项目团队会议记录及任务分配表.docVIP

一、适用会议类型与场景

项目启动会：明确项目目标、范围、团队分工及里程碑计划；

周/双周例会：同步阶段性进展、解决跨部门协作问题、调整任务优先级；

问题专题会：针对项目中的风险、瓶颈或突发问题集中讨论解决方案；

里程碑复盘会：总结阶段性成果、分析偏差原因、规划下一阶段行动；

需求评审会：对产品或功能需求进行确认、拆解并分配落地任务。

二、会议记录与任务分配操作流程

（一）会前准备

明确会议目标与议程：主持人提前1-2天确定会议核心目标（如“明确Q3功能开发任务分工”），并梳理议题清单（如“需求优先级排序”“资源协调问题”），同步给所有参会人员。

收集基础信息：记录人提前收集会议基本信息（日期、时间、地点/线上会议、参会人员名单），并准备过往会议待办任务跟进表，便于会上同步进度。

资料预审：若涉及需求文档、数据报表等资料，提前发送给参会人员，保证各方提前熟悉内容，提高讨论效率。

（二）会中记录

签到与开场：会议开始后，记录人快速核对参会人员（标注缺席人员及原因），主持人简要说明会议目标及议程时长。

议题讨论记录：按议程顺序逐项记录讨论内容，重点标注：

各方观点分歧与共识；

需进一步调研的问题；

无法当场解决的待决策事项。

决议与任务确认：针对每个议题，记录最终决议结论，并同步拆解为具体任务，明确：

任务名称（如“完成用户登录模块接口开发”）；

负责人（避免模糊表述，需指定具体人员，如“由*负责”）；

协助人（如“前端开发*协助联调”）；

截止时间（精确到日期，如“2023-10-15前完成开发”）；

交付成果（如“接口文档、测试通过的代码包”）。

信息实时同步：讨论过程中，关键信息可同步共享至协作平台（如飞书文档、腾讯文档），方便参会人员实时核对补充。

（三）会后整理与跟进

记录核对与补充：会议结束后2个工作日内，记录人整理会议记录，重点检查：

任务分配表中的负责人、截止时间是否准确；

讨论结论与决议是否清晰无歧义；

遗漏信息是否及时补充（如未明确的待决策事项需标注后续跟进人）。

分发与确认：将最终版会议记录（含任务分配表）发送给所有参会人员及项目相关方，要求负责人在1个工作日内确认任务信息，如有异议及时反馈。

任务跟踪与更新：记录人建立任务跟踪表，每周更新任务状态（如“进行中”“已完成”“延期”），并在下次例会前同步给团队，对延期任务分析原因并协调解决。

资料归档：会议记录、任务分配表及相关附件（如需求文档、会议PPT）统一归档至项目共享文件夹，按“日期-会议主题”命名，便于后续查阅。

三、会议记录及任务分配模板

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

项目周例会（2023年9月第3周）

日期/时间

2023年9月15日14:00-15:30

地点/线上

3号会议室/腾讯会议ID：123-456-789

主持人

*

记录人

*

参会人员

（产品）、（研发）、（测试）、（设计）、*（运营）

缺席人员及原因

*（研发，因客户需求调研出差）

（二）议题讨论与决议记录表

议题编号

议题名称

讨论内容摘要

决议/结论

1

Q3需求优先级调整

运营提出“用户反馈功能需提前上线”，研发反馈“当前人力不足，需砍砍低优需求”

优先级排序：核心功能A用户反馈功能优化功能B；砍砍优化功能B，将资源倾斜至用户反馈功能

2

测试环境资源协调问题

测试*反馈“测试服务器频繁卡顿，影响回归测试进度”

由运维负责在9月18日前完成服务器扩容，研发配合提供测试数据支持

（三）任务分配明细表

任务编号

任务名称

任务描述

负责人

协助人

截止时间

优先级

当前状态

备注

T001

用户反馈功能开发

实现用户反馈提交、列表查看、详情处理功能

*

*

2023-10-15

高

进行中

需UI设计稿*

T002

测试服务器扩容

配置服务器硬件资源，优化数据库功能

*

*

2023-09-18

高

待开始

提前申请预算

T003

优化功能B需求文档归档

整理优化功能B的需求文档、原型图，同步至项目知识库

*

-

2023-09-20

中

待开始

归档路径：/共享文档/需求/

（四）后续跟进事项表

跟进事项

负责人

计划完成时间

实际完成时间

备注

用户反馈功能联调

*

2023-10-18

-

需测试*配合提供测试用例

服务器扩容后压力测试

*

2023-09-19

-

保证服务器稳定性达标

四、使用要点与常见问题规避

保证任务可执行性：任务描述需具体、量化，避免“尽快完成”“优化体验”等模糊表述，明确交付成果（如“完成功能开发”需补充“产出测试通过代码及文档”）。

责任到人，避免推诿：每个任务必须唯一指定负责人，协助人仅为补充支持，避免多人负责导致进度延误；对跨部门任务，需明确牵头方。

时间节点合理：截止时间需结合任务难度、资源情况科学设定，避免过度