会议室内分工与布置流程管理模板.docVIP

会议室内分工与布置流程管理模板

一、适用场景说明

二、全流程操作步骤详解

阶段一：会议筹备（会前1-3天）

明确会议基本信息

组织者需确认会议主题、时间（起止时间、签到时间）、地点（具体会议室名称）、参会人数（预计实际到场人数）、会议类型（正式/非正式、汇报/讨论/培训）及特殊需求（如是否需要投影设备、同声传译、茶歇、横幅等）。

示例：项目启动会，2024年X月X日14:00-17:00，3号会议室（容纳30人），预计25人，需投影、白板、会议资料打印、瓶装水。

制定分工方案

根据会议规模与需求，划分核心职责模块，明确各模块负责人及具体任务：

总协调人（经理）：统筹整体流程，对接会议需求方，确认最终方案，处理突发情况。

场地与物资组（助理）：负责会议室预订、桌椅摆放、设备调试（投影、音响、麦克风）、物资准备（资料、文具、茶歇等）。

会务服务组（专员）：负责签到引导、座位安排、茶歇服务、会议记录、现场秩序维护。

技术支持组（技术员）：提前检查设备兼容性，负责会议中设备故障应急处理（如网络连接、投影信号问题）。

物资与设备清单确认

场地组根据参会人数及需求，列出《会议物资准备清单》（详见模板表格），逐一确认物资数量、存放位置及设备状态，保证无遗漏。

示例：投影仪1台、白板笔4支（黑/红/蓝/绿）、A4纸50张、瓶装水30瓶、签到表2份等。

阶段二：现场布置（会前1-2小时）

场地基础布置

场地组根据会议类型调整桌椅布局：

圆桌式：适合讨论型会议，促进互动；

课桌式：适合培训/汇报型会议，方便记录；

会议式：适合正式会议，主席台与听众席分离。

按清单摆放物资：资料袋（含议程、笔、笔记本）置于座位右上方，瓶装水统一放在桌侧，茶歇区（若有）提前布置在会议室角落，不影响主会场通行。

设备调试与检查

技术组提前30分钟到场，开启投影仪、音响、麦克风，测试PPT播放、声音音量、网络连接（如需线上会议），保证画面清晰、无杂音。

场地组检查白板板面是否清洁、白板笔是否可用，空调温度调至适宜（22-24℃），灯光根据会议需求调整（如汇报时调亮主灯，讨论时调亮辅助灯）。

会务服务准备

会务组提前15分钟到位，在会议室入口处放置签到台、签到表、指示牌（如“3号会议室直行”），引导参会人员签到、就座，主动引导特殊需求人员（如长者）至预留座位。

阶段三：会议执行（会议期间）

流程把控

总协调人全程在场，按会议议程推进各环节，控制每项任务时间（如发言时长、讨论时间），避免超时。

会务组负责记录会议要点（可安排专人手写或电子记录），及时补充会议中消耗的物资（如白板笔、纸张）。

服务保障

会务组保持安静，避免在会场内随意走动或交谈；茶歇时间及时补充茶点、饮品，清理桌面杂物。

技术组全程值守，若设备突发故障，5分钟内到场处理，无法立即解决的需启用备用方案（如切换备用电脑、临时调整会议形式）。

阶段四：会后收尾（会议结束后30分钟内）

场地清理与物资回收

场地组负责恢复会议室原状：桌椅归位、设备关闭（投影仪、音响、空调）、垃圾清理（分类投放至指定垃圾桶）、物资清点（未使用的资料、文具等回收存放）。

会务组整理会议记录，24内内提交至总协调人审核，并按需求分发至参会人员或存档。

流程复盘与反馈

总协调人在会议结束后1天内组织简短复盘会，各组反馈执行中的问题（如物资遗漏、设备故障等），记录改进建议，更新《会议管理流程优化清单》，为后续会议提供参考。

三、分工与布置任务跟踪表

任务模块

具体任务

负责人

完成时限

所需物资/资源

备注（特殊要求）

会议筹备

确认会议基本信息（主题、时间等）

*经理

会前3天

—

需需求方签字确认

制定分工方案

*经理

会前2天

分工明细表

明确各模块权责

场地与物资

会议室预订与桌椅布局设计

*助理

会前1天

会议室使用申请表

布局需符合会议类型

物资准备（资料、文具等）

*助理

会前1天

物资清单、采购预算

资料需提前打印装袋

设备调试

投影、音响、网络测试

*技术员

会前1小时

投影仪、电脑、麦克风

需测试PPT播放与音量

会务服务

签到引导与座位安排

*专员

会前15分钟

签到表、指示牌、座位图

预留VIP/特殊需求座位

茶歇服务（若有）

*专员

会议中场休息前30分钟

茶点、饮品、纸巾

按参会人数准备，预留10%余量

会议执行

流程把控与时间管理

*经理

会议全程

会议议程表、计时器

严格控制各环节时间

会议记录与要点整理

*专员

会议结束后1小时内

笔记本、录音设备（需提前告知）

记录需准确，重点突出

会后收尾

场地清理与设备归位

*助理

会议结束后30分钟内

垃圾袋、设备关闭检查表

保证无遗漏、无损坏

会议复盘与反馈收集

*经理

会后1天内

复盘会议纪要、优化清单

邀请各组参与，记录改进点

四、关键执行要点提醒

提前沟通，避