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电话费报销管理制度

一、总则

为规范公司管理，合理控制费用支出，保障公司及员工的合法权益，明确电话费报销的标准与流程，特制定本管理制度。本制度旨在倡导勤俭节约、高效务实的工作作风，确保通讯费用的支出与公司业务发展相适应，并符合成本效益原则。

本制度适用于公司全体在职员工因履行工作职责而发生的电话费支出的报销管理。所有员工均应严格遵守本制度规定，共同维护公司财务纪律。

二、管理部门及职责

公司财务部为本制度的归口管理部门，负责电话费报销制度的制定、解释、修订及监督执行。其主要职责包括：审核报销凭证的合规性、完整性，核对报销金额与标准的一致性，处理报销过程中的疑问及异常情况。

各部门负责人为本部门电话费报销管理的第一责任人，负责对本部门员工报销申请的真实性、合理性进行初步审核，并确保本部门员工理解和遵守本制度规定。

三、报销范围与标准

（一）报销范围界定

1.公司固定电话：公司办公场所安装的固定电话费用，由公司统一支付，不纳入员工个人报销范畴。

2.个人移动电话：员工因工作需要，使用个人移动电话进行公务通讯所产生的费用，符合本制度规定标准的，可申请报销。

3.特殊情况：因临时、紧急公务产生的超出个人月度标准的通讯费用，或其他特殊情况，需单独书面说明理由，经相关负责人审批后，酌情处理。

（二）报销标准设定

公司根据员工岗位性质、工作内容及对外沟通需求的不同，设定差异化的月度电话费报销标准：

1.普通员工岗位：适用于日常工作以内部沟通为主，对外联系频率较低的岗位。月度报销标准上限为[具体金额]元。

2.管理及专业技术岗位：适用于需承担一定管理职责或技术支持，对外沟通相对频繁的岗位。月度报销标准上限为[具体金额]元。

3.特定高频联系岗位：适用于市场、销售、采购等需高频次进行外部业务拓展与维护的岗位，或其他经公司认定确有较高通讯需求的岗位。月度报销标准上限为[具体金额]元。

*（请注意：本制度中涉及的具体金额标准，如“月度标准上限为[具体金额]元”，需由贵公司根据实际情况确定具体数值，此处仅为表述形式。）*

4.员工岗位发生变动时，其电话费报销标准自岗位变动次月起相应调整。

（三）报销原则

1.真实性原则：报销的电话费必须确为工作所需，严禁虚报、冒领。

2.必要性原则：鼓励员工在工作中选择最经济、高效的通讯方式，减少不必要的通讯支出。

3.限额实报原则：在规定的月度标准上限内，按实际发生额凭有效凭证报销；超出标准部分，原则上不予报销，特殊情况需按规定审批。

四、报销凭证与要求

1.正式发票：报销时必须提供由电信运营商开具的正规电话费发票。发票抬头应为公司全称，个人抬头的发票原则上不予报销，特殊情况需附充分证明材料并经审批。

2.发票信息：发票内容应清晰注明“通讯费”或“电话费”，并包含缴费周期、金额等关键信息。

3.通话记录（辅助）：财务部可根据需要，要求员工提供与报销金额相对应的通话详单（如月度账单）。员工应配合提供，但公司将对个人隐私信息予以保护。

4.报销周期：电话费报销周期为自然月，即每月发生的费用，应在次月初的[X]个工作日内提交报销申请。跨年度费用原则上不予报销。

五、报销流程

1.员工申请：员工在规定报销周期内，整理好符合要求的报销凭证，填写《费用报销单》，注明费用发生月份、金额、事由等信息，并附上相关发票。

2.部门审核：员工将填写完整的《费用报销单》及附件提交给部门负责人。部门负责人对报销事项的真实性、必要性及金额合理性进行审核，签字确认后提交财务部。

3.财务复核：财务部收到报销单据后，对报销凭证的合规性、完整性，报销金额是否在标准限额内等进行复核。复核通过后，按公司财务审批权限逐级上报审批。

4.审批付款：经相关领导审批通过后，财务部根据公司资金支付流程，将报销款项支付至员工个人账户。

六、监督检查与责任

1.公司财务部将定期或不定期对电话费报销情况进行抽查，核实报销的真实性与合规性。

2.员工应对其提交的报销凭证和信息的真实性负责。对于弄虚作假、超标准报销等行为，一经查实，公司将追回违规款项，并视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评直至纪律处分。

3.部门负责人未能有效履行审核职责，导致违规报销的，将承担相应管理责任。

七、附则

1.本制度未尽事宜，由财务部根据实际情况进行补充和完善。

2.本制度由公司财务部负责解释。

3.本制度自发布之日起正式施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

*[公司全称]*

*[发布日期：YYYY年MM月DD日]*