于：

*发票：国家税务部门认可的正规发票是首要凭证。发票抬头必须与公司全称一致，税号准确无误。发票内容应清晰反映经济业务的真实情况，如商品名称、规格、数量、单价、金额等。

*付款凭证：如银行转账回单、微信/支付宝支付截图等，作为款项已支付的证明。

*消费明细：如餐饮费的消费清单、住宿费的住宿清单、会议费的议程及参会人员等，以佐证费用发生的真实性和合理性。

*其他佐证材料：如出差申请单、行程单、合同（协议）复印件、验收单等，根据费用性质的不同提供相应支持文件。

所有凭证应保持整洁、完整，不得涂改、挖补。若凭证不慎遗失，经办人需提供书面说明，并尽可能取得替代证明材料，经相关领导审批后，财务部门方可酌情处理。

（三）报销单的填写

经办人在收集齐所有凭证后，需规范填写公司统一格式的《费用报销单》。填写时应注意：

*字迹清晰、内容完整、数据准确。

*“报销部门”、“报销日期”、“经办人”等基础信息务必填写齐全。

*“费用事由”需简明扼要地描述费用发生的具体情况，如“XX项目差旅费”、“招待XX客户餐费”等。

*“费用明细”应逐项列明，包括日期、费用项目、金额、附件张数等，确保与所附原始凭证内容一致。

*大小写金额必须相符，不得有任何涂改。

*若涉及多人共同报销或代垫费用，需在备注中注明。

（四）审批流程的执行

填写完毕的报销单，需按照公司规定的审批权限和层级进行逐级审批。审批人应根据其职责范围，对报销业务的真实性、合理性及合规性进行严格审核。审批过程中，若发现问题，应及时向经办人提出，要求其补充或更正。未经审批或审批手续不全的报销单，财务部门有权拒绝受理。

（五）财务审核

报销单经各级领导审批通过后，提交至财务部门进行专业审核。财务审核的重点包括：

*报销凭证的合法性、合规性、完整性和真实性。

*报销单填写的规范性和准确性。

*费用支出是否符合公司财务制度及相关政策规定。

*金额计算是否正确，与附件是否匹配。

*审批流程是否完整有效。

财务审核通过后，方可进入付款环节。若审核发现问题，财务部门将退回报销单，并告知经办人具体原因，待其修正后重新提交。

（六）付款与账务处理

财务部门对审核无误的报销单，将按照公司规定的付款方式（如银行转账、现金等）及时办理付款手续。付款完成后，财务部门进行相应的账务处理，登记入账。

二、报销凭证的规范要求

合法、有效的原始凭证是报销业务的基础，直接关系到报销的顺利与否。经办人在获取和整理凭证时，务必遵守以下规定：

（一）发票类凭证

1.发票类型：原则上应取得增值税专用发票（若公司为一般纳税人且该项目可抵扣），或合规的增值税普通发票。特殊情况下，如小额零星支出，可凭合规的收款凭证及内部凭证作为报销依据，但需符合税务部门相关规定。

2.发票抬头：必须准确填写公司法定全称及统一社会信用代码，不得使用简称或个人名称（除规定可报销的个人费用外，如差旅费中的部分补贴）。

3.发票内容：应如实填写，商品或服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额等信息应清晰、完整。“办公用品”、“食品”、“服务费”等笼统名称的发票，原则上需附税控系统开具的销货清单。

4.发票监制章：必须是最新的税务部门监制章。

5.开具日期：一般应为费用实际发生日期，跨年度发票的报销需符合公司相关规定。

6.完整性与真实性：发票各项信息不得涂改、压线、错格。发票联次齐全，字迹清晰。

（二）非发票类凭证

如银行转账凭证、收款收据（仅限特定场景）、行程单、机票、火车票、船票、付款截图、消费明细清单、验收单、合同（协议）等，均需真实、完整，并能与发票等其他凭