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行政文件归档与存储标准化模板

一、适用范围与典型场景

本标准化模板适用于各类企事业单位、机构、社会团体等组织（以下简称“单位”）的行政文件归档与管理工作，涵盖日常运营中产生的各类纸质及电子文件。典型场景包括但不限于：

年度工作计划、总结、请示、报告等上行/下行文件的归档；

会议纪要、通知、函件、内部管理制度等内部流转文件的归档；

合同协议、资质证明、审计报告、财务凭证（非涉密类）等支撑性文件的归档；

项目立项、实施、验收等全周期文档的归档；

员工档案、培训记录、人事变动等人力资源相关文件的归档。

二、标准化操作流程

（一）文件收集与初步筛选

责任主体：各部门指定专人（如部门文员）作为本部门文件归档的第一责任人，负责定期收集本部门形成的行政文件。

收集范围：

正式发文：需包含完整的文头、文号、标题、主送机关、附件、发文机关署名、成文日期等要素；

收文：需包含来文单位、文号、标题、接收日期、处理意见、传阅记录等；

其他具有保存价值的文件：如会议签到表、活动方案、调研报告等（需注明“存档”字样）。

初步筛选：剔除重复件、草稿（除非最终定稿有特殊保存价值）、无保存价值的临时性通知（如会议调整短信），保证归档文件为有效版本。

（二）文件分类与编号

分类规则：采用“年度-类别-部门”三级分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明。

年度：以文件形成自然年度为单位，如“2024”；

类别：按文件性质分为综合管理（如制度、计划）、人力资源管理（如员工档案、培训）、财务管理（如预算、报销凭证，非涉密）、项目管理（如立项报告、验收报告）、会议纪要、收文、发文等7大类，可结合单位实际增减；

部门：按文件形成部门或主要责任部门划分，如“行政部”“财务部”“项目部”。

编号规则：采用“年度-类别代码-部门代码-流水号”格式，保证编号唯一性。

示例：2024-HR-01-001，表示“2024年度-人力资源管理类-行政部-第1号文件”；

类别代码建议：综合管理（ZL）、人力资源管理（HR）、财务管理（CW）、项目管理（XM）、会议纪要（HY）、收文（SW）、发文（FW）；

部门代码建议：行政部（XZ）、财务部（CW）、项目部（XM）、市场部（SC）、人力资源部（RL）等，可由单位统一编制。

（三）文件整理与装订

纸质文件整理：

检查文件完整性：保证附件、签批页等无缺失，破损文件需修复（如复印后粘贴）；

去除金属夹：避免长期存放导致锈蚀文件，重要文件可采用不锈钢夹或环保文件夹装订；

规范排序：按文件形成时间或逻辑顺序排列，如请示在前、批复在后，会议议程在前、纪要在后；

装订方式：左侧装订，厚度超过3cm的文件可分册装订，每册注明总页数及分册序号（如“共2册第1册”）。

电子文件整理：

格式要求：优先采用PDF、DOCX、XLSX等通用格式，避免使用加密或特殊格式软件的文件；

命名规范：与纸质文件编号一致，如“2024-HR-01-001-员工花名册.pdf”；

存储路径：按“年度-类别-部门”建立文件夹层级，与纸质文件分类规则一致，如“D:\2024”。

（四）文件登记与著录

登记工具：使用统一的《行政文件归档登记表》（见模板表格），纸质版一式两份（一份存档、一份交部门备查），电子版录入单位档案管理系统（如有）。

著录要点：

文件名称：需完整反映文件内容，如“2024年度员工培训实施方案”而非“培训方案”；

文件编号：填写唯一编号（非发文文号，除非文件本身无编号）；

形成日期：以文件落款日期为准，无落款日期的以实际形成日期为准；

存储位置：纸质文件需注明档案柜编号、层位（如“A区-3柜-2层”），电子文件需注明存储路径及备份方式（如“本地服务器+云端备份”）；

密级：根据单位保密制度标注“公开”“内部”“秘密”等（如无密级制度，默认“内部”）。

（五）文件存储与保管

纸质文件存储：

环境要求：存放于专用档案室，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘功能，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

装具要求：使用无酸档案盒或铁皮柜，档案盒尺寸统一（如A4纸适用320mm×240mm），盒面标注文件编号及名称；

排列规则：按编号顺序从左至右、从上至下排列，同类文件集中存放，不同类别文件标识清晰。

电子文件存储：

双备份机制：存储于本地服务器及异地云端（或移动硬盘），定期验证备份文件完整性（建议每季度1次）；

权限管理：设置分级访问权限，如普通员工仅可查询本部门文件，档案管理员可全权管理；

长期保存：对需长期保存的电子文件，每5年转换一次格式（如旧版DOC转换为DOCX），保证文件可读性。

（六）文件借阅与利用

借阅流程：

借阅人填写《行政文件借阅申请表》，注明文件编号、名称、借阅事由、归还期限，经部门负责人审批（涉密文件需经单位分管领导审批）；

档案管