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企业行政采购需求及费用核算管理指南

一、适用范围与应用场景

二、标准化操作流程

（一）需求发起与提报

需求提出：各部门根据实际工作需要，由指定经办人（如部门行政对接人*）填写《行政采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付时间及预算来源等信息。

部门初审：部门负责人*对需求的必要性、合理性及预算匹配度进行审核，确认无误后签字提交至行政部门。

（二）需求审批与立项

行政部门复核：行政部门收到需求后，对采购项目的合规性（是否符合企业采购制度）、预算总额（是否超部门年度预算）及市场行情（预估单价是否合理）进行复核，必要时可组织实地调研或询价。

分级审批：

小额采购（单笔金额≤5000元）：由行政部门负责人*审批后，直接进入供应商选择环节；

大额采购（单笔金额＞5000元）：需提交至分管领导审批，必要时需经总经理审批立项。

（三）供应商选择与比价

供应商征集：行政部门根据采购需求，从合格供应商库中筛选至少3家供应商进行比价；若供应商库无合适资源，需通过公开渠道（如企业采购平台、行业推荐）征集供应商，并核实其资质（如营业执照、经营范围、服务案例）。

比价与议价：要求供应商提供书面报价单（含明细报价、服务承诺、交付周期等），行政部门组织比价分析，综合考虑价格、质量、服务等因素，形成《供应商比价与选择表》，附选择理由提交审批。

（四）采购执行与验收

订单下达：审批通过后，行政部门与选定供应商签订采购合同/订单，明确双方权利义务（如质量标准、交付时间、违约责任等），并抄送财务部门备案。

履约验收：物品/服务交付后，由需求部门、行政部门共同验收：

实物类采购：核对数量、规格、质量是否与合同一致，检查配件、说明书是否齐全；

服务类采购：评估服务效果是否符合约定标准（如保洁质量、绿植存活率），填写《验收确认单》并由双方签字确认。

（五）费用核算与报销

单据收集：行政部门收集采购合同、验收确认单、供应商开具的费用凭证（合规票据）等资料，整理后提交财务部门。

费用核算：财务部门核对实际支出与合同金额、预算金额的一致性，编制《采购费用核算明细表》，列明采购项目、供应商、实际支出、预算差异及原因分析。

报销审批：按企业费用报销流程，由行政部门负责人、财务负责人、分管领导*依次审批，审批通过后由财务部门办理付款手续。

（六）资料归档与留存

归档范围：采购需求申请表、审批文件、比价记录、合同、验收单、费用凭证、核算明细表等全套资料。

归档要求：按采购项目分类编号，纸质版资料由行政部门存档（保存期限≥3年），电子版资料同步至企业档案管理系统，保证可追溯。

三、核心管理表格

表1：行政采购需求申请表

申请部门

申请人*

联系方式

申请日期

采购项目

□办公用品□办公设备□行政服务□其他_________

用途说明

需求明细（名称/规格/数量/预估单价）

预算总额（元）

预算来源

□部门预算□专项预算□其他_________

期望交付时间

附件清单

□产品参数□服务需求书□其他_________

部门负责人*意见

签字：

日期：

表2：采购审批流程表

采购项目

申请人*

申请日期

预算金额（元）

审批环节

审批人*

审批意见

审批日期

部门初审

行政复核

分管领导审批（大额采购）

总经理审批（重大项目）

备注

表3：供应商比价与选择表

采购项目

需求部门

比价日期

序号

供应商名称

联系人*

报价（元）

1

2

3

比价分析

选择供应商

选择理由

审批人*

签字：

日期：

表4：采购费用核算明细表

采购项目

合同编号

供应商名称

预算金额（元）

实际支出（元）

费用构成明细

（如：设备费/服务费/运费等）

金额

预算差异

差异金额：_________

差异原因：□市场价格波动□需求变更□其他_________

核算人*

审核人*

日期：

四、关键控制点与风险提示

预算刚性控制：严格执行预算管理，超预算采购需重新履行审批流程，避免无预算支出。

供应商资质审核：优先选择合作过的优质供应商，新供应商需核实其经营合法性及履约能力，防范采购风险。

流程合规性：严禁未经审批擅自采购或拆分项目规避审批，保证采购过程公开、透明。

验收环节把控：需求部门需参与验收，保证采购物品/服务符合使用要求，避免“重采购、轻验收”。

费用准确性：核算时需核对原始单据与实际交付情况，保证金额、数量无误，杜绝虚报冒领。

资料完整性：采购全流程资料需同步存档，便于审计追溯及后续复盘优化。