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供应链管理流程与采购申请模板工具

一、适用场景与业务背景

本工具适用于企业内部各类物资采购需求的管理，涵盖生产性物料（如原材料、零部件）、非生产性物料（如办公用品、劳保用品）、服务类采购（如设备维修、技术服务）等场景。通过标准化采购申请流程，保证采购需求合规、高效流转，同时实现采购成本可控、过程可追溯，适用于制造业、零售业、服务业等多行业供应链管理需求。

二、采购申请全流程操作指南

（一）需求发起与申请表填写

责任人：需求部门申请人（如生产计划员、行政专员）

操作内容：

明确采购需求：根据生产计划、库存预警、部门工作需要等，确定需采购的物资名称、规格、数量、用途及期望交付时间。

填写《采购申请表》：模板中“采购明细”栏需完整填写物料编码（如有）、名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、总价，并注明“紧急采购”或“常规采购”标识；在“需求说明”栏补充采购背景（如“生产订单A-202405短缺零件”）、技术参数（如“需符合行业标准”）等关键信息。

附件准备：如涉及技术类采购，需附技术规格书、图纸等资料；如为替换采购，需附旧物资报废说明或使用报告。

（二）部门内部审核

责任人：需求部门负责人（如生产经理、行政主管）

操作内容：

审核需求合理性：确认采购需求是否与部门工作计划匹配，数量是否基于实际消耗或生产需求，避免过度采购。

审核预算符合性：对照部门年度预算，检查本次采购预估总价是否超预算，若超预算需在“备注”栏说明超支原因及调整方案。

签字确认：审核通过后，在《采购申请表》“部门负责人审批”栏签字并注明日期；若驳回，需注明驳回原因（如“规格不明确”“预算不足”）并退回申请人修改。

（三）采购部门复核

责任人：采购专员/采购经理

操作内容：

需求合规性检查：确认申请表填写完整、附件齐全，采购类型是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录内物资）。

市场行情调研：对常规采购，对比历史采购价格、市场均价，评估预估单价合理性；对紧急采购，快速确认供应商供货能力及价格波动情况。

供应商匹配：根据物资类型，从合格供应商名录中筛选潜在供应商（如生产物料优先选择战略供应商，办公用品选择定点供应商），若需新增供应商，启动供应商准入流程。

审批流转：复核通过后，在“采购部门审批”栏签字；若需调整采购数量或规格，与需求部门沟通后修改申请表。

（四）财务部门预算确认

责任人：财务专员/财务经理

操作内容：

预算余额核查：在财务系统中查询申请部门对应采购类别的剩余预算，确认本次采购不会导致预算超支。

成本合理性审核：对大额采购（如超过万元），评估成本构成是否合理（如运输费、关税等是否包含），必要时要求采购部门提供比价说明。

审批反馈：预算充足且成本合理时，在“财务部门审批”栏签字；若预算不足，反馈需求部门申请预算调整或削减采购量。

（五）管理层审批（根据采购金额分级）

责任人：分管领导/总经理

操作内容：

小额采购（如≤1万元）：由采购部门负责人审批，在“采购负责人审批”栏签字。

中额采购（如1万-5万元）：由分管供应链的副总审批，在“分管领导审批”栏签字。

大额采购（如＞5万元）：需提交总经理审批，在“总经理审批”栏签字，并同步抄送审计部门备案。

（六）采购订单执行与跟进

责任人：采购专员

操作内容：

创建采购订单：审批通过后，在ERP/采购系统中采购订单，明确供应商信息、物资规格、数量、单价、交付时间、付款条款等，并加盖采购专用章。

订单确认：将采购订单书面或电子版发送给供应商，要求供应商在2个工作日内确认交货期及库存情况；若无法按时交付，及时反馈需求部门调整计划。

进度跟踪：通过系统或定期与供应商沟通，跟踪订单生产/发货进度，对可能延迟的订单启动应急方案（如启用备用供应商）。

（七）收货验收与入库

责任人：仓库管理员、需求部门质检员

操作内容：

初步验收：物资到货后，仓库管理员核对送货单与采购订单信息（供应商名称、物料编码、数量、外包装完整性），确认无误后签收；若数量不符或包装破损，当场拍照记录并联系采购专员协调处理。

质量检验：需求部门质检员根据技术规格书对物资进行质量检测（如抽检、全检），合格后在“验收单”签字；不合格物资则放入“不合格品区”，同步通知采购部门启动退货或换货流程。

系统入库：验收合格后，仓库管理员在ERP系统中录入入库信息，入库单，并将采购申请表、验收单、送货单一并归档。

（八）费用结算与付款

责任人：财务专员、采购专员

操作内容：

发票核对：供应商开具合规费用凭证（如增值税专用发票）后，财务专员核对发票信息与采购订单、入库单一致性（物资名称、数量、金额、税号等），无误后提交付款申请。

付款审批：根据公司付款流程，完成财务负责人、总经理审批后，通过银行转账支付款项，并在系统中更新供应商付款记录。

资料归档：采购申请表、采购订单