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费用申请及报销模板：规范企业日常支出管理

一、适用范围与常见场景

办公支出：如购买文具、打印耗材、软件订阅等；

差旅支出：如因公出行的交通、住宿、餐饮费用；

业务沟通：如接待客户、参加行业会议的合理支出；

其他工作相关：如小额采购、培训报名、快递运输等。

所有费用需与岗位职责直接相关，且符合公司财务制度规定。

二、全流程操作指引

步骤1：明确费用需求，准备申请材料

确认必要性：根据工作计划判断费用是否为必需支出，是否有更经济的替代方案。

预估金额：参考历史数据或市场价，合理预估费用金额，保证不超部门预算。

收集附件：根据费用类型准备支撑材料，如采购需求单、行程安排、报价单、会议通知等（无需提及“发票”等敏感词）。

步骤2：填写《费用申请及报销单》

基本信息：如实填写申请人姓名（）、所属部门、申请日期、联系方式（），选择费用类型（办公/差旅/招待/其他）。

费用明细：逐项列出费用项目（如“高铁票”“住宿费”“资料打印”）、发生日期、金额（大写+小写）、用途说明（需具体，如“用于XX项目会议资料打印”）。

预算归属：注明费用对应的预算部门或项目名称，保证可追溯。

附件清单：列明所附材料名称及数量，如“行程单1份、报价单2页”。

步骤3：提交审批

部门初审：将填写完整的申请单及附件提交至部门负责人，负责人审核费用合理性、必要性及预算匹配情况，签字确认。

跨部门审核：若费用涉及其他部门协作（如行政部采购、项目部支出），需同步至相关部门会签。

终审：根据金额权限，提交至分管领导或财务负责人审批（大额费用需提前3个工作日申请）。

步骤4：费用发生与单据收集

执行支出：审批通过后，按申请内容使用公司账户或备用金支付费用，个人垫付需保留原始凭证（如收据、行程凭证等）。

整理单据：支付后及时整理相关材料，保证凭证清晰、信息完整（如抬头、日期、金额无误）。

步骤5：提交报销申请

填写报销单：在费用发生后5个工作日内，填写《费用报销单》（可复用申请单模板，补充“实际支出”列），附原始凭证及附件清单。

部门复核：部门负责人复核报销金额与申请是否一致、支出是否真实有效，签字确认。

财务审核：将报销单提交至财务部门，财务人员核对单据完整性、审批流程合规性及金额准确性，若有疑问及时反馈申请人补充材料。

步骤6：完成报销与账务处理

打款通知：审核通过后，财务部门通过公司账户将报销款项转至申请人指定账户（或发放现金备用金），并通过内部系统通知申请人。

资料归档：财务部门留存报销单及附件，按年度分类存档，保存期限不少于3年。

三、费用申请及报销模板表格

费用申请及报销单

编号：[自动]

基本信息

申请人*

所属部门

申请日期

联系方式*

费用类型□办公□差旅□招待□其他

预算归属（部门/项目）

费用明细

序号

费用项目

1

2

3

附件清单

名称

审批意见

申请人签字

日期

部门负责人意见

签字：

分管领导意见

签字：

财务负责人意见

签字：

报销信息

实际支出总额

大写：

收款账户*

财务打款日期

四、关键注意事项提示

填写规范：所有信息需真实、准确，字迹清晰，不得涂改；金额大小写必须一致，用途说明需简洁明了（避免模糊表述如“备用”“其他”）。

审批时效：审批人需在收到申请后2个工作日内完成审核，逾期未反馈视为同意；紧急费用可提前口头沟通，但需补签书面流程。

附件要求：所有支出需提供原始凭证（如收据、电子凭证等），保证凭证抬头为公司全称、金额与申请一致，无涂改或破损。

预算控制：超部门预算的费用需提前提交专项申请，经总经理审批后方可执行；严禁拆分费用规避预算审批。

禁止行为：不得虚报、冒领费用，不得将与工作无关的支出混入报销；禁止重复报销已由公司承担的费用。

时间限制：费用发生后需在30日内提交报销，逾期未报需说明原因，经财务负责人审批后方可受理；跨年度费用不予报销。

特殊情况：如遇紧急支出无法提前申请，需在费用发生后24小时内口头通知部门负责人及财务，并在3个工作日内补全书面流程。