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供应链管理标准化操作工具集

一、采购管理标准化工具

适用工作情境

适用于企业常规物料采购、紧急补货采购、新供应商引入等场景，旨在规范采购流程、控制采购成本、保证物料供应及时性与质量稳定性。

标准化操作流程

步骤1：需求提报与审核

需求部门（如生产部、仓储部）填写《采购需求申请表》，明确物料编码、规格型号、需求数量、需求日期、用途及预算上限。

部门负责人*审核需求合理性（如数量匹配生产计划、预算符合部门预算），签字确认后提交至采购部。

步骤2：供应商筛选与询价

采购部根据物料类别（如原材料、包材、设备），从《合格供应商名录》中筛选至少3家候选供应商；若为新物料，需启动供应商考察（评估产能、质量体系、供货能力等）。

向候选供应商发放《询价单》，明确技术参数、交货期、付款方式、包装要求等，要求供应商在2个工作日内提供报价。

步骤3：议价与合同签订

采购部对比分析报价（含单价、运费、服务费等），结合供应商过往合作记录（如交货准时率、质量合格率），与最优供应商进行议价。

议价达成后，由采购负责人与供应商签订《采购合同》，合同需明确质量标准、违约责任、争议解决条款等内容，法务部审核合同合规性。

步骤4：订单下达与跟踪

采购部根据合同《采购订单》，同步发送至供应商及仓储部，明确订单号、交货批次、到货日期。

采购专员*通过系统跟踪订单进度，若遇延迟（如供应商产能不足、物流异常），需提前48小时通知需求部门，协调解决方案（如调整交期、启用备用供应商）。

步骤5：物料验收与付款

物料到货后，仓储部核对《采购订单》与实物（数量、规格、外包装），通知质检部*进行检验；检验合格则办理入库手续，不合格则启动退货/换货流程。

财务部*收到供应商《发票》及《入库单》后，核对合同条款，按约定付款周期办理付款，保留付款凭证归档。

配套工具表单

表1：采购需求申请表

申请部门

申请人*

申请日期

物料编码

规格型号

需求数量

需求日期

用途

预算上限（元）

部门负责人签字

表2：供应商评估表

供应商名称

联系人*

联系方式

资质证书（如ISO9001）

过往合作批次

质量合格率（%）

交货准时率（%）

价格竞争力（1-5分）

综合评分

考察结论

关键操作提示

需求部门需提前3个工作日提报常规采购需求，紧急需求需标注“加急”，并同步说明原因，采购部优先处理。

供应商名录每季度更新一次，对连续两次交货延迟或质量不合格的供应商启动清退流程。

采购合同原件需归档保存，保存期限不少于合同终止后5年。

二、库存控制标准化工具

适用工作情境

适用于企业原材料、半成品、成品的库存管理场景，旨在优化库存结构、减少资金占用、保障生产/发货需求，避免库存积压或短缺。

标准化操作流程

步骤1：库存数据初始化

仓储部对现有物料进行全面盘点，确认库存数量、质量状态（如良品、不良品、呆滞料），填写《库存初始化盘点表》，经财务部*审核后录入ERP系统，作为后续库存基准数据。

步骤2：库存分类与设定安全库存

采用ABC分类法对物料进行分类：A类（高价值、关键物料）、B类（中等价值、一般物料）、C类（低价值、辅助物料）。

采购部与生产部*协同，根据物料采购周期、日均消耗量、供应商交货稳定性，设定各类物料的安全库存量（如A类物料安全库存=日均消耗量×采购周期×1.5）。

步骤3：日常库存出入库管理

物料入库：供应商送货至仓库，仓储核对《采购订单》与送货单，确认无误后办理入库，《入库单》，同步更新ERP系统库存数据。

物料出库：生产部/发货部提交《领料申请单》或《发货申请单》，仓储部核对单据与系统库存，按“先进先出”原则发料，出库后更新库存并《出库单》。

步骤4：库存盘点与差异处理

每月25日进行循环盘点（每月重点盘查A类物料，每季度全面盘点一次），盘点人员至少2人（仓管员与财务专员），填写《库存盘点表》，记录账面数量、实盘数量及差异原因。

若差异率超过±1%，需分析原因（如收发错误、盘点失误、损耗异常），提交库存差异报告，经生产部、财务部审批后调整账面库存，并制定改进措施（如加强出入库复核、优化盘点流程）。

步骤5：呆滞料处理

仓储部每月统计超过6个月未流动的物料（呆滞料），填写《呆滞料处理清单》，明确物料名称、数量、存放位置、呆滞原因。

组织生产部、采购部、销售部召开评审会，制定处理方案（如折价销售、改制利用、报废处置），方案经总经理审批后执行，处理结果录入系统并归档。

配套工具表单

表3：安全库存设定表

物料编码

物料名称

分类

日均消耗量

采购周期（天）

安全库存量

设定日期

审核人*

表4：库存盘点表

物料编码

物料名称

账面数量

实盘数量

差异数量

差异率（%）

差异原因

盘点人*

审核人*

关键操作提示

安全库存量每季度review一次，若采购周期或消耗量发生重大变化（如供应商产能提升