会议计划与执行的标准化模板.docVIP

会议计划与执行标准化工具模板

一、适用场景说明

二、标准化操作流程

（一）会前筹备阶段

明确会议目标与主题

根据业务需求确定会议核心目标（如信息同步、问题决策、方案研讨等），提炼简洁明确的会议主题，避免主题模糊导致讨论偏离方向。

示例：主题为“Q3产品迭代进度协调会”，目标为“明确各模块开发节点，解决跨部门资源冲突”。

确定会议基本信息

设定会议时间：优先选择参会人均有空闲的时段，重要会议需提前3-5天确认；

设定会议地点：优先选择会议室，线上会议需提前测试平台稳定性（如腾讯会议、Zoom等）；

估算会议时长：根据议程复杂度合理分配（例会建议控制在1小时内，专题会不超过2小时）。

筛选参会人员与分工

必邀人员：与会议目标直接相关的决策者、执行者（如项目负责人、部门负责人）；

可选人员：需提供信息或建议的支撑人员（如数据分析师、技术专员）；

明确分工：指定会议主持人（控场、引导议程）、记录人（整理纪要、跟踪行动项）、材料准备人（提前分发议程、背景资料）。

制定会议议程与准备材料

议程设计：按“开场-议题讨论-总结-下一步”逻辑排序，每个议题明确讨论时长和负责人；

材料准备：提前1-2天将议程、背景资料、数据报表等发送给参会人，要求提前熟悉内容，提高会议效率。

（二）会中管理阶段

会议开场与目标重申

主持人准时开场，确认参会人员到齐情况（迟到者需简要说明原因）；

重申会议目标、主题及议程规则（如发言紧扣议题、控制单次发言时长3-5分钟）。

按议程推进讨论

逐项引导议题讨论，避免跑题或争论偏离核心；

对关键问题及时梳理分歧，组织集中讨论或分组讨论（如涉及多部门交叉问题）；

重要决议需当场确认（如“是否同意此方案？”），避免模糊表述。

记录关键信息与行动项

记录人需实时记录：讨论要点、不同意见、最终决议、行动项（包含任务描述、责任人、截止日期）；

示例：行动项“完成用户反馈数据整理，责任人：*小明，截止日期：2023-10-15，备注：需包含高优先级问题分类”。

会议总结与后续安排

主持人总结会议成果：回顾决议内容、明确行动项责任人及时间节点；

确认下次会议时间（如需）或材料提交方式，宣布散会。

（三）会后跟进阶段

整理与分发会议纪要

会议结束后24小时内，记录人整理纪要，内容需包含：会议基本信息、议程要点、决议清单、行动项跟踪表；

纪要通过主持人审核后，在1个工作日内发送给所有参会人及相关方，并抄送存档。

行动项跟踪与反馈

责任人需按截止日期完成行动项，提前1天向记录人反馈进度；

记录人每周更新行动项状态（进行中/已完成/延期），在下次会议前3天同步给参会人。

会议材料归档

将会议纪要、行动项跟踪表、演示材料等统一整理归档（建议按“年份-月份-会议主题”命名），便于后续查阅。

三、核心模板清单

模板1：会议计划表

字段

填写说明

示例

会议主题

简洁明确，包含核心内容

Q3产品迭代进度协调会

会议时间

具体到日期、开始-结束时间

2023-10-1014:00-15:30

会议地点/形式

线下会议室或线上平台

总部3楼会议室/腾讯会议（会议号：X）

主持人

负责控场和议程推进

*张经理

记录人

负责记录和纪要整理

*李秘书

必邀参会人

列出姓名+部门+职务

王工（研发部/主管）、刘经理（市场部/经理）

可选参会人

列出姓名+部门+职务

*赵专员（数据部/专员）

会议议程

按顺序列出议题+负责人+预计时长

1.各模块进度汇报（*王工，30分钟）2.资源冲突讨论（全体，20分钟）

会前材料

列出需提前准备的文件名称

产品需求文档V3.0、Q3进度报表

会议目标

明确本次会议需达成的成果

明确各模块开发节点，解决资源冲突

模板2：会议签到表

序号

姓名

部门

职务

联系方式

签到时间

备注

1

*张经理

市场部

经理

13:55

-

2

*王工

研发部

主管

1395678

14:00

提前10分钟到场

3

*刘经理

运营部

经理

1379012

14:05

迟到5分钟

模板3：会议纪要模板

会议基本信息

主题：Q3产品迭代进度协调会

时间：2023-10-1014:00-15:30

地点：总部3楼会议室

主持人：*张经理

记录人：*李秘书

参会人员：王工（研发部）、刘经理（运营部）、*赵专员（数据部）

议程要点与讨论内容

各模块进度汇报（负责人：*王工）

前端开发：已完成80%，剩余UI优化（*王工负责，10月12日前完成）；

后端接口：已完成90%，需测试联调（*李工负责，10月14日前完成）。

资源冲突讨论（全体）

争议点：研发部2名工程师需同时支持A、B项目，人力不足；

决议：从项目组临时抽调1名实习生协助文档整理，*王工协调工程师优先级。

决议清单

确认Q3产品迭代时间为10月20日上线；

研发部10月14日前完成所