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合同签订流程标准化作业指导书

一、适用范围与工作目标

本指导书适用于公司各类经济合同（包括采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等）的签订全流程管理，旨在规范合同从需求提出到归档的各环节操作，明确责任分工，防范法律风险与经营风险，保证合同签订的合规性、效率性与可追溯性。

二、标准化操作流程详解

（一）合同需求发起与资料准备

需求提出

业务部门根据实际业务需求（如采购物料、提供服务、合作项目等），填写《合同需求申请表》，明确合同主体、合作内容、标的物信息、数量/服务标准、预算金额、期望签署时间等核心要素，部门负责人*签字确认后提交至法务部门。

资料收集

业务部门需同步收集以下资料，保证信息真实、完整：

合作方主体资格证明材料（营业执照复印件、法定代表人证件号码明，若为授权签署需提供授权委托书及授权代理人证件号码明）；

与合同相关的技术附件、技术协议、报价单、招投标文件（如适用）；

涉及行政审批的，需提供相关审批文件或许可证明（如特殊行业经营许可证）。

（二）合同文本起草

起草主体

合同文本原则上由业务部门牵头起草，法务部门提供模板支持及合规性指导；对于标准合同（如采购合同、格式服务合同），可直接使用公司制定的标准模板，空白处填写具体信息；对于非标合同或重大合同，需由法务部门主导起草或审核。

核心条款要求

合同文本需包含以下必备条款，内容清晰、无歧义：

合同主体（全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表）；

合同标的（名称、型号、规格、数量/服务范围）；

权利义务（双方主要权利、义务、履行期限/地点/方式）；

金额与支付方式（合同总价、计价方式、支付条件、账户信息）；

验收标准与方式（货物/服务的验收流程、criteria、异议处理）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、争议解决方式）；

保密条款（保密范围、期限、违约责任）；

合同生效与终止条件（签署方式、生效时间、终止情形）。

（三）内部多级审核

业务部门初审

业务部门负责人*对合同内容的真实性、准确性、业务可行性进行审核，重点核对合作方信息、标的物与需求一致性、预算合规性，签字确认后提交至财务部门。

财务部门审核

财务部门*重点审核合同金额的合理性、付款方式与公司财务制度的一致性、税费承担条款、发票开具要求（如“提供增值税专用发票”等），保证资金安全与财务合规，签字确认后提交至法务部门。

法务部门审核

法务部门*对合同的合法性、合规性、完整性进行审核，重点审查：

主体资格是否有效（如营业执照是否在有效期内、是否超出经营范围）；

条款是否违反法律法规（如《民法典》《公司法》等）或公司内部制度；

权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定（如“提交公司所在地人民法院诉讼”）；

文本表述是否规范、无歧义。

法务部门需出具书面审核意见，对修改内容明确标注，审核通过后提交至管理层。

管理层审批

根据合同金额及重要性，由对应层级的管理人员*审批：

金额在[具体金额，如10万元]以下的，由分管副总*审批；

金额在[具体金额，如10万-50万元]的，由总经理*审批；

金额在[具体金额，如50万元以上]或涉及重大项目的，需提交总经理办公会集体审议，形成会议纪要。

（四）合同文本确认与传递

文本确认

内部审核通过后，业务部门将最终版合同文本发送至合作方，并就合同条款进行沟通确认。若合作方提出修改意见，需重复内部审核流程（涉及重大条款变更时，需重新提交法务及管理层审核）。

文本传递

确认无误后，业务部门通过纸质版或加密电子版方式向合作方传递合同文本，要求对方在合同指定签署处签字/盖章（若为授权签署，需保证授权委托书与合同一并签署）。

（五）合同签署与用印

签署准备

业务部门收到对方签署完毕的合同文本后，核对以下内容：

双方主体信息是否与营业执照、授权委托书一致；

签署处是否为法定代表人签字或加盖公章（公章需清晰、完整，与名称一致）；

合同份数是否符合要求（一般一式[具体份数，如肆]份，双方各执[具体份数，如贰]份，原件归档）。

用印申请

业务部门填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本、审核意见表、合作方主体资格证明等材料，按审批权限提交至用印管理部门（如行政部）。用印管理部门核对无误后，加盖公司合同专用章或公章（严禁在空白合同或未审核通过文本上用印）。

（六）合同履行与归档

履行跟踪

合同生效后，业务部门负责跟踪履行情况，及时收集验收证明、付款凭证、沟通函件等履约证据，保证双方按约定履行义务；若出现违约情况，需第一时间上报法务部门及管理层，启动争议解决程序。

资料归档

合同履行完毕或终止后，业务部门在[具体时限，如15个工作日]内将以下资料整理成册，提交至档案管理部门归档：

合同文本原件（双方签字/盖章页）；

合同审批文件（需求申请表、审核意见表、审批单）；

合作方主