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采购审批管理流程模板：降成本增效率工具指南

一、适用业务场景

日常运营采购：如办公用品、生产耗材、服务类采购（咨询、保洁等）的常规审批；

项目专项采购：如新项目设备采购、研发材料采购等需跨部门协同的采购流程；

成本管控场景：针对预算敏感型采购（如大宗原材料、固定资产采购），需强化预算审核与比价环节；

紧急采购场景：如设备突发故障需立即更换、生产急需物料补货等，需兼顾效率与合规性的审批流程。

二、标准化操作流程

采购审批管理流程需遵循“需求驱动、预算先行、分级审批、全程留痕”原则，具体分为以下6个步骤，每个步骤明确角色、动作及关键输出，保证流程闭环：

步骤1：采购需求提报

执行角色：需求部门经办人（如采购专员、项目组长）

操作说明：

需求部门根据业务需求（如部门办公设备补充、项目物料需求），填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付时间等基本信息；

需求部门负责人对需求的必要性进行初审，确认采购内容与部门工作计划、预算匹配后，签字提交至采购部。

关键输出：《采购需求申请表》（需部门负责人签字确认）。

步骤2：预算与可行性审核

执行角色：采购专员、财务部预算专员、需求部门分管领导

操作说明：

采购部收到需求后，首先核对采购物品/服务是否在年度预算范围内，若超预算，需需求部门提交《预算调整申请说明》；

财务部预算专员审核预算合理性，重点评估预估单价的市场公允性、总成本对部门预算的影响，并出具《预算审核意见》；

需求部门分管领导从业务必要性角度复核需求（如是否为重复采购、是否有替代方案），签字确认后流程进入采购环节。

关键输出：《预算审核意见》、需求部门分管领导签字的《采购需求申请表》。

步骤3：供应商选择与比价

执行角色：采购专员、采购部负责人、需求部门代表

操作说明：

采购部根据采购类别（如标准品、定制服务）选择供应商获取方式：

标准品采购：优先从合格供应商库中选择至少3家供应商进行询价，填写《供应商比价表》，记录报价、交期、质保等信息；

定制服务/大宗采购：需组织供应商现场考察或要求提供样品，联合需求部门评估供应商资质（营业执照、相关行业认证、过往合作案例）；

采购部负责人对比价结果进行审核，保证“质优价廉原则”，优先选择性价比最高的供应商；若单一来源采购（如专利产品），需填写《单一来源采购说明》，说明理由并报分管领导审批。

关键输出：《供应商比价表》、《供应商资质评估表》、《单一来源采购说明》（如适用）。

步骤4：分级审批执行

执行角色：采购部负责人、财务部、分管领导、总经理（根据采购金额分级）

操作说明：

企业需根据采购金额设置分级审批权限（示例）：

小额采购（≤5万元）：采购部负责人审批→财务部复核→采购执行；

中额采购（5万-20万元）：采购部负责人审批→财务部复核→分管领导审批→采购执行；

大额采购（＞20万元）：采购部负责人审批→财务部复核→分管领导审核→总经理审批→采购执行。

审批通过后，采购部与供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务（质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等）。

关键输出：审批通过的《采购申请表》、《采购合同》。

步骤5：验收与付款确认

执行角色：需求部门经办人、采购专员、财务部付款专员

操作说明：

供应商交付物品/服务后，需求部门根据采购合同约定的标准进行验收，填写《验收单》，确认数量、质量、交付时间是否符合要求，验收人签字；

采购专员核对《验收单》与采购合同、供应商送货单信息一致后，提交财务部；

财务部付款专员核对发票信息（名称、税号、金额）与合同、验收单一致，按企业付款流程办理付款手续，保证“三单匹配”（订单、验收单、发票）。

关键输出：《验收单》、发票复印件、付款凭证。

步骤6：流程归档与复盘

执行角色：采购专员、档案管理员

操作说明：

采购专员将采购全流程资料（需求申请、预算审核、比价表、合同、验收单、付款凭证等）整理成册，标注采购编号，提交档案管理员电子化归档（保存期限≥3年）；

每季度末，采购部联合财务部、需求部门召开采购复盘会，分析采购成本节约率、审批时效、供应商履约率等指标，优化流程中的瓶颈环节（如缩短审批链、完善供应商库）。

关键输出：采购档案、季度采购复盘报告。

三、采购审批流程表单模板

表单名称：采购审批申请表

表单编号

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

采购类别

□办公用品□生产物料□服务类□设备□其他________

采购用途

物品/服务详情

名称

规格型号

数量

预估单价（元）

预算信息

年度预算编号

预算金额（元）

已使用预算（元）

本次申请是否超预算

供应商信息

供应商名称

报价（元）

联系人

联系方式

审批流程

部门负责人意见：签字：日期：

采购部意见：签字：日期：