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办公用品进货查验制度

为规范企业办公用品采购行为，保障采购物资质量符合使用要求，防范因质量问题导致的办公效率下降、成本增加及潜在安全风险，结合企业实际运营需求，制定本制度。本制度适用于企业内部所有部门通过常规采购、集中招标、零星采购等方式获取的办公物资，具体包括但不限于：办公耗材（纸张、墨盒、硒鼓、文件夹、中性笔等）、办公设备（打印机、复印机、电脑、投影仪、碎纸机等）、办公家具（办公桌、办公椅、文件柜、会议桌等）及其他辅助用品（清洁工具、绿植、饮用水等）。

一、职责分工

（一）采购部门职责

1.负责供应商的开发、准入审核及日常管理，建立《合格供应商名录》并动态更新；

2.依据各部门需求制定采购计划，明确采购物资的规格、数量、技术参数及质量要求；

3.与供应商签订采购合同，在合同中明确质量标准、验收方式、退换货条款、违约责任等内容；

4.协调供应商按约定时间、地点交付物资，跟进物流信息并及时通知仓储部门做好收货准备；

5.对查验过程中发现的质量问题及时与供应商沟通，督促其在规定时限内完成退换货或补货；

6.定期汇总采购质量数据，分析供应商履约情况，为供应商分级管理及后续合作提供依据。

（二）质量检验部门职责

1.制定《办公用品质量检验标准》，明确不同类别物资的检验项目、方法及判定规则；

2.配备专职或兼职检验人员（需经培训考核合格后上岗），负责到货物资的现场检验；

3.对检验合格物资签署《入库验收单》，对不合格物资出具《质量问题反馈单》并注明具体问题；

4.参与供应商准入评审，对供应商的质量保证能力（如生产资质、检测报告、质量体系认证等）提出专业意见；

5.定期总结检验数据，分析常见质量问题，提出优化检验标准或调整采购策略的建议。

（三）仓储管理部门职责

1.负责到货物资的数量清点、外包装检查及临时存放管理；

2.配合质量检验部门完成现场检验，对检验合格物资按类别、批次进行分区存放并做好标识；

3.对不合格物资进行隔离存放，悬挂“待处理”标识，防止混入合格物资；

4.建立《物资入库台账》，记录物资名称、规格、数量、供应商、入库时间、检验状态等信息；

5.定期对库存物资进行盘点，检查存储环境（如温湿度、通风、防蛀防潮措施）是否符合要求，避免因存储不当导致质量损耗。

（四）使用部门职责

1.按需提交《办公用品需求申请单》，明确所需物资的具体规格、功能要求（如打印机需支持双面打印、纸张需为80g木浆纸等）；

2.接收物资时核对数量及外观，若发现包装破损、型号不符等问题，及时向仓储部门反馈；

3.在使用过程中记录物资质量表现（如墨盒漏墨、办公椅椅腿晃动等），定期汇总《使用反馈表》提交采购部门及质检部门；

4.配合完成质量问题追溯，提供使用场景、操作方式等信息，协助判定质量问题责任归属。

二、进货查验流程

（一）供应商准入管理

1.新供应商需提交以下资质文件供采购部门与质检部门联合审核：

-营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一证书）；

-生产/经营许可证（如墨盒生产需提供环保认证，办公家具需提供甲醛释放量检测报告）；

-近1年质量检测报告（由第三方检测机构出具，涵盖主要产品的关键指标）；

-同类企业合作案例及客户评价（需提供3家以上合作单位的联系方式供核查）。

2.审核通过后，采购部门组织现场考察（针对生产型供应商），重点核查生产设备、工艺流程、质量控制体系及仓储管理情况，形成《供应商现场考察报告》。

3.综合资质审核与现场考察结果，经采购分管领导审批后，将供应商纳入《合格供应商名录》。未通过审核的供应商，需在3个月内完成整改并重新申请，整改仍不通过的永久列入黑名单。

（二）采购订单管理

1.各部门每月25日前提交次月《办公用品需求申请单》，经部门负责人审批后交采购部门汇总。临时需求需提前3个工作日提交并注明紧急原因。

2.采购部门根据需求清单及库存情况制定采购计划，选择《合格供应商名录》内的供应商进行比价（至少3家），优先选择质量稳定、服务响应快的供应商。

3.采购订单需明确以下内容：

-物资名称、品牌（如无指定品牌，需注明“等效品牌”）、规格型号（如A4复印纸：80g±2g，尺寸210mm×297mm±1mm）；

-数量、单价、总金额；

-质量标准（如参照GB/T24988-2010《复印纸》、GB4943.1-2011《信息技术设备安全》等国家标准）；

-交付时间（精确到日）、交付地点（企业仓库或指定接收点）；

-验收方式