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项目合同管理模板及要点

一、适用项目类型与场景

本合同管理模板适用于企业内部各类项目合作场景，包括但不限于：

外部合作类：与供应商、服务商签订的定制开发、系统集成、咨询顾问等项目合同；

内部协作类：跨部门联合研发、资源调配、成果交付等内部项目协议；

委托实施类：委托外部机构进行市场调研、技术研发、工程实施等项目的服务合同；

成果交付类：明确项目目标、交付标准、验收要求及权责的各类成果型项目合同。

场景特征：涉及多方主体、明确权责划分、需规范履约过程、关注成果验收与风险控制，适用于项目周期超过1个月、预算超5万元或需跨团队协作的中大型项目。

二、合同管理全流程操作步骤

步骤1：项目需求与合同目标明确

操作内容：

项目负责人牵头梳理项目核心需求，包括工作范围、交付成果、时间节点、质量标准等关键要素，形成《项目需求说明书》；

与法务部门共同确认合同目标，明确需通过合同约定的核心条款（如费用、知识产权、违约责任等）；

对合作方（外部）或协作部门（内部）进行初步资质摸底，保证其具备履约能力（如外部公司需核查营业执照、相关资质证书；内部部门需确认资源匹配度）。

步骤2：合同文本起草

操作内容：

依据《项目需求说明书》和合同目标，使用标准合同模板起草文本，保证涵盖核心条款（见第三部分“核心合同条款模板框架”）；

明确合同编号规则（如“项目简称-年份-序号”，例：“XX系统开发-2024-001”），便于后续管理；

附件准备：需将《项目需求说明书》《技术规格书》《验收标准》等作为合同附件，与具有同等法律效力。

步骤3：内部评审与修订

操作内容：

组织跨部门评审会，参与方包括项目负责人、法务专员、财务专员、业务部门负责人等；

法务部门重点审核条款合法性、权责对等性、风险规避点（如违约责任是否明确、争议解决方式是否合理）；

财务部门审核费用结构、支付节点、税费承担等是否符合财务制度；

业务部门确认技术条款、交付标准是否与项目需求一致；

根据评审意见修订文本，形成《合同评审记录》，由各方签字确认后定稿。

步骤4：对方沟通与确认

操作内容：

向合作方（或协作部门）发送合同定稿，明确反馈时限（一般不超过3个工作日）；

针对对方提出的异议条款，组织内部讨论并协商调整，重大修订需重新履行内部评审流程；

双方就最终条款达成一致，形成《合同确认函》（可通过邮件、书面函等形式确认，避免口头约定）。

步骤5：合同签署与生效

操作内容：

确定签署方式：外部合同需双方授权代表签字并加盖公章（合同章）；内部协议需双方部门负责人签字及分管领导审批；

合同生效条件明确：一般为“双方签字盖章之日起生效”或“满足特定条件（如预付款到账）后生效”；

签署后3个工作日内，原件交由档案室统一保管，项目负责人、财务部门、法务部门留存复印件或扫描件，同步更新《合同台账》。

步骤6：履约过程跟踪

操作内容：

项目负责人建立《履约跟踪表》，记录关键节点（如需求确认、阶段交付、验收等）的完成情况；

定期（如每周/每两周）与合作方召开履约沟通会，确认进度、解决问题，形成《会议纪要》作为履约依据；

涉及合同变更（如范围调整、时间延期、费用增减）时，需签订《合同补充协议》，明确变更内容、生效条件及影响，避免口头约定；

交付成果需按合同附件约定的标准验收，由双方签署《项目验收报告》作为履约完成的凭证。

步骤7：合同归档与复盘

操作内容：

项目结束后30日内，项目负责人将合同正本、附件、评审记录、变更协议、验收报告等资料整理成册，移交档案室归档；

组织项目复盘会，分析合同履约中的风险点（如条款漏洞、沟通成本过高、变更流程不规范等），形成《合同管理复盘报告》，优化后续合同管理流程。

三、核心合同条款模板框架

（一）合同基本信息

条款项

内容说明

填写示例

合同编号

企业内部统一编码，便于检索与管理

QD-FW-2024-008

签订日期

合同双方签字盖章的日期

2024年3月15日

签订地点

合同签署的地点（如企业所在地）

XX市XX区XX大厦

甲方（委托方）

名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系人及电话

甲方：XX科技有限公司；统一社会信用代码XXXXXXXXX；地址：XX市XX区XX路1号；法定代表人：；联系人：；010-XXXXXXXX

乙方（服务方）

名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系人及电话（外部）或部门名称（内部）

乙方：XX信息股份有限公司；统一社会信用代码XXXXXXXXX；地址：XX市XX区XX路2号；法定代表人：；联系人：；010-YYYYYYYY

（二）项目范围与目标

条款项

内容说明

填写示例

项目名称

清晰反映项目核心内容

“企业CRM系统定制开发项目”

项目背景

简述项目启动原因、目的及业务价值

为提升客户管理效率，