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好用的采购询价管理规定

一、总则

（一）目的

为规范公司采购询价管理工作，确保采购活动的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本规定。

（二）适用范围

本规定适用于公司内所有涉及采购询价的活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类采购项目。

（三）基本原则

1.公平公正原则：在询价过程中，对待所有供应商应一视同仁，不得有任何歧视性或倾向性的行为。

2.成本效益原则：综合考虑采购成本、质量、交货期等因素，力求以合理的价格获得符合要求的物资和服务。

3.信息保密原则：对询价过程中涉及的供应商信息、报价信息等商业机密予以严格保密。

4.合规合法原则：询价活动必须遵守国家相关法律法规和公司内部的规章制度。

二、职责分工

（一）采购部门

1.负责制定采购询价计划，明确询价项目的范围、要求和时间节点。

2.筛选合适的供应商，向其发出询价函，并收集、整理报价信息。

3.组织对供应商报价进行评估和比较，提出采购建议。

4.与选定的供应商进行商务谈判，签订采购合同。

5.跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题。

（二）需求部门

1.提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、使用时间等详细信息。

2.参与对供应商的评估和选择，提供专业的技术意见。

3.对采购物资或服务进行验收，确认是否符合需求。

（三）财务部门

1.对采购询价过程中的资金预算进行审核和控制。

2.参与采购合同的审核，确保合同中的付款条款符合公司财务制度。

3.办理采购付款手续，对采购费用进行核算和管理。

（四）审计部门

1.对采购询价活动进行审计监督，检查询价过程是否合规、公正。

2.对采购合同的执行情况进行审计，防范采购风险。

三、询价流程

（一）需求确认

1.需求部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、使用时间等信息，并经部门负责人审核签字。

2.《采购需求申请表》提交给采购部门，采购部门对需求进行初步审核，如有疑问及时与需求部门沟通确认。

（二）供应商筛选

1.采购部门根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。

2.从供应商数据库中筛选出符合采购要求的供应商，筛选标准包括但不限于供应商的信誉、资质、产品质量、价格、交货期、售后服务等。

3.对于新的供应商，采购部门应进行实地考察或要求其提供相关的证明文件，以评估其供应能力和信誉状况。

（三）询价函发出

1.采购部门根据筛选出的供应商名单，向其发出询价函。询价函应包括以下内容：

采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求等详细信息。

交货时间、交货地点、付款方式等商务条款。

报价截止时间和报价方式（如书面报价、电子邮件报价等）。

其他需要说明的事项，如样品要求、技术方案等。

2.询价函应采用统一的格式，并加盖公司公章，以确保其有效性和严肃性。

（四）报价收集与整理

1.采购部门在报价截止时间后，及时收集供应商的报价信息。对于逾期未报价的供应商，应进行提醒或记录在案。

2.对收集到的报价信息进行整理和分类，建立报价台账，记录供应商名称、报价金额、交货期、付款方式等关键信息。

3.检查报价的完整性和合规性，如发现报价信息不完整或不符合要求，应及时与供应商沟通补充或修正。

（五）报价评估与比较

1.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评估和比较。评估内容包括：

价格因素：比较各供应商的报价金额，分析价格的合理性和竞争力。

质量因素：考虑供应商的产品质量、质量保证措施等。

交货期因素：评估供应商能否按时交货，交货期是否符合公司的需求。

付款方式因素：分析供应商的付款要求是否符合公司的财务制度和资金状况。

售后服务因素：了解供应商的售后服务承诺、服务响应时间等。

2.采用综合评估法对供应商进行打分，根据得分情况对供应商进行排序。同时，编制《采购询价评估报告》，详细说明评估过程和结果。

（六）供应商选择与审批

1.采购部门根据报价评估结果，提出供应商选择建议，并填写《采购供应商选择审批表》。

2.《采购供应商选择审批表》依次提交给需求部门、财务部门和公司领导进行审批。各部门应根据职责对供应商选择进行审核，并提出意见。

3.公司领导根据审批意见，最终确定供应商。对于重大采购项目，可能需要经过公司董事会或相关决策机构的审批。

（七）商务谈判与合同签订

1.采购部门与选定的供应商进行商务谈判，就采购价格、交货期、付款方式、质量保证、售后服务等条款进行协商，争取最有利的采购条件。

2.谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点