企业采购申请及审批流程.docVIP

企业采购申请及审批流程工具模板

一、适用范围与典型场景

本流程适用于企业内部各类采购活动，涵盖日常办公物资、生产原材料、设备设施、服务外包等采购需求。典型场景包括：

日常办公类：如文具、耗材、办公设备等补充采购；

生产运营类：如原材料、零部件、生产辅料等常规采购；

项目实施类：如专用设备、软件系统、技术服务等专项采购；

行政后勤类：如安防设施、清洁服务、维修保养等支持性采购。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起与申请表填写

需求确认：申请人（部门经办人）根据实际工作需要，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及预算金额，保证采购需求合理、必要。

填写申请表：登录企业采购管理系统（或使用纸质表单），完整填写《采购申请表》，内容包括：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、预计到货日期；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、单价（预算）、总价、用途说明（需注明“用于XX项目/日常办公”等）；

附件材料：如技术参数、比价记录（3家及以上供应商报价单）、previousapproval（如项目立项批复）等。

提交申请：确认信息无误后，通过系统提交至部门负责人审批（或纸质表单签字后流转）。

（二）部门审核与必要性确认

部门负责人审核：部门负责人收到申请后，1个工作日内完成审核，重点确认：

采购需求是否与部门工作计划匹配；

数量、规格是否合理，是否存在过度采购；

预算是否在部门年度预算额度内。

审核结果处理：

审核通过：签字确认后流转至财务部门；

审核不通过：注明原因（如“超预算”“需求不明确”）并退回申请人，补充调整后重新提交。

（三）财务审核与预算合规性审查

财务部门审核：财务负责人收到申请后，2个工作日内完成审核，重点核查：

预算金额是否符合公司财务制度（如单笔采购超5000元需额外说明）；

价格依据是否充分（如市场询价记录、历史采购价格对比）；

采购方式是否符合规定（如达到招标金额标准的需走招标流程）。

审核结果处理：

审核通过：签署意见后流转至对应审批层级领导；

审核不通过：列明问题（如“预算科目错误”“价格偏离市场”）并退回，申请人配合财务部门完善材料。

（四）分级审批与权限确认

根据采购金额及类型，实行分级审批，具体权限

小额采购（≤5000元）：由部门负责人、财务负责人审批后生效；

中等金额采购（5000元-2万元）：需分管副总审批；

大额采购（＞2万元）：需总经理办公会集体审批。

审批要求：审批人需在1个工作日内完成审批，重点关注采购的必要性、合规性及性价比，审批通过后签字确认，流程进入采购执行环节。

（五）采购执行与供应商管理

采购部门执行：审批通过后，采购部门根据采购类型组织实施：

标准化物品（如文具）：从合格供应商库中直接采购；

非标准化物品/服务（如设备）：需进行市场询价、比价，形成《比价报告》存档；

大额采购：按公司招标流程组织公开招标，确定中标供应商。

合同签订：采购金额超1万元的，需与供应商签订采购合同，明确质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等条款，合同需经法务部门（或指定负责人）审核。

（六）到货验收与入库登记

验收组织：物品到货后，由申请人、使用部门代表、仓库管理员共同验收：

核对实物与申请表信息是否一致（名称、规格、数量、外观等）；

检查质量合格证明、保修卡、说明书等文件是否齐全；

设备类物品需进行试机验收，确认功能正常。

验收结果处理：

验收合格：填写《入库验收单》，三方签字确认后，仓库办理入库手续；

验收不合格：当场记录问题，采购部门联系供应商退换货，直至验收合格。

（七）付款结算与财务归档

付款申请：采购部门凭《采购申请表》《采购合同》《入库验收单》《供应商发票》等单据，向财务部门申请付款。

财务审核付款：财务部门核对单据无误后，按合同约定安排付款（如预付款、到付款、质保金分期支付等）。

资料归档：采购部门将所有流程资料（申请表、审批记录、合同、验收单、发票等）整理归档，保存期限不少于3年。

三、采购申请表标准模板

采购申请表

基础信息

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

采购编号（系统自动）

预计到货日期

年月日

采购明细

序号

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

单价（元）

预算金额（元）

用途说明

1

2

附件材料

□技术参数□比价记录□项目立项批复□其他：

审批意见

部门负责人：签字：__________日期：______

财务审核：意见：__________签字：__________日期：______

分管副总/总经理：签字：__________日期：______

备注|（如紧急采购、特殊说明等）|

四、关键事项与风险提示

（一）预算控制

所有采购需严格控制在年度预算范围内，超预算采购需提前提交《预算调整申请