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会议策划与执行记录管理工具

一、适用场景与对象

本工具适用于各类会议的全程管理，包括但不限于企业内部战略会、部门协调会、项目推进会，以及外部客户对接会、行业研讨会等。主要使用对象为会议组织者（如行政专员、项目负责人）、会议主持人、参会人员及会议记录人，旨在通过标准化流程保证会议高效策划、有序执行及有效复盘，避免信息遗漏、责任不清或执行偏差。

二、全流程操作指南

（一）会议策划阶段：明确目标与资源

需求收集与目标确认

与会议发起人（如部门主管、项目负责人*）沟通，明确会议核心目标（如决策事项、信息同步、问题解决）、预期成果及参会范围（部门/层级/外部嘉宾）。

确认会议类型（定期例会/临时会议/线下/线上），收集参会人员基础信息（姓名、职务、联系方式）。

方案制定与审批

制定会议方案，内容包括：会议主题、时间、地点（线上需注明平台及）、议程（含各环节时长）、参会人员名单、主持人及记录人分工、物资需求（如投影仪、麦克风、会议资料、茶歇等）。

提交方案至相关负责人*审批，根据反馈调整细节（如议程顺序、资源预算），最终确定方案。

资源协调与通知发布

预订会议室（或线上平台测试），确认设备可用性；准备并打印会议资料（如议程表、议题背景材料、签到表等）。

提前3-5个工作日发送会议通知（通过邮件/企业/系统群发），包含会议主题、时间、地点/、议程、参会人员及准备要求（如需携带资料、提前阅读材料），并附会议组织人联系方式。

（二）会议执行阶段：过程管控与记录

会前准备

会议组织人提前30分钟到场，检查设备（投影、音响、网络）、物资摆放及签到表；线上会议提前测试平台功能，保证参会人员可顺利接入。

参会人员凭通知要求签到（线上会议通过签到或群内接龙），记录人核对参会人员到会情况，及时反馈给主持人。

会中执行

主持人按议程主持会议，控制各环节时长，保证会议聚焦目标；引导参会人员围绕议题发言，避免偏离主题或重复讨论。

记录人实时记录关键信息：各议题讨论要点、决策事项（明确责任人、完成时限）、待办事项、未解决问题及后续行动计划，同步标注“紧急”“重要”优先级。

遇争议问题或议程超时，主持人需及时协调，必要时启动临时表决或调整议程，避免会议拖延。

异常处理

若重要参会人员临时缺席，由主持人确认是否调整议程或安排后续补充沟通；若设备故障，立即启用备用设备或切换为线上/线下混合模式。

（三）会议后阶段：总结归档与跟进

资料整理与分发

会议结束后24小时内，记录人整理会议纪要，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人员）、议程执行情况、各议题讨论摘要、决策清单、待办事项（含责任人、截止日期）、未解决问题及下一步计划。

纪要经主持人审核无误后，于48小时内发送至所有参会人员及相关部门，并附会议资料（如演示文稿、调研数据等）。

待办跟进与复盘

会议组织人建立待办事项跟踪表，每周更新各责任人任务进展，对逾期未完成的及时提醒（提前2天预警）。

重要会议（如战略会、项目推进会）需在会后1周内组织复盘会，总结会议成效（目标达成率、执行效率）、存在问题（如议程设置不合理、沟通不畅）及改进措施，形成《会议复盘报告》存档。

资料归档

将会议通知、议程、签到表、会议纪要、待办跟踪表、复盘报告等资料分类归档（按年度/会议类型/项目名称），保存期限不少于1年，便于后续查阅或审计。

三、核心工具表单

表1：会议策划方案表

项目

内容

会议主题

会议类型

□例会□临时会议□线下□线上□混合

时间

年月日时分至时分（时区：______）

地点/平台

线下：会议室______；线上：平台______，______，会议号______

参会人员

（列表：姓名、职务、部门/单位，外部嘉宾需注明单位）

主持人

姓名：______，职务：______

记录人

姓名：______，职务：______

议程安排

序号

1

2

物资与预算

设备：投影仪、麦克风、白板等；资料：打印_份；茶歇：_（预算：____元）

审批意见

部门负责人签字：______日期：______

表2：会议执行记录表

会议基本信息

主题：______时间：______地点/平台：______参会人员：______（实到______人，缺席______人及原因：______）

议程执行情况

序号

1

2

决策事项

序号

1

2

待办事项

序号

1

2

异常记录

（如设备故障、争议问题、议程调整等，说明处理方式及结果）

记录人签字

______

主持人审核

______

表3：会议待办跟踪表

待办事项ID

任务描述

会议来源（日期/主题）

责任人

配合部门

截止日期

优先级

当前进度

更新日期

备注（如延迟原因/完成情况）001002

四、关键使用提醒

信息准确