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办公室信息化管理规范手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范办公室信息化建设与管理工作，提高办公效率，保障信息系统安全稳定运行，保护公司信息资产，降低运营风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。本手册旨在为公司各部门及全体员工提供信息化设备、软件系统、数据资源及网络使用的行为准则与操作指南。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有部门及全体员工在办公室环境下对信息化资源的规划、建设、使用、维护和管理活动。涵盖公司所有办公计算机、网络设备、通讯设备、办公自动化系统、业务管理系统及相关数据。

1.3基本原则

办公室信息化管理遵循以下原则：

*统一规划，分级负责：信息化建设应纳入公司整体发展规划，由信息化管理部门统筹协调，各部门在职责范围内具体落实。

*安全优先，预防为主：将信息安全置于首位，建立健全安全防护体系，落实安全责任，防范各类安全事件。

*规范高效，服务业务：以提升工作效率和支撑业务发展为目标，优化信息化流程，确保信息系统稳定高效运行。

*全员参与，共同维护：全体员工均有责任遵守本规范，积极参与信息化建设与安全维护工作。

第二章组织与职责

2.1信息化管理部门

公司信息化管理部门（如信息技术部或指定的负责团队）是办公室信息化工作的归口管理部门，主要职责包括：

*组织制定和修订公司信息化管理相关制度与规范。

*负责公司信息系统的规划、选型、建设与集成。

*负责信息化基础设施（网络、服务器、存储等）的搭建、运维与管理。

*负责公司信息安全体系的建设、实施与监督。

*提供信息化技术支持、咨询服务及相关培训。

*监督检查各部门信息化管理规范的执行情况。

2.2各业务部门职责

各业务部门是信息化资源的直接使用和管理单位，主要职责包括：

*配合信息化管理部门落实公司信息化规划与建设项目。

*负责本部门信息化设备的日常保管、合理使用与简单维护。

*遵守本规范及相关信息安全规定，加强本部门员工的信息安全意识教育。

*及时报告本部门发生的信息化设备故障、软件问题及安全事件。

*提出本部门信息化需求及改进建议。

2.3员工职责

全体员工在使用信息化资源时，应履行以下职责：

*学习并严格遵守本规范及公司其他信息化相关制度。

*妥善保管和规范使用所配备的信息化设备及账号密码。

*积极参加公司组织的信息化技能与安全意识培训。

*发现信息安全隐患或可疑情况，立即向本部门负责人及信息化管理部门报告。

*合理利用信息化工具提升工作效率，杜绝违规操作和不当使用。

第三章硬件设备管理

3.1设备采购与配置

*信息化设备的采购应遵循公司采购管理制度，由需求部门提出申请，经审批后统一采购。

*信息化管理部门负责对采购的设备进行标准配置、系统安装与验收，确保设备符合办公需求和安全标准。

*新购设备应及时登记入库，建立设备台账，记录设备型号、配置、采购日期、责任人等信息。

3.2设备领用与使用

*员工领用办公设备需办理领用手续，明确保管责任。设备使用人变更时，应及时办理交接手续并更新台账。

*办公计算机应指定专人使用，严禁私自调换、拆卸或改装硬件。确需变更配置或维修，须报信息化管理部门处理。

*保持设备及周边环境整洁，避免在设备上放置水杯、食物等易造成损坏的物品。

*下班或离开工作岗位较长时间时，应关闭计算机及外设电源，锁好贵重设备。

3.3设备维护与维修

*信息化管理部门负责办公设备的日常维护和故障维修。员工发现设备故障应及时报修。

*未经授权，员工不得擅自拆卸、维修或请外部人员维修公司信息化设备。

*设备送修前，使用人应确保存储介质中的敏感数据已妥善备份或清除，并由信息化管理部门登记备案。

3.4设备报废与处置

*达到使用年限或无法修复的设备，由使用部门提出报废申请，经审批后，由信息化管理部门统一处置。

*报废设备处置前，必须进行数据彻底清除，确保公司信息不外泄。

*设备处置应符合环保要求，可回收部分应进行资源化处理。

第四章软件与系统管理

4.1软件获取与安装

*特殊业务需求需安装非标准软件时，须向信息化管理部门提出申请，经批准后方可安装。

4.2软件使用与升级

*员工应正确使用各类办公软件，遵守软件使用许可协议。

*信息化管理部门负责公司统一部署软件的版本管理、补丁更新和升级工作。

*员工在使用软件过程中发现问题或有升级需求，应及时向信息化管理部门反馈。

4.3系统账户与权限管理

*公司内部业务系统、办公自动化系统等账户实行实名制管理。员工应使用本人账户登录系统，妥善保管账户密码，