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企业文件存档标准化管理制度

第一章适用范围与应用情境

本制度适用于各类企业（含制造业、服务业、科技型企业等）的内部文件存档管理，覆盖行政部、人力资源部、财务部、业务部等所有职能部门，涵盖以下文件类型：企业内部管理制度、会议纪要、合同协议、项目资料、人事档案、财务凭证、审计报告、客户资料、供应商文件等。通过标准化存档管理，可实现文件有序存储、快速检索、合规追溯，保障企业信息资产安全，提升运营效率，同时满足内外部审计、合规检查及历史数据调用需求。

第二章文件存档标准化操作流程

一、文件分类与编号

文件分类：根据文件属性分为一级类目（如“行政管理类”“人力资源管理类”“财务管理类”“业务管理类”“档案管理类”等），一级类目下设置二级类目（如“行政管理类”下分“制度文件”“会议文件”“证照文件”“办公用品管理”等）。

文件编号：采用“一级类目代码-二级类目代码-年度-流水号”规则，示例：

行政管理类制度文件：XZ-ZD-2024-001（XZ=行政管理，ZD=制度文件，2024=年份，001=流水号）

人力资源管理类劳动合同：RL-HT-2024-101（RL=人力资源管理，HT=劳动合同，2024=年份，101=流水号）

编号规则需在企业内部统一发布，保证唯一性，避免重复或遗漏。

二、文件收集与整理

收集责任：各部门文件形成人（如会议记录人、合同经办人、项目资料负责人）为文件收集第一责任人，需在文件形成后3个工作日内完成初步整理。

整理要求：

清理文件附件、便签等无关材料，保证文件内容完整、字迹清晰（电子文件需为PDF或Word格式，避免使用临时格式）；

按文件形成时间顺序排列，纸质文件需去除金属夹子，采用左侧装订；

涉及多部门协作的文件，需由牵头部门汇总整理，协办部门配合提供相关材料。

三、文件审核与签批

审核流程：整理后的文件需经部门负责人审核（确认文件内容真实、分类准确），重要文件（如合同、制度类）需提交分管领导签批。

审核重点：文件是否符合法律法规要求、是否与企业现有制度冲突、信息是否完整（如合同需包含双方盖章、签署日期，会议纪要需有参会人员签字）。

四、文件录入与登记

电子档案录入：审核通过后，由部门档案管理员*在企业档案管理系统中录入文件信息，字段包括：文件编号、名称、形成日期、密级（公开/内部/秘密）、存放位置（纸质档案柜号/电子文件夹路径）、关联部门等。

纸质档案登记：同步填写《文件归档登记表》（见第三章表1），一式两份，一份随档案存放，一份由档案管理部门留存。

五、文件装订与封装

纸质文件装订：采用“三孔一线”装订法（孔距80mm，线绳为白色棉绳），装订时避开文件内容，保证平整；超过50页的文件需分册装订，注明“共X册第X册”。

封装标识：每份纸质档案需粘贴档案标签，标签内容包含：文件编号、名称、年度、页数、密级；电子档案需在文件名中体现编号和名称，便于检索。

六、档案移交与入库

移交时间：每月最后一个工作日，各部门档案管理员*将整理完毕的档案移交至企业档案管理部门，填写《档案移交清单》（见第三章表2），双方签字确认。

入库要求：档案管理部门核对档案数量、编号与移交清单一致后，按“一级类目-二级类目-年度”顺序存放，纸质档案存放于符合标准的档案柜（防火、防潮、防虫），电子档案备份至企业服务器及异地存储设备。

七、档案保管与维护

环境管理：档案库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，定期通风（每季度1次），配备消防器材（二氧化碳灭火器）和温湿度监测设备。

定期检查：档案管理部门每半年对纸质档案进行一次清点，检查是否有虫蛀、霉变、破损等情况；电子档案每季度进行一次备份有效性测试，保证数据可恢复。

涉密档案管理：秘密级以上档案需单独存放，由专人保管，借阅需经总经理*审批，并登记《涉密档案借阅记录》（见第三章表3）。

八、档案借阅与归还

借阅流程：

员工填写《档案借阅申请表》（见第三章表4），说明借阅原因、用途、归还期限；

部门负责人审批（普通档案），秘密级以上档案需分管领导审批；

档案管理员*核对审批手续后，提供档案（纸质档案需当面点清，电子档案需通过加密渠道传输）。

归还要求：借阅期限一般不超过7天（到期可续借1次），归还时档案管理员*检查档案完整性，无损坏后登记归还时间；逾期未还或损坏档案的，按企业相关规定处理。

九、档案鉴定与销毁

鉴定周期：档案管理部门每三年组织一次档案鉴定，由档案管理员、法务专员、部门代表*组成鉴定小组，判定档案是否具有保存价值。

销毁流程：

对失去保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》（见第三章表5），经分管领导*审批后，方可销毁；

销毁时需由两人以上监销，纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案进行数据擦除，监销人签字确认《档案销毁记录》（见第三章表6）。

第三章常用存档管理表