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机关公文格式标准化培训教材

一、绪论：公文格式标准化的意义与要求

公文，作为党政机关、企事业单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是各级机关开展工作的重要工具。公文格式的标准化，是确保公文严肃性、权威性、规范性和有效性的基础，也是提升机关工作效率、保障政令畅通、促进信息准确高效传递的关键环节。

当前，随着办公自动化水平的不断提高和跨部门、跨层级沟通的日益频繁，对公文格式的统一性、规范性提出了更高要求。一份格式规范、要素齐全、体例严谨的公文，不仅能够准确传达发文机关的意图，更能体现机关的专业素养和工作作风。反之，格式混乱、要素残缺的公文，不仅可能导致信息误解、延误工作，甚至会损害机关的形象和公信力。因此，深入学习并严格执行公文格式标准，是每一位机关工作人员的基本职责和必备技能。

本教材旨在依据国家最新颁布的《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》国家标准，结合机关工作实际，系统阐述公文格式的各项要素及具体规范，力求内容精准、重点突出、简明实用，以期帮助学员全面掌握公文格式标准化的要求，切实提高公文处理能力。

二、公文格式的基本遵循

公文格式的标准化，必须严格以《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）和《党政机关公文格式》（GB/T____，以下简称《格式》国标）为根本遵循。

《条例》对公文的种类、适用范围、行文规则、拟制、办理、管理等作出了全面规定，是公文处理工作的总纲。《格式》国标则是对公文外形特征及各构成要素排列顺序和标识规则的具体规定，是公文制作的技术规范。二者相辅相成，共同构成了公文处理工作的制度基础。

各级机关在公文拟制过程中，必须牢固树立标准意识和规范意识，确保公文的格式要素、排版印制等均符合上述法规标准的要求，不得随意变通或简化。对于《格式》国标中明确规定的内容，必须严格执行；对于一些原则性要求，则应结合实际情况，本着有利于公文效用发挥和工作开展的原则进行把握。

三、公文的构成要素及规范

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素组成。这些要素根据公文的具体种类和使用情况，或全部具备，或部分具备。

（一）眉首部分（文头）

眉首部分位于公文首页红色分隔线以上，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。

1.份号：指公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

*注意：份号的设置是为了便于公文的分发、清退和查找，涉密公文必须标注，非涉密公文根据需要决定是否标注。

2.密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

*注意：密级与保密期限之间用“★”隔开。如“秘密★一年”。没有标注保密期限的，按照相关规定执行，通常“绝密”不超过30年，“机密”不超过20年，“秘密”不超过10年。

3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

*注意：紧急程度的标注要实事求是，根据公文的紧急程度合理确定，不得随意提高或降低。

4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

*注意：发文机关标志是公文的“脸面”，必须准确、规范。规范化简称应是已经国务院或上级机关批准的，不得自行编造。

5.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

*注意：发文字号是公文的“身份证号”，具有唯一性，便于检索和引用。