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万科物业会议管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范万科物业（以下简称“公司”）内部会议的组织、召开与管理流程，提升会议效率与决策质量，强化跨层级、跨部门的沟通协作，确保各项工作部署高效落地，保障物业服务品质持续提升，依据公司经营管理要求，结合物业行业服务特性，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及各项目服务中心、各职能部门组织的所有会议，包括但不限于公司级会议、部门级会议、项目级会议、专题会议及应急会议等，全体员工均需遵守本制度相关规定。

第三条核心原则

高效务实原则：会议需明确主题、精简议程，聚焦实际问题解决，避免无意义讨论；控制会议时长，一般会议不超过90分钟，复杂专题会议不超过120分钟。

规范有序原则：会议组织、筹备、召开、纪要整理及决策落地等各环节均需遵循既定流程，确保会议全程规范可控。

权责明晰原则：明确会议组织者、主持人、记录人及参会人员的职责，确保会议各项要求落实到人。

闭环管理原则：对会议形成的决策事项实行“任务分配—跟踪推进—结果反馈”全流程闭环管理，确保决策落地见效。

公开透明原则：除涉密会议外，会议决策、任务安排及执行情况需及时公示，保障员工知情权与监督权。

第四条管理职责

行政人事部：作为公司会议管理的牵头部门，负责制定与修订本制度；统筹协调公司级会议的组织筹备（含场地预订、设备调试、通知下发等）；监督各部门、各项目会议制度的执行情况；归档公司级会议纪要及相关资料。

各职能部门/项目服务中心：负责本部门、本项目各类会议的组织筹备与落地执行；及时整理会议纪要并报备行政人事部；跟踪落实本部门、本项目相关的会议决策事项；配合公司级会议的组织协调工作。

会议主持人：负责明确会议主题与议程，引导会议有序开展，控制会议节奏，确保会议达成预期目标；主导形成会议决策，明确任务分工与时间节点。

会议记录人：负责准确、完整记录会议内容，包括参会人员、会议要点、讨论意见、决策事项及任务安排等；及时整理会议纪要并提交审核。

参会人员：需提前安排工作，确保按时参会；会前熟悉会议主题及相关资料，做好发言准备；会上积极参与讨论，服从会议安排；会后严格落实分配的任务，及时反馈执行进展。

第二章会议分类及组织规范

第五条会议分类

根据会议性质、层级及目的，公司会议分为以下类别：

公司级会议：包括但不限于年度经营工作会、季度工作例会、月度管理例会等，用于部署公司整体经营目标、总结阶段工作、协调解决重大问题。

部门级会议：包括部门周例会、月度总结会等，用于传达公司决策、部署部门工作、协调内部协作事项。

项目级会议：包括项目周例会、业主沟通会、物业服务交底会等，用于推进项目服务工作、解决项目运营问题、搭建与业主的沟通桥梁。

专题会议：针对特定工作事项（如重大物业服务项目、投诉处理、品质提升专项工作等）召开的专项会议，用于集中研讨解决方案、推进专项工作落地。

应急会议：在发生突发事件（如设备故障、安全事故、重大投诉等）时召开的紧急会议，用于快速响应、制定应对措施、统筹应急处置工作。

培训会议：包括新员工入职培训、业务技能培训、安全规范培训等，用于提升员工专业能力与综合素质，保障服务品质。

第六条组织规范

（一）公司级会议

召开周期：年度经营工作会每年召开1次；季度工作例会每季度首月5日前召开；月度管理例会每月5日前召开，遇节假日顺延。

参会人员：年度经营工作会参会人员为公司管理层、各部门负责人及各项目负责人；季度及月度管理例会参会人员为公司分管领导、各部门负责人及各项目负责人，根据议题需要可安排相关骨干员工参会。

组织筹备：由行政人事部牵头组织，提前3个工作日确定会议主题、议程，下发会议通知；各相关部门需提前2个工作日提交与会议议题相关的工作报告、数据报表等资料，由行政人事部汇总后提交会议主持人。

（二）部门级会议

召开周期：部门周例会每周固定时间召开；月度总结会每月末最后1个工作日召开。

参会人员：部门全体员工，根据议题需要可邀请相关部门人员参会。

组织筹备：由各部门自行组织，提前1个工作日确定会议议程并通知参会人员；部门负责人作为会议主持人，需提前梳理会议重点事项。

（三）项目级会议

召开周期：项目周例会每周固定时间召开；业主沟通会每季度至少召开1次，或根据业主需求适时召开；物业服务交底会在新项目接管、新员工入职项目时及时召开。

参会人员：项目周例会参会人员为项目全体员工；业主沟通会参会人员为项目负责人、相关服务人员及业主代表；物业服务交底会参会人员为项目服务团队及相关对接人员。

组织筹备：由项目服务中心自行组织，项目周例会提前1个工作日通知；业主沟通会提前7个工作日通过公告、业主群等方式通知业主，明确会议时间、地点及议题；物业服务交底会提前2个工作日准备好交底资料，通知相关人员参会。

（四）专题会议

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