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财务管理报销审批流程及表单模板

一、适用范围与常见应用场景

本流程及表单适用于企业内部各项费用的规范化报销管理，涵盖日常办公、业务开展、员工履职等场景中的合理支出，具体包括但不限于：

办公用品采购、设备维护等日常运营费用；

因公出差产生的交通、住宿、餐饮等差旅费用；

客户接待、业务洽谈等业务活动相关费用；

经批准的其他与工作相关的必要支出。

二、报销全流程操作指引

（一）第一步：费用发生与材料准备

费用发生：员工因公产生支出时，需保证费用符合公司财务制度及预算要求，优先选择正规渠道消费，保留原始消费凭证（如POS机小票、收据等，凭证需清晰显示消费项目、金额、日期及商家信息）。

材料整理：按费用类型分类整理凭证，如差旅费需附行程单、住宿凭证；业务招待费需附接待事由、参与人员说明；办公用品采购需附物品清单及验收记录。

（二）第二步：填写报销申请表

获取表单：从公司OA系统或行政部领取《费用报销申请表》（模板见第三部分），保证使用最新版本。

信息填写：

基础信息：准确填写申请人姓名、所属部门、报销日期、费用归属项目/预算编号；

费用明细：逐项填写费用名称、发生日期、金额、消费事由，若同一费用有多笔明细，需分项列示并汇总总金额；

附件清单：注明所附凭证数量及名称（如“交通费凭证3张”“住宿费凭证1张”），保证附件与明细一一对应。

签字确认：申请人核对信息无误后，在“申请人”处签字，保证内容真实、完整。

（三）第三步：逐级提交审批

部门初审：申请人将填写完整的报销表及附件提交至部门负责人*经理，负责人需审核费用发生的合理性、预算匹配度及附件完整性，审核通过后在“部门负责人”处签字。

财务审核：部门审批通过后，将材料提交至财务部*会计，财务人员重点审核：

费用是否符合报销范围及标准（如差旅住宿上限、交通费补贴标准等）；

凭证是否合法、合规，金额计算是否准确；

报销表与附件信息是否一致，签字是否齐全。

审核通过后，财务人员在“财务审核”处签字；若发觉问题，注明退回原因并反馈给申请人补充修改。

分管领导审批：涉及金额较大（如单笔超过5000元）或特殊项目的费用，需经分管领导*总审批，在“分管领导”处签字确认。

总经理审批：单笔费用超过10000元或年度预算内的大额支出，需提交总经理*总最终审批，审批通过后在“总经理审批”处签字。

（四）第四步：财务复核与付款

最终复核：所有审批完成后，财务部对报销材料进行最终复核，保证流程合规、手续齐全。

款项支付：复核通过后，财务部于5个工作日内通过银行转账或备用金形式完成付款，付款账户信息需与申请人填报的工资卡/指定账户一致。

结果反馈：财务部将报销结果（如“已付款”“需补充材料”）通过OA系统或邮件反馈给申请人。

三、标准化报销申请表示例

项目

内容

申请人信息

姓名：*部门：*联系方式：*（仅内部联系用）

报销基本信息

报销日期：*年月日费用归属项目/预算编号：*

费用明细

序号

1

2

3

审批流程

部门负责人签字：*日期：*财务审核签字：*日期：*

分管领导签字：*日期：*总经理审批签字：*日期：*

备注

1.附件详见附件清单；2.本次费用归属“市场拓展”项目预算。

四、操作关键提示与常见问题规避

填写规范：报销表需用黑色签字笔或钢笔填写，字迹清晰，不得涂改；金额大小写需一致（如“1210.00”大写为“壹仟贰佰壹拾元整”）。

时限要求：费用需在发生后15个工作日内提交报销，逾期未报需提交书面说明并经总经理批准；审批环节各责任人需在2个工作日内完成审核，避免拖延。

材料真实：严禁伪造、变造凭证，一经发觉将按公司制度处理；附件需为原件，复印件需注明“与原件一致”并由申请人签字。

特殊情况：如遇紧急事项需垫付大额费用，应提前向财务部及分管领导报备，审批通过后方可执行，事后及时补办报销手续。

咨询渠道：对报销流程或标准有疑问时，可联系财务部会计（内线：）或查阅《公司财务管理制度手册》。

本流程及模板旨在提高报销效率、规范财务管理，请各部门员工严格遵循，保证费用支出的合规性与合理性。