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采购管理制度、流程

一、总则

1.目的

为了规范公司的采购行为，保证采购质量，降低采购成本，提高采购效率，加强对采购工作的监督与管理，特制定本采购管理制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内所有涉及采购活动的部门和人员，涵盖生产性物资采购、非生产性物资采购（包括办公用品、设备设施等）。

3.采购原则

合法性原则：采购活动必须遵守国家相关法律法规和政策要求，确保采购行为的合法性和合规性。

效益性原则：在保证采购物资质量的前提下，通过合理的采购方式和谈判技巧，降低采购成本，提高公司的经济效益。

质量优先原则：以满足公司生产、经营需求为目标，优先选择质量可靠、性能稳定的物资和服务。

公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，杜绝不正当竞争和腐败行为。

二、采购组织与职责

1.采购部门

制定采购计划：根据公司的生产、经营计划和需求预测，结合库存状况，制定合理的采购计划。

供应商管理：负责供应商的开发、评估、选择和管理，建立供应商档案，定期对供应商进行考核和评价。

采购实施：按照采购计划和相关规定，选择合适的采购方式，组织采购活动，签订采购合同，跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量供应。

采购成本控制：通过市场调研、谈判等方式，降低采购成本，提高采购资金的使用效率。

采购信息管理：收集、整理和分析采购市场信息，为公司的采购决策提供依据。

2.需求部门

提出采购需求：根据部门的工作需要，准确、及时地提出采购需求，并填写《采购申请表》，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、使用时间等信息。

参与供应商选择和采购合同评审：对供应商的技术能力、产品质量等方面进行评估，参与采购合同的评审，确保采购物资符合部门的使用要求。

验收采购物资：负责对所采购的物资进行验收，检查物资的数量、质量、规格等是否与合同要求一致。

3.财务部门

资金管理：根据采购计划和合同约定，合理安排采购资金，确保采购资金的及时支付。

成本核算：对采购成本进行核算和分析，为公司的成本控制提供数据支持。

付款审核：审核采购合同、发票、验收报告等付款凭证，确保付款的合规性和准确性。

4.审计部门

采购审计：对采购活动进行定期或不定期的审计，检查采购流程的合规性、采购成本的合理性、供应商选择的公正性等方面的情况。

监督检查：监督采购部门和相关人员遵守采购管理制度的情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

三、采购计划管理

1.采购计划的编制

需求收集：采购部门定期向各需求部门收集采购需求信息，了解各部门的生产、经营计划和物资需求情况。

库存分析：结合公司的库存管理系统，对现有库存物资进行盘点和分析，确定合理的库存水平。

市场预测：关注市场动态和价格走势，对采购物资的市场供应情况和价格变化进行预测。

计划制定：根据需求收集、库存分析和市场预测的结果，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应包括采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、预算金额等内容。

2.采购计划的审批

部门审核：采购计划编制完成后，先由采购部门负责人进行审核，确保计划的合理性和可行性。

需求部门确认：将审核后的采购计划提交给各需求部门，由需求部门负责人进行确认，确保计划满足部门的实际需求。

高层审批：经过需求部门确认后的采购计划，报公司高层领导审批。高层领导根据公司的战略规划和财务状况，对采购计划进行最终审批。

3.采购计划的调整

调整原因：当公司的生产、经营计划发生变化，或者市场情况出现重大波动时，需要对采购计划进行调整。

调整程序：需求部门或采购部门提出采购计划调整申请，说明调整的原因和内容，经采购部门负责人审核、需求部门负责人确认后，报公司高层领导审批。经审批同意后，采购部门按照调整后的采购计划组织采购活动。

四、供应商管理

1.供应商开发

信息收集：通过网络搜索、行业展会、供应商推荐等多种渠道，收集潜在供应商的信息，包括供应商的基本情况、产品质量、价格水平、服务能力等方面的信息。

初步筛选：对收集到的供应商信息进行初步筛选，选择符合公司基本要求的供应商进行进一步的调查和评估。

实地考察：对初步筛选合格的供应商进行实地考察，了解供应商的生产规模、生产工艺、质量管理体系、环保措施等方面的情况。

样品测试：要求供应商提供样品进行测试和检验，验证供应商的产品质量是否符合公司的要求。

2.供应商评估

评估指标：建立供应商评估指标体系，包括质量、价格、