会议室预约使用规则告知书.docxVIP

会议室预约使用规则告知书

为规范公司各类会议室使用管理，提升资源利用效率，保障会议秩序与设备安全，结合公司实际情况，现就会议室预约及使用相关规则明确如下，请全体员工及外部合作方严格遵照执行。

一、适用范围

本规则适用于公司总部大楼内所有公共会议室（含1楼多功能厅、2楼中型会议室A/B、3楼小型会议室C/D/E、4楼视频会议室F及5楼高管专属会议室G），以及各分公司办公区配置的标准化会议室（具体以各属地行政部门公示清单为准）。

使用对象包括：

1.公司全体在职员工（含试用期员工）；

2.经业务部门正式邀请的外部合作方（需由对接人全程陪同并承担管理责任）；

3.经公司管理层审批的特殊事项使用需求（如员工培训、客户接待等）。

注：高管专属会议室G仅开放给总监级及以上人员预约，或经分管领导审批的跨部门重要会议；视频会议室F优先保障跨区域会议、客户远程沟通等需线上协作的场景。

二、预约管理规范

（一）预约渠道与流程

所有会议室预约须通过公司OA系统“会议管理”模块线上提交，不接受口头、邮件或纸质申请（紧急情况除外，详见本条第（三）款）。具体操作步骤如下：

1.登录OA系统→进入“行政服务”→选择“会议室预约”；

2.查看“实时空闲表”，选择目标会议室（系统将自动标注设备状态，如“投影正常”“白板故障维护中”等）；

3.填写预约信息：会议主题（必填，需简明反映内容，如“Q3产品策略讨论会”）、参会人数（需与会议室容量匹配，详见附件1《各会议室容量及设备清单》）、预约时段（精确到分钟，如9:00-11:30）、申请人及对接人（对接人需为参会成员，负责会议全程管理）；

4.提交后系统自动推送至行政部审核，审核时效为1个工作日（工作日17:00前提交的申请，当日完成审核；17:00后提交的顺延至次日）；

5.审核通过后，系统向申请人及对接人发送确认短信（含会议室编号、设备使用注意事项链接）；审核未通过的，同步说明原因（如时段冲突、人数超配等）。

（二）预约时间限制

1.常规预约：需至少提前2个工作日提交申请（如周一使用，需前一周周四17:00前提交）；

2.长期预约：需连续使用同一会议室超过3天（含）的，须额外提交《长期使用申请表》，注明会议周期、每日时段及使用目的，经部门负责人签字后同步上传OA系统，由行政部联合IT部评估设备负载能力后审批；

3.临时预约：仅限当天使用需求（如10:00需要10:30-11:00的会议室），需由部门负责人通过OA“紧急审批”通道签字确认，行政部优先处理（30分钟内反馈结果）。

（三）取消与变更规则

1.取消预约：需在会议开始前4小时通过OA系统操作，逾期取消（如会议9:00开始，8:30后取消）的，系统自动记录“低效预约”1次；累计3次低效预约的，限制该账号7日内预约权限；

2.变更时段：若需调整会议时间（延长或提前），需在原预约时段开始前2小时提交变更申请，经行政部确认无冲突后生效；延长时段不得超过原预约时长的50%（如原预约2小时，最多延长1小时）；

3.变更会议室：若需更换至同类型或更小会议室（如原约中型会议室A，更换至小型会议室C），可直接在系统操作；若需更换至更大会议室（如小型换中型），需重新提交申请并说明原因（如参会人数增加），按新预约流程审核。

（四）优先级原则

当多组申请时段冲突时，按以下顺序优先分配：

1.公司级重要会议（如董事会、季度经营会、客户签约仪式）；

2.跨部门协作会议（需3个及以上部门参与）；

3.外部合作方接待会议（需提供客户资质证明）；

4.部门内部常规会议（按提交时间先后排序）。

注：高管专属会议室G冲突时，按申请人职级从高到低分配；视频会议室F冲突时，优先保障涉及海外分公司或重要客户的远程会议。

三、使用过程规范

（一）时间管理

1.会议需严格按预约时段进行，原则上不得提前入场（最早可提前15分钟进入准备）；

2.会议结束后10分钟内完成离场（清理物品、关闭设备），超时未离场且无合理原因的，视为占用资源，记录“违规使用”1次；

3.若因特殊情况需延长使用（如会议未结束），需在原时段结束前15分钟通过OA提交《临时延长申请表》，经行政部确认下一时段无预约后，最多延长30分钟（每日仅允许1次延长）。

（二）人数与容量控制

各会议室容量以附件1为准（如小型会议室C限10人，中型会议室A限30人）。实际参会人数不得超过标注容量的90%（即小型会议室最多9人，中型最多27人），超员情况处理方式如下：

-超员1-3人：对接人需现场向行政部报备，由行政部协调增补折叠椅（限1次/周/账号）