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会议策划与执行一体化模板

一、适用场景与价值

二、全流程操作指南

（一）第一步：明确会议核心要素——定方向

操作要点：清晰定义会议的“5W1H”，保证所有参与者对会议目标、范围、形式达成共识。

背景与目标：明确会议召开的背景（如“解决项目跨部门协作瓶颈”“传达Q3战略调整”）和核心目标（需符合SMART原则，如“3小时内达成项目落地方案，明确责任人与时间节点”）。

参会人员：区分“必须参会”（决策层、执行负责人）、“建议参会”（相关支持部门）、“列席人员”（实习生、观察员），避免无关人员参会导致效率低下。

时间与时长：根据会议目标确定时长（如战略研讨会建议4-6小时，日常协调会建议1-2小时），避开节假日或公司业务高峰期（如月初/月末结账周）。

地点与形式：优先确认线下场地（需提前考察会议室容量、设备、交通），或线上会议（选择稳定平台，如腾讯会议、Zoom，提前测试功能）。

输出成果：明确会议需产出的具体交付物（如《会议决议表》《行动计划清单》《会议纪要》），避免“为开会而开会”。

（二）第二步：组建团队与分工——明责任

操作要点：根据会议规模组建专项小组，明确角色与职责，避免责任交叉或遗漏。

总负责人（*总）：统筹会议整体推进，对最终效果负责；审批预算、方案，协调跨部门资源。

策划组（*经理牵头）：负责会议方案设计（议程、流程、互动环节）、嘉宾邀请（外部会议）、内容准备（PPT、讲稿、案例材料）。

执行组（*主管牵头）：负责场地布置、物料准备、设备调试、签到引导、现场控场（如提醒时间、控制发言顺序）。

后勤组（*专员牵头）：负责预算管理、费用报销、餐饮安排（如需）、交通住宿（如外部嘉宾）、应急物资准备（备用麦克风、投影仪、急救包等）。

记录组（*助理牵头）：负责会议全程记录（文字、音频/视频）、整理纪要、跟踪决议事项落实。

（三）第三步：制定详细方案——列清单

操作要点：将会议目标拆解为可执行的任务清单，形成《会议策划方案》，保证“事事有人管，件件有落地”。

会议议程设计：按“开场（目标说明）→核心议题（分模块讨论，每模块设置时间节点）→总结（共识输出、行动确认）”的逻辑设计，预留10%-15%的弹性时间（如QA环节）。示例：

时间

环节

内容说明

负责人

09:00-09:10

开场致辞

*总说明会议目标与议程

*总

09:10-10:00

议题一：项目进展汇报

各负责人汇报现状，问题聚焦

*经理

10:00-10:10

茶歇

互动交流，避免疲劳

后勤组

10:10-11:30

议题二：方案研讨

分组讨论（按部门/职能），汇报

策划组

11:30-12:00

总结与决议

明确行动项、责任人、时间节点

*总

物料与设备清单：列出所需物料（如签到表、会议手册、笔、纸、横幅、桌牌）、设备（投影仪、麦克风、音响、翻页笔、摄像头、网络测试工具），标注数量、准备人、完成时间。

预算规划：按“场地费、物料费、餐饮费（如需）、嘉宾费用（如需）、设备租赁费、应急备用金（总预算10%）”分类编制，明确每项预算上限及审批流程。

应急预案：针对可能的风险（如设备故障、嘉宾临时缺席、人数超员、突发疾病）制定应对措施，例如：①设备故障：提前准备备用设备，联系IT支持人员现场待命；②嘉宾缺席：提前准备替代议题或录播视频；③人数超员：协调备用会议室，线上同步直播。

（四）第四步：执行筹备——抓落地

操作要点：按照《会议策划方案》推进各项准备工作，关键节点确认，保证“零差错”。

会前3-5天：发送会议通知（含议程、时间、地点、参会须知、需提前准备的材料），通过邮件+企业/钉钉双渠道提醒，重要会议电话确认参会人员；确认场地布置方案（如桌型：圆桌适合讨论课桌型适合汇报）、物料到位情况（打印签到表、制作桌牌）。

会前1天：设备联调（测试投影、麦克风、网络、直播功能）；与场地对接（确认开门时间、茶歇摆放、指引标识）；后勤组确认餐饮数量（按参会人数+10%备用）、住宿安排（如外部嘉宾）；记录组准备会议记录模板（如决议表、签到表）。

会前2小时：执行组到场布置场地（摆放桌椅、物料、设备）；后勤组检查应急物资；总负责人召开简短碰头会，确认各环节负责人到位情况，明确现场沟通机制（如用群同步临时变动）。

（五）第五步：会中执行——控节奏

操作要点：围绕议程目标，保证会议有序、高效，重点把控时间、互动、决策三个环节。

开场环节（5-10分钟）：总负责人重申会议目标、议程及时长要求，强调纪律（如手机静音、发言简明扼要）。

核心环节（按议程推进）：策划组引导议题讨论，避免偏离主题；执行组严格控制各环节时间（提前5分钟提醒发言人）；记录组实时记录关键信息（决策点、分歧意见、行动项）。

互动与应急：设置QA环节时，引导参会人员提问聚焦核心问题；遇突发情况（如设备故障），执行组立即启用