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行政文件归档及管理标准指南

一、适用范围与核心应用场景

本指南适用于各类企业、事业单位及社会组织的行政文件归档管理工作，涵盖文件从形成到最终处置的全生命周期管理。具体应用场景包括：

日常行政公文处理：如通知、报告、请示、批复等正式文件的归档；

专项工作文件管理：如项目立项、会议组织、合同签订、制度建设等过程中形成的文件；

人事与事务类文件：如员工入职档案、培训记录、固定资产登记、后勤服务协议等；

审计与合规类文件：如年度审计报告、合规检查记录、整改通知等需长期保存的文件。

二、行政文件归档管理全流程操作步骤

（一）文件分类：科学划分，保证体系清晰

操作目标：依据文件属性和管理需求建立分类体系，便于后续整理与检索。

操作步骤：

制定分类标准：结合组织架构、业务特点及《文件归档管理办法》，明确一级、二级、三级分类逻辑。例如：

一级分类：按部门划分（如“行政部”“财务部”“人力资源部”）；

二级分类：按文件类型划分（如“公文类”“合同类”“会议类”“档案类”）；

三级分类：按具体事项或年份划分（如“2024年会议纪要”“固定资产采购合同”）。

编制分类目录：形成《行政文件分类表》（详见模板一），明确各级分类的编码规则（如“XZ-01-2024”代表“行政部-公文类-2024年”），经部门负责人审核后发布执行。

（二）文件收集：全面及时，保证来源可溯

操作目标：保证应归档文件齐全、完整，避免遗漏或丢失。

操作步骤：

明确收集范围：依据《文件归档范围及保管期限表》，梳理需归档的文件类型（如红头文件、会议签到表、合同原件、审批单等），排除草稿、重复件等非正式文件。

落实责任分工：

各业务部门指定专人（如*助理）负责本部门文件收集，每月25日前汇总上月文件；

行政部统一接收跨部门协作文件（如项目联合发文），由*文秘岗核对文件完整性。

规范交接手续：填写《文件交接登记表》（详见模板二），注明文件名称、数量、交接人、交接日期，双方签字确认后留存备查。

（三）文件整理：规范编目，保证条理有序

操作目标：对收集的文件进行系统化整理，形成标准化归档单元。

操作步骤：

文件排序与组卷：

按文件形成时间先后或逻辑顺序排序；

同一类文件按“正件在前、附件在后，批复在前、请示在后”原则组卷，一份文件为一个保管单位。

编制页号与备考表：

使用铅笔在文件右上角编写页号（如“1-5”表示共5页）；

每卷文件附《备考表》，注明文件缺损、修改等情况，整理人签字并填写日期。

填写归档目录：依据整理结果填写《年度行政文件归档目录表》（详见模板三），包含归档号、文件标题、文号、形成部门、日期、页数、保管期限、存放位置等字段，保证信息准确无误。

（四）文件鉴定：明确价值，确定保管期限

操作目标：区分文件价值，划分保管期限，优化存储资源。

操作步骤：

价值评估：由行政部牵头，会同业务部门负责人组成鉴定小组，依据《文件保管期限表》（参考模板四）对文件进行鉴定，分为“永久”“长期（10年以上）”“短期（3-10年）”三类。

标注保管期限：在文件封面或首页右上角用印章标注保管期限（如“永久”“长期”），对到期文件提出销毁建议。

（五）文件保管：安全存储，保证环境达标

操作目标：为文件提供适宜的存储环境，防止损坏、丢失或泄密。

操作步骤：

选择存储介质：纸质文件存入符合档案管理标准的铁皮柜（防火、防潮、防虫）；电子文件同步存储于服务器或加密移动硬盘，定期备份（双备份制度）。

规范存放管理：

纸质文件按归档号顺序排列，标签清晰，柜门张贴《文件存放位置索引》；

电子文件按分类建立文件夹，命名规则为“归档号-文件标题-形成日期”，禁止随意修改或删除。

环境控制：库房保持温度14-24℃，湿度45-60%，配备温湿度计、灭火器、防虫剂等设施，每日记录《库房环境检查表》。

（六）文件利用：规范流程，保证合规高效

操作目标：在保障文件安全的前提下，满足查阅、复制等利用需求。

操作步骤：

提出申请：查阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板五），注明文件名称、用途、借阅期限，经所在部门负责人及行政部负责人审批。涉密文件需经分管领导签字。

办理交接：管理员核对申请表与文件信息，由借阅人当面签收，借阅期限一般不超过3个工作日，到期需归还或办理续借手续。

监督与记录：管理员对借阅过程进行监督，禁止涂改、抽取、损毁文件；归还时检查文件完整性，在《文件借阅登记表》中记录归还日期及文件状态。

（七）文件处置：履行程序，保证合法合规

操作目标：对到期或失去保存价值的文件进行规范销毁，避免信息泄露。

操作步骤：

鉴定与审批：行政部每半年对到期文件进行复核，形成《文件销毁清册》（详见模板六），注明文件名称、归档号、数量、销毁原因，经分管领导审批后实施销毁。

销毁执行：由两人以上共同监销，纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件进