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保健食品进货查验、进货记录、档案管理制度

一、目的与适用范围

本制度以《食品安全法》《保健食品注册与备案管理办法》《食品生产经营监督检查管理办法》等上位法为基准，结合企业实际运营场景，对保健食品进货查验、记录、档案进行全生命周期闭环管理，确保每一粒胶囊、每一片片剂来源可溯、去向可追、责任可究。适用于公司总部、各分仓、第三方代储库、临时展销点、线上发货仓等全部经营场所，覆盖国产与进口、注册与备案、礼盒与单瓶等全部保健食品形态。

二、术语定义

1.保健食品：经国家市场监督管理部门注册或备案，声称并具有特定保健功能，不以治疗疾病为目的，适宜特定人群食用，具有调节机体功能的食品。

2.进货查验：采购到货时，对随货文件、实物标签、外观性状、温度轨迹、运输防护等进行一致性验证与符合性判定的过程。

3.进货记录：对查验结果、数量、批次、供应商、储运条件等关键信息，按时间顺序进行不可篡改的电子与纸质双轨记载。

4.档案：将记录、票据、图像、视频、检验报告、沟通函证等原始资料，按照“一品种一档、一批次一卷”原则整理、编号、封存、保管、调阅、销毁的全过程管理。

5.关键节点：指供应商评价、合同评审、到货预约、运输交接、库内验收、异常处置、召回演练、年度审计等八个对质量产生显著影响的环节。

三、组织架构与职责

1.质量负责人：对制度有效性负最终责任，每季度向总经理汇报质量KPI，拥有“一票否决权”。

2.采购部：负责供应商准入、合同质量条款拟定、年度绩效评分，确保采购订单与注册证书、备案凭证、技术标准保持一致。

3.储运部：负责到货预约、车辆消杀、温度探头校准、装卸监督、库位规划，确保保健食品远离污染源、交叉污染及温湿度偏离。

4.质量部（QA）：负责文件查验、实物抽检、异常判定、不合格品隔离、召回指令发布。

5.质量部（QC）：负责外观、气味、净含量、密封性、快速检测项目，必要时送第三方复检。

6.信息部：负责系统账号权限、电子记录备份、区块链存证、防篡改水印、日志审计。

7.财务部：负责发票真伪校验、付款节点与质量条款挂钩，对供应商出现质量违约时启动账款冻结。

8.行政档案室：负责纸质档案恒温恒湿库房管理、借阅审批、销毁见证、消防巡查。

9.门店/电商运营：负责销售端扫码核对、消费者异常反馈上传、退货封存标识。

10.内审组：每年至少两次现场审核，随机抽取3%批次进行穿行测试，出具CAPA报告。

四、供应商评价与准入

1.资质预审：收集《营业执照》《食品生产许可证》或《食品经营许可证》、保健食品注册证书或备案凭证、GMP或ISO22000证书、商标授权、海关备案号（进口）、出口国卫生证书、原料供应商清单、自检报告模板。

2.现场审计：由QA牵头，采购、储运、信息部门组成4人小组，对生产环境、原料库、成品库、实验室、留样室、虫害控制、变更管理、召回记录进行8小时现场评分，低于80分不予准入。

3.风险分级：将供应商分为A（低风险）、B（中风险）、C（高风险）三级，A级供应商到货抽检率10%，B级30%，C级100%，并动态调整。

4.合同质量条款：明确注册证书有效期、标签版面、运输温度、违约责任、召回协作、信息接口标准、区块链哈希值上传时限。

5.年度复评：对A级供应商每18个月复评一次，B级12个月，C级6个月；出现一次国家抽检不合格即降为C级，两次直接取消资格。

五、进货查验流程

1.到货预约：供应商提前24小时在“到货预约平台”填报车牌号、司机健康码、14天行程、疫苗记录、预计到达时间、温度记录仪编号。

2.车辆检查：门卫核对车辆是否携带有毒有害化学品、是否混装农药化肥、是否张贴保健食品专用标识；司机需进行抗原快检并登记。

3.温度轨迹：收货员下载温度记录仪数据，国产运输2-8℃产品全程不得偏离±1℃，常温产品不得高于30℃；进口产品增加“空运—冷库—陆运”三段校验，任一节点超标立即拍照并报告QA。

4.文件查验：

4.1国产：注册证书复印件加盖生产商公章、同批次出厂检验报告、销售发票、随货同行单、电子追溯码文件。

4.2进口：原产地证书、卫生证书、入境检验检疫证明、中文标签备案回执、进口商营业执照、海关缴税电子联。

5.实物查验：

5.1外包装：箱面无污染、无穿刺、无受潮、无压瘪；封签完好；打印批号、有效期与单据一致。

5.2最小销售单元：标签版面与注册证书附件逐字比对，包括【原料】【辅料】【标志性成分及含量】【适宜人群】【不适宜人群】【保健功能】【食用方法及食用量】【规格】【保质期】【贮藏方法】【注意事项】；发现字号、颜色、警示语位置偏差≥1mm即判定不合格。

5.3净含量：按GB50