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2025年市属单位公文归档工作自查报告

根据《党政机关公文处理工作条例》《机关档案管理规定》及我市《关于进一步加强市直机关公文归档工作的实施意见》（X档发〔2023〕12号）要求，我单位严格对照“全收集、全整理、全归档、全规范”目标，于2025年6月至8月组织办公室、档案室及各业务科室，对2023-2024年度公文归档工作开展全面自查。现将自查情况报告如下：

一、工作开展情况及成效

（一）制度先行，构建全流程管理体系

为确保归档工作有章可循，我单位于2024年初修订《公文处理与归档管理办法》，明确“收文登记-承办阅办-办结整理-定期归档”四步闭环流程。一是细化归档范围。对照《文书档案保管期限表》，结合单位职能制定《公文归档分类指南》，将12类主责业务文件（如民生项目审批、财政资金监管、行政执法记录等）及6类支撑性文件（如党组会纪要、主任办公会记录、重大事项请示批复）纳入必归清单，明确“应归尽归”标准。二是规范保管期限。组织档案管理员与业务骨干联合评审，对2023-2024年形成的3200余份公文重新核定保管期限，其中永久保存512份（占比16%）、30年保存1248份（占比39%）、10年保存1440份（占比45%），较2022年同类数据精准度提升23%。三是强化责任落实。实行“科室初核+档案室复审+分管领导终审”三级责任制度，明确各环节责任人及时限要求（收文办结后15个工作日内完成整理，每季度末25日前集中归档），2024年以来共签订《归档工作责任书》47份，压实“谁承办、谁整理、谁负责”主体责任。

（二）协同联动，夯实组织保障基础

为破解“重业务、轻归档”传统短板，我单位建立“1+3+N”工作机制（1个领导小组、3个专项小组、N个科室联络员）。领导小组由分管办公室的副主任任组长，统筹协调人力、财力、物力；专项小组分设制度组（办公室牵头）、技术组（信息中心负责）、督导组（机关纪委参与），分别对应制度完善、系统运维、过程监督；各科室指定1名档案联络员（均为业务骨干兼任），负责本科室文件收集与预整理。2025年上半年，领导小组召开专题会议3次，解决“电子公文元数据缺失”“跨部门文件分散保存”等难点问题5项；技术组完成档案管理系统与OA办公平台对接调试，实现文件“生成即归档”自动提醒功能；督导组开展专项检查4次，下发整改通知书7份，推动问题整改率100%。

（三）精准施策，提升实体归档质量

针对以往“整理不规范、编目不准确”问题，我单位重点强化三个环节：一是前端控制。在OA系统设置“归档提醒”弹窗，文件办结时自动触发《归档要素核查表》（含文件完整性、签章有效性、日期规范性等12项指标），未通过核查的文件无法完成流程闭环。2024年以来，通过前端控制拦截不规范文件217份，均在承办环节完成补正。二是标准操作。统一使用《归档文件整理操作手册（2025版）》，规范“分类-排序-编页-装盒-编目”五步操作，其中分类采用“年度-机构-保管期限”三级体系（如2024年办公室永久卷），排序按“批复在前、请示在后，正件在前、附件在后”原则，编页采用打码机逐页标注，装盒使用无酸纸档案盒并粘贴统一标签（含全宗号、目录号、盒号等8项信息）。经自查，2023-2024年归档实体卷共186盒，卷内文件排列整齐度达100%，编目错误率由2022年的3.1%降至0.4%。三是安全保管。档案室配备双回路供电、七氟丙烷自动灭火、温湿度智能调控（温度20±2℃，湿度45±5%）等设施，2024年投入12万元升级密集架3组，新增档案专用消毒柜2台，定期开展虫霉检查（每月1次）和安全演练（每季度1次），确保实体档案“零损毁、零丢失”。

（四）数字赋能，推进电子归档转型

适应“互联网+政务”发展需求，我单位于2024年9月上线“电子公文归档管理系统”，实现从“实体为主”向“双套制”归档转变。一是全流程电子化。系统与OA平台、业务审批系统（如财政一体化系统、行政执法平台）对接，自动抓取文件元数据（标题、文号、日期、责任人等）及正文PDF、OFD格式原文，2024年10月至2025年6月共接收电子公文4326份，电子化归档率从2023年的41%提升至92%。二是元数据标准化。参照《电子文件元数据规范》（GB/T26163.1-2010），制定《电子公文元数据采集细则》，明确必采字段18项（如文件类别、密级、页数）、可选字段5项（如关联文件、关键词），元数据完整率达98.6%。三是长期保存保障。采用“本地存储+异质备份”模式，本地服务器存储（容量50T，冗余率30%）与市档案馆云存储平台（年服务费3.2万元）同步备份，每季度进行数据校验（校验项含文件完整性、可读性、元数据匹配度），2024年以来未发生数据丢失或损坏事件。

（五）