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企业日常报销申请标准化工具

一、适用范围与常见应用场景

本工具适用于企业内部员工因公产生的各项费用报销管理，涵盖以下核心场景：

差旅费用报销：员工出差产生的交通费（机票、火车票、打车票）、住宿费、餐费、市内交通补贴等。

办公费用报销：日常办公采购（文具、耗材、设备维修）、通讯费（办公电话、网络费）、快递费、打印复印费等。

业务招待费用报销：因业务需要接待客户、合作伙伴产生的餐费、礼品费（需符合企业礼品管理规定）、活动场地租赁费等。

其他日常费用报销：员工培训费、市场调研费、小额采购费等与工作直接相关的支出。

二、标准化操作流程详解

为保证报销合规高效，员工需严格按照以下流程操作：

步骤1：费用发生前确认与准备

事前审批：单笔费用超过2000元（如差旅住宿、大额采购），需提前通过OA系统提交《费用预支申请》，明确用途、预算及时间，经部门负责人审批后方可执行。

票据收集：费用发生时，务必取得合规发票（发票抬头需为企业全称，税号准确无误），并保留消费明细（如机票行程单、酒店账单、购物小票）。电子发票需打印并标注“已报销”避免重复使用。

步骤2：填写《企业日常报销申请表》

登录企业OA系统“报销管理”模块，选择“日常报销”类型，在线填写或打印《企业日常报销申请表》（模板详见第三部分），保证以下信息完整：

申请人信息：姓名、工号、所属部门、联系方式、报销日期；

费用明细：按费用类型逐项填写（如“交通费-出差打车”），注明发生日期、消费项目、金额、发票号码（一张发票对应一项明细，不得合并填写）；

费用事由：简明扼要说明费用产生原因（如“2023年10月上海客户洽谈差旅费”），附相关说明材料（如会议邀请函、客户对接记录）。

步骤3：发票整理与粘贴

发票粘贴规范：将发票正面朝上，整齐粘贴在《发票粘贴单》上（附件模板），发票右上角标注“对应申请表明细序号”（如“1-1”“1-2”），避免遮挡发票代码、金额、开票日期等关键信息。

票据审核：检查发票是否合规（无涂改、印章清晰、在有效期内），电子发票需与纸质版一并提交，保证“三单一致”（申请单、发票、消费明细信息匹配）。

步骤4：部门内部审批

申请人填写完整后，将《报销申请表》《发票粘贴单》及相关附件提交至部门负责人审批。

部门负责人需审核：

费用真实性（是否为实际业务发生）；

金额合理性（是否符合企业费用标准，如差旅住宿费不超过500元/晚）；

审批流程完整性（事前审批手续是否齐全）。

审批通过后，部门负责人在OA系统或纸质申请表签字确认。

步骤5：财务部门审核

申请人将审批后的材料提交至财务部（纸质版交至前台，电子版通过OA系统），财务人员在3个工作日内完成审核，重点检查：

发票合规性（抬头、税号、印章等）；

金额准确性（申请表总金额与发票合计金额一致，大写小写对应）；

费用标准符合性（如餐费报销是否超过部门人均标准）；

审批流程完整性（部门负责人及后续审批人签字齐全）。

审核不通过的，财务部注明原因并退回申请人修改；审核通过的，进入付款流程。

步骤6：打款与归档

财务部审核通过后，于5个工作日内完成打款（工资卡或对公账户），并通过OA系统发送报销到账通知。

报销资料（申请表、发票粘贴单、附件）由财务部统一归档保存，电子版同步存档备查，保存期限不少于5年。

三、报销申请表模板及填写说明

《企业日常报销申请表》模板

申请人信息

姓名：工号：部门：联系方式：报销日期：年月日

报销期间

年月日至年月日

费用明细

序号

费用项目

1

交通费-高铁票

2

住宿费

3

餐费-客户招待

报销总金额

人民币（大写）：壹仟壹佰壹拾元整

费用事由说明

因赴上海洽谈项目，产生差旅及招待费用，详见附件（会议邀请函、客户对接记录）。

审批签字

申请人签字：*部门负责人签字：*

财务审核人：*总经理审批：*（金额≥5000元需签字）

填写说明

申请人信息：工号与部门需与人力资源系统一致，联系方式保证畅通。

费用明细：每项费用对应一张发票，不得合并填写；“费用项目”需具体（如“交通费”需注明“高铁票”“打车票”等）。

报销总金额：大小写必须一致，小写金额保留两位小数。

费用事由：需与业务实际相关，避免笼统填写“办公费”“差旅费”，可附简要说明材料（如合同、会议纪要）。

审批签字：纸质版需手写签字，电子版通过OA系统审批流程确认，签字不全不予受理。

四、使用过程中的关键注意事项

发票合规性要求

发票抬头必须为企业全称（如“科技有限公司”），税号准确，不得以“个人”“其他”等模糊名称开具；

发票类型需与费用匹配（如差旅费可用增值税普通发票或专用发票，礼品费需开具商品类发票）；

发票不得涂改、撕毁，电子发票需在“全国增值税发票查验平台”查验后使用。

报销时限规定

费用发生后需在15个工作日内提交报销申请，超期需