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机要文秘岗位职责

机要文秘岗位职责

一、岗位概述

机要文秘是单位内部负责机要文件处理、信息保密、行政辅助工作的专业岗位，承担着单位内部重要文件、信息的接收、登记、流转、保管和保密工作，是单位信息安全和行政运转的重要保障。机要文秘岗位要求工作人员具备高度的政治觉悟、严守纪律的保密意识、熟练的业务能力和良好的职业素养，确保单位机密信息的安全、高效流转和妥善保管。

二、主要工作职责

（一）文件管理

1.负责单位各类机要文件、资料的接收、登记、分类、编号、流转和归档工作，建立完善的文件管理系统。

2.对收发的机要文件进行严格审核，确保文件内容的准确性和完整性，对不符合要求的文件及时退回并说明原因。

3.负责文件的传阅、催办和跟踪，确保重要文件及时传达到相关领导和部门，并做好记录。

4.对文件流转过程中的各个环节进行监控，防止文件丢失、泄密或延误。

5.定期对文件管理系统进行维护和更新，确保系统运行稳定、数据安全。

6.负责文件的销毁工作，严格按照规定程序对过期文件进行销毁，并做好销毁记录。

7.建立文件借阅登记制度，严格控制机要文件的借阅范围和权限，做好借阅记录和归还检查。

8.负责文件档案的数字化工作，确保电子档案的安全存储和便捷检索。

（二）会议组织

1.负责单位各类会议的筹备和组织工作，包括会议通知、议程安排、会场布置、材料准备等。

2.对涉密会议进行特别管理，确保会议场所、设备和人员符合保密要求。

3.做好会议记录，确保记录内容准确、完整，并根据需要整理会议纪要。

4.负责会议文件的分发和管理，严格控制会议材料的接触范围。

5.对会议讨论的重要事项进行跟踪落实，确保会议精神得到贯彻执行。

6.建立会议档案，妥善保管会议相关材料，包括会议记录、纪要、决议等。

（三）通讯联络

1.负责单位与上级部门、相关单位之间的机要通讯工作，确保信息传递的及时、准确和安全。

2.处理各类机要电报、传真、信函，并进行登记、分类和流转。

3.负责单位内部重要信息的上传下达，确保信息渠道畅通。

4.对通讯过程中涉及机密的内容进行特别保护，防止信息泄露。

5.负责通讯设备的日常维护和管理，确保通讯设施正常运行。

（四）信息处理

1.负责单位内部信息的收集、整理、分析和上报工作。

2.对收集到的信息进行分类处理，确保信息的准确性和时效性。

3.建立信息数据库，对重要信息进行系统化管理和存储。

4.为领导决策提供信息支持，协助领导做好信息调研和分析工作。

5.负责信息系统的日常维护和管理，确保信息系统安全稳定运行。

（五）保密工作

1.严格遵守国家保密法律法规和单位保密制度，履行保密义务。

2.对工作中接触到的机密信息严格保密，不得泄露、传播或用于非工作目的。

3.定期参加保密培训和教育活动，提高保密意识和防范能力。

4.协助开展保密检查工作，及时发现和报告泄密隐患。

5.对违反保密规定的行为及时制止并报告。

6.负责涉密载体的管理，包括涉密文件、涉密存储设备等。

（六）行政支持

1.协助领导处理日常行政事务，为领导提供必要的行政支持。

2.负责办公用品的采购、管理和分发工作。

3.协助做好单位内部协调工作，促进各部门之间的沟通与合作。

4.完成领导交办的其他临时性工作。

三、保密与数据安全职责

（一）保密制度执行

1.严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关法律法规，认真执行单位保密工作制度。

2.熟悉并掌握保密范围、密级划分和保密期限，严格按照规定处理不同密级的文件和信息。

3.对涉密文件、资料实行专人负责、专柜存放、专本登记的管理制度。

4.严格执行涉密文件的传递、复印、销毁等环节的审批程序，确保全程可控。

5.定期检查保密工作落实情况，发现问题及时整改。

6.对工作中发现的泄密隐患和泄密事件，立即采取补救措施并按规定上报。

（二）信息安全管理

1.负责单位内部信息系统的安全管理工作，确保信息系统安全稳定运行。

2.严格执行信息访问权限管理制度，对不同级别的信息设置不同的访问权限。

3.定期检查信息系统安全状况，及时发现和处置安全隐患。

4.对信息系统进行定期备份，确保数据安全。

5.严格遵守信息安全