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学生会组织活动筹备流程手册

引言

本手册旨在为学生会组织各类活动提供一套系统、规范且具有实操性的筹备流程指引。无论是学术讲座、文艺汇演，还是体育赛事、社会实践，一份周密的筹备计划都是活动成功的基石。学生会成员应本着服务同学、锻炼自我的宗旨，严谨细致地对待每一个环节，确保活动顺利开展并取得预期效果。

一、活动立项与可行性分析

在策划任何活动之前，首先需明确活动的目的与意义，并对其可行性进行充分论证。

1.1初步构想与主题确定

*需求调研：通过问卷、座谈、访谈等形式，了解同学们的兴趣点、实际需求及对活动的期望，确保活动贴合学生实际。

*主题提炼：结合学校育人目标、时下热点、重要纪念日或学生群体特点，初步拟定活动主题方向。主题应积极向上、富有吸引力，并能清晰传达活动核心价值。

*目标设定：明确活动希望达成的具体目标，例如提升某项技能、丰富校园文化生活、增强集体凝聚力、普及特定知识等。目标应具体、可衡量、可实现、相关性强且有时间限制。

1.2可行性分析

*政策合规性：确保活动内容符合国家法律法规、学校规章制度及学生会章程。

*资源评估：

*人力：现有学生会成员是否足以支撑活动筹备与执行，是否需要跨部门协作或寻求外部志愿者支持。

*物力：活动所需场地、设备、物资等是否具备或可通过合理途径获取。

*财力：初步估算活动所需经费规模，明确经费来源（学校拨款、自筹赞助、会费等），评估预算的合理性与可获得性。

*风险预判：初步识别活动可能面临的风险，如天气变化、参与度不足、安全隐患、突发状况等，并思考应对方向。

*预期效益：综合评估活动的社会效益、文化效益及对学生会自身建设的积极影响。

1.3立项申请与审批

*撰写立项申请书：将活动名称、主题、目的、初步方案、预期规模、时间地点（初步）、经费预算概要、负责人等核心信息整理成规范的立项申请书。

*提交审批：按学校或学生会内部规定，将立项申请书提交至指导老师、上级部门（如团委）或学生会常委会/主席团进行审批。根据反馈意见进行修改完善，直至获得批准。

*成立筹备小组：立项获批后，根据活动性质和规模，及时成立专项活动筹备小组，明确核心负责人及各成员初步分工。

二、活动策划与方案制定

立项通过后，需进入详细策划阶段，制定一份全面、具体的活动方案。

2.1组建筹备团队与明确分工

*核心团队构建：根据活动需求设立若干职能小组，如总协调组、宣传组、策划组、外联组、场地组、物资组、执行组、安保组、财务组等。

*职责划分：明确各小组及成员的具体职责与工作范围，做到“人人有事做，事事有人管”，并指定各组负责人。建立清晰的汇报与沟通机制。

*制定初步时间表：规划筹备工作的总体周期，设定关键节点的完成时限。

2.2活动策划书制定

活动策划书是活动筹备的“蓝图”，应包含以下核心内容：

*活动基本信息：

*活动名称、主题、口号

*活动时间（具体到年月日及时段）、地点（具体场馆及区域）

*主办单位、承办单位、协办单位（如有）

*活动负责人及联系方式

*参与对象、预计参与人数

*活动背景与目的意义：详细阐述举办活动的缘由、时代背景、理论依据及期望达成的目标。

*活动内容与流程设计：

*主体内容：详细描述活动的核心环节、具体形式、内容安排。

*详细流程：制定精确到分钟的活动流程表，明确各环节的起止时间、内容、负责人、所需物资及注意事项。

*亮点设计：思考活动的创新点和吸引眼球之处。

*宣传方案：

*宣传周期与节奏：明确预热宣传、正式宣传、后续报道的时间节点。

*宣传渠道：综合运用校园官网、公众号、微博、QQ群、海报、横幅、广播、宣传栏、班级通知等多种渠道。

*宣传内容与物料：设计宣传海报、文案、视频、H5等物料，确保信息准确、设计美观、风格统一。

*物料清单与采购/制作计划：

*列出所有活动所需物资，包括宣传物料、场地布置物料、嘉宾礼品、奖品、消耗品、技术设备等。

*明确各项物料的规格、数量、预算、采购渠道（或制作方）及完成/到位时间。

*场地申请与布置方案：

*根据活动需求选择合适场地，提前向学校相关部门提交场地使用申请，并明确用电、用水、音响、灯光等特殊要求。

*制定详细的场地布置方案，包括区域划分（签到区、观众区、舞台区、后台区、互动区等）、座位安排、舞台搭建、背景设计、指示标识等。

*嘉宾与主持人邀请：

*明确是否需要邀请嘉宾（领导、老师、校友、行业专家等），列出拟邀请嘉宾名单，准备邀请函并提前发出。

*如需主持人，明确主持人要求，进行选拔或邀请，并提前沟通主持流程与串词。

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