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人事行政职能说明书

职能部门 人事行政部 隶属机构 人力行政中心 上级部门 常务副总

职能目标 确保高效的行政服务及信息化办公体系的建立及有效运行。

中心架构

参阅展泰人力行政中心岗位设置图

定岗定编

人事行政部经理1人

人事行政部 人事行政部经理1人；人事管理主管1人；人事招聘文员1人；前台文员1人；行政后勤主管（兼）；司机2人；保安4人；电工1人；保洁2人

部门职能

入职管理 及时通知面试合格人员报到事项；做好员工报到前的准备工作，如办公环境及用品准备等，让员工切实感受到公司人性化的温暖与管理的规范化。

离职管理 及时做好员工的沟通工作，提前与相关部门达成共识，做好员工离职的预案。及时办理员工的离职手续，做到友好的让员工离开。

职位变动管理 对员工的调岗、晋升、降级等，需及时处理，以保证员工正常工作动力与成长激情，确保员工理解公司的决定。

劳动合同管理 根据规定及时签署劳动合同，确保用工的合法性，不同的合同期限需遵循不同的试用期。

档案管理 建立和保管员工档案，准确记录员工不同时期的岗位变化情况。保管好公司重要文件、做好体系文件的收发管理。

社会保险管理 及时办理正式员工的各种保险，并对岗位变动的情况，及时做好保险人员名单的增减。

考勤管理 建立规范化、人性化的考勤制度，及时监控和稽查人员的出勤状况，加强休假管理、加班申报、出差等的管理，确保正常的工作秩序。

薪酬核算 核实考勤情况，建立薪酬核算的规则与发放日期，及时做好员工的薪酬核算，并报财务、公司审核。

工牌厂服管理 及时做好员工工牌、厂服的制作与补发。工牌、厂服是识别员工身份唯一的合法证件，员工在公司必须佩带工牌、穿厂服。

文件管理 建立文件管理办法，确定文件的不同版本与格式，通过不同的渠道及时传播公司政策，推动政令的透明度与执行力。

制度建设 协助并推动公司各体系的制度化建设，检讨、修订及完善。实现企业的规范化经营。

制度监督 加强制度的推动与维护，加强制度的稽查、整合。

职场管理 制订5S职场标准，做好职场管理，展现良好的职场形象。

行政采购 建立行政采购管理办法，严格控制成本，对行政类资产采购活动进行审核调配。

信息化管理

根据公司的发展需要，建立不同阶段的信息化管理，做好公司信息化安全管理。现阶段主要是做好办公的信息化建设，时机成熟时推动信息系统的一体化整合与大数据平台的建设

办公用品管理 建立办公用品的领用标准及发放管理办法，做好发放记录

合同管理 建立合同管理办法，明确合同管理及审批的程序，确定合同档案管理的主体职责。

安全管理 邮件的收发、登记及分发；做好防火、防盗工作，消防安全设施维护及检查，维护公司的财产安全，最大限度的保护员工的人身安全。

车辆管理 车辆年检、年审、保险等事项的具体办理，对车辆外出实行严格的审批制度、加强车辆费用的审核、合理有效的实行统一调度。

接待管理 及时了解来访客人信息，了解客人的需求与接待部门的要求，配合接待部门做好客人接待并做好相应的登记及报备。

会议管理 建立会议管理系统，明确各种会议的类型及要求，做好与会议有关的管理工作，如会议记录、备案及各项准备工作。

差旅管理 建立差旅管理标准，做好差旅相关管理工作，包括行程安排、费用审核、考勤管理等。

印章管理 建立印章管理办法，对印章的使用、外借、审批等程序进行规范，确保印章使用的安全性及合法性。

临时项目 完成领导交办的其他事宜。

批准 审核 编制

批准日期 审核日期 编制日期