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科技档案管理办法

第一章总则

第一条制定目的

为规范本机构科技档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁及数字化管理等全流程工作，保障科技档案的真实性、完整性、安全性和可追溯性，充分发挥科技档案在科研创新、生产运营、技术改造、成果转化等工作中的支撑作用，防范档案丢失、损毁、泄密等风险，依据《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》等相关法律法规、行业标准及本机构实际经营管理情况，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于本机构及所属分支机构所有科技档案的各项管理活动，覆盖科技档案全生命周期，涵盖科研项目、技术研发、产品开发、技术改造、工程建设（科技类）、设备引进与研发、知识产权、技术标准、检测检验、学术交流等各类活动形成的全部科技档案资料。

本办法所称科技档案，是指本机构在各项科技活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录，是本机构科技成果、技术积累、科研水平的重要体现，属于本机构核心档案资源。

本机构各职能部门、科研团队、生产车间、项目组，以及参与本机构科技活动的外包单位、合作单位、兼职人员，均需严格遵守本办法相关规定，履行科技档案收集、整理、移交等相关责任。

第三条核心原则

科技档案管理严格遵循“统一领导、归口管理、全程管控、真实完整、安全保密、有效利用”的核心原则，具体要求如下：

（一）统一领导原则：建立健全科技档案统一管理体系，明确管理层级和责任分工，由归口管理部门统筹推进科技档案各项管理工作，确保管理标准统一、流程规范一致。

（二）归口管理原则：明确科技档案归口管理部门，负责科技档案的统一收集、整理、归档、保管、利用等工作，各相关部门配合做好本部门科技档案的初步收集、整理和移交工作。

（三）全程管控原则：科技档案管理贯穿科技活动全过程，从科技项目立项、实施到验收、成果转化，同步推进档案收集、整理工作，实现科技活动与档案管理同部署、同实施、同验收。

（四）真实完整原则：确保科技档案真实记录科技活动的全过程，内容完整、数据准确、手续齐全，杜绝虚假档案、残缺档案，保障科技档案的凭证价值和参考价值。

（五）安全保密原则：严格落实保密管理制度，划分科技档案保密等级，采取有效防护措施，防范档案泄密、丢失、损毁、篡改，确保涉密科技档案安全，维护本机构核心技术权益。

（六）有效利用原则：建立便捷的科技档案利用机制，优化档案检索服务，推动科技档案资源共享，充分挖掘档案价值，为科研创新、技术推广、生产优化等工作提供支撑。

第四条管理职责

建立“统一领导、归口管理、分工负责、协同配合”的科技档案管理体系，明确各层级、各部门职责，形成全员参与、全程管控的管理格局：

1.管理层：负责统筹科技档案管理工作，审定本办法及相关管理制度、工作流程，审批科技档案管理重大事项（如涉密档案管控、档案销毁、重大档案利用等），保障科技档案管理工作经费、人员、设施设备投入，监督各项管理工作落实情况。

2.档案管理部门（归口管理部门）：作为科技档案统一管理部门，牵头负责科技档案日常管理工作；制定完善科技档案收集、整理、归档、保管、利用等操作规程；负责科技档案的统一接收、分类整理、归档保管、检索利用、鉴定销毁、数字化建设等工作；指导各部门开展科技档案初步收集、整理工作；负责科技档案管理人员培训、考核；监督检查各部门科技档案管理责任落实情况。

3.各相关部门（科研、技术、生产、项目等部门）：指定专人担任部门档案联络员，负责本部门科技档案的初步收集、整理、分类、编号、移交工作；配合档案管理部门开展科技档案验收、核查、利用等工作；落实本部门科技档案收集、移交责任，确保本部门形成的科技档案及时、完整移交至档案管理部门。

4.科研人员、项目负责人及相关工作人员：作为科技档案形成主体，负责及时收集本人在科技活动中形成的各类档案资料（包括文字、图表、数据、声像、电子文件等），确保资料真实、完整；配合部门档案联络员和档案管理部门做好档案整理、移交工作；严格遵守科技档案保密规定，不得擅自留存、传播、泄露涉密科技档案。

5.安全管理部门：负责科技档案安全监督管理工作，配合档案管理部门制定涉密科技档案保密防控措施，开展档案安全隐患排查治理，防范档案丢失、损毁、泄密等安全风险；负责档案库房消防安全、防盗安全等监督检查工作。

6.财务部门：负责科技档案管理工作经费保障，包括档案库房建设、设施设备购置、档案数字化、档案保管、人员培训等相关经费的预算编制、审核、拨付和使用监管，确保经费合理使用。

第二章科技档案的收集与整理

第五条收集范围

科技档案收集覆盖本机构各项科技活动的全过程，确保无遗漏、无缺失，具体收集范围包括：

1.科研项目类档案：包括科研项目立项申请书、可行性研究报告、立项批复文件、