文档归档与信息资料管理制度模板.docVIP

文档归档与信息资料管理制度模板

一、适用范围与场景描述

本制度适用于各类企业、事业单位及社会团体（以下简称“组织”）内部各类文档与信息资料的规范化管理，涵盖行政、人事、财务、业务、项目等全领域资料。具体场景包括：日常办公文件与存储、项目全过程资料留存、历史档案查阅与追溯、离职人员资料交接、合规审计资料备查等。通过统一管理，保证文档资料的完整性、安全性、可用性，支持组织高效运营与风险防控。

二、文档全生命周期管理流程

（一）文档创建与分类

文档创建规范

文档标题应简明扼要，准确反映内容主题，如“2024年Q1销售计划”“项目可行性研究报告”。

文档内容需逻辑清晰、数据准确，涉及重要决策、合同、方案的文档需经相关负责人审核签字确认。

文档格式统一为组织标准模板（如Word、Excel、PDF等），特殊格式需在文档中注明原因。

文档分类标准

按业务属性将文档分为一级类别，再按细分职能划分二级类别，示例

一级类别：行政类、人事类、财务类、业务类、项目类、法务类、档案类。

二级类别（示例）：

行政类：制度文件、会议纪要、办公用品管理、固定资产登记；

人事类：招聘资料、劳动合同、员工培训记录、绩效考核档案；

项目类：立项申请、可行性研究报告、项目进度计划、验收报告。

（二）文档归档与存储

归档责任划分

文档形成部门为归档责任主体，指定专人（如部门文秘）负责本部门文档的收集、整理与提交。

档案管理部门（如综合管理部）负责对接收的文档进行审核、登记与统一存储。

归档操作步骤

步骤1：收集整理

责任部门在文档形成后3个工作日内，对文档进行分类排序，去除重复、无关内容，保证文档完整（如会议纪需附参会人员签到表，合同需附双方盖章页）。

步骤2：填写归档清单

按模板填写《归档登记管理表》（见第三部分），注明文档名称、编号、形成日期、页数、密级、保管期限等信息，经部门负责人张经理审核签字。

步骤3：提交与审核

将整理好的文档及归档清单提交至档案管理部门，档案管理员李专员在2个工作日内审核文档完整性、分类准确性，对不符合要求的退回责任部门重新整理。

步骤4：入库存储

审核通过后，档案管理部门按“一级类别-二级类别-年份-月份”规则存储文档，电子文档至组织指定的文档管理系统（如OA系统），纸质文档存入符合标准的档案柜（防火、防潮、防虫），并粘贴标签标注存储位置。

（三）文档保管与维护

保管期限设定

根据文档价值与法规要求设定保管期限，参考标准：

永久保存：组织章程、年度经营报告、重大决策文件、土地权证等；

长期保存（10-30年）：合同协议、财务凭证、项目验收报告、员工人事档案等；

短期保存（1-10年）：日常通知、会议纪要、临时性申请表等。

保管措施

电子文档：定期（每季度）备份至异地服务器，防止数据丢失；设置访问权限，仅授权人员可查阅或修改；定期（每半年）检查文档完整性，损坏文件及时修复。

纸质文档：存储环境保持温度18-22℃、湿度45-60%，定期通风除尘；档案柜上锁，钥匙由档案管理员专人保管；建立《档案温湿度记录表》，每日记录并签字确认。

（四）文档查阅与借阅

查阅权限管理

普通文档：员工因工作需要可查阅本部门文档，跨部门查阅需经本部门负责人王主管同意。

涉密文档（如财务数据、未公开合同）：需经分管领导赵总审批，档案管理员全程陪同查阅。

借阅操作流程

借阅人填写《借阅申请与审批表》（见第三部分），注明借阅文档名称、用途、借阅期限（一般不超过5个工作日），按权限逐级审批。

审批通过后，档案管理员登记借阅信息，借阅人签字确认；涉密文档原则上不借出，确需借出的需经总经理陈总特批，并由借阅人随身保管。

借阅期限届满，借阅人需及时归还，档案管理员检查文档完整性；如需续借，需在到期前1个工作日重新申请，续借不超过3个工作日。

（五）文档销毁与移交

销毁条件

保管期限届满且无继续保存价值的文档；

失去使用价值且无历史参考意义的重复文档、草稿文件（需经部门负责人确认）。

销毁流程

档案管理部门每半年梳理一次到期文档，编制《销毁清单》，经档案管理员李专员、档案部门负责人刘经理、分管领导赵总三级审批。

销毁时需由2人以上（含档案管理员、监销人孙专员）共同在场，采用碎纸机销毁纸质文档，电子文档彻底删除（防止数据恢复），并在《销毁清单》上签字确认，记录销毁日期、方式。

三、管理模板表格

（一）文档分类参考表

一级类别

二级类别

示例文档名称

保管期限

行政类

制度文件

《员工考勤管理制度》

长期(10年)

行政类

会议纪要

2024年Q1办公例会纪要

短期(5年)

人事类

劳动合同

-劳动合同（2020-2023）

长期(30年)

项目类

立项申请

“智慧办公系统”项目立项申请报告

长期(15年)

财务类

财务凭证

2023年12月费用报销凭证汇总表

长期(10年)

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