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采购合同审核流程模板

一、适用范围与业务场景

二、审核流程操作步骤详解

步骤1：合同发起与资料提交

责任主体：采购专员*采购人

操作说明：

采购部门根据采购需求完成合同初稿拟定，明确合同双方主体信息（供应商名称、统一社会信用代码、地址等）、采购标的物（名称、规格、型号、数量、质量标准）、价格条款（单价、总价、计价方式、币种）、交付条款（时间、地点、方式）、验收标准、付款条件、违约责任、争议解决方式等核心内容。

整理并提交以下资料至采购部门负责人：

①合同草案（需加盖采购部门预审章）；

②供应商资质文件（营业执照、相关行业资质证书复印件等，加盖供应商公章）；

③采购需求审批单（经需求部门确认的采购申请）；

④比价/议价记录（如涉及招标、询价，需附招标文件、报价单等）；

⑤其他补充材料（如技术附件、服务承诺等）。

输出成果：《合同资料提交清单》（含资料完整性核对）。

步骤2：采购部门前置审核

责任主体：采购部门负责人*采购经理

审核重点：

合同主体：供应商资质是否在有效期内，是否具备履约能力（如生产许可、经营资质等）；

标的物与需求一致性：合同约定的标的物名称、规格、数量、质量标准是否与采购需求审批单一致；

价格条款：价格是否符合企业采购预算，是否低于市场公允价格（需附比价依据）；

交付与验收条款：交付时间是否满足生产/运营需求，验收标准是否明确、可量化；

初步风险识别：是否存在条款模糊、责任不清等潜在风险。

操作说明：审核通过后，在合同草案上签字确认，并流转至法务部门；审核不通过的，退回采购部门修改完善，注明修改意见。

输出成果：审核通过的合同草案（采购部门签字版）或《合同修改意见单》。

步骤3：法务部门合规审查

责任主体：法务专员*法务人员

审核重点：

合同主体合法性：供应商是否为依法设立的企业，法定代表人/授权代表签字是否真实有效；

条款合法性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款；

权责对等性：双方权利义务是否明确，违约责任是否合理、对等（如违约金比例是否过高）；

知识产权与保密条款：涉及技术或服务的合同，需明确知识产权归属、保密义务及期限；

争议解决方式：约定管辖法院/仲裁机构是否明确、有效（如“由合同签订地人民法院管辖”）。

操作说明：法务部门在2个工作日内完成审查，出具《法务合规审查意见表》，标注“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体修改理由；重大或复杂合同可组织跨部门会审。

输出成果：《法务合规审查意见表》。

步骤4：财务部门资金与条款审核

责任主体：财务专员*财务人员

审核重点：

金额与预算：合同总金额是否在采购预算范围内，超预算部分是否履行审批程序；

付款方式：付款条件（如预付款、进度款、尾款比例及支付节点）是否符合企业财务制度，是否存在资金风险；

税费条款：是否明确税费承担方（如“含税价/不含税价”“开具增值税专用发票”等）；

财务相关条款：如质保金比例（通常为5%-10%）、质保期时长、违约金是否可在货款中直接抵扣等。

操作说明：财务部门结合企业财务制度审核，1个工作日内反馈意见，重点关注资金支付安全与成本控制。

输出成果：《财务审核意见表》。

步骤5：管理层最终审批

责任主体：分管副总/总经理*审批人

审批权限：

金额≤10万元：采购部门负责人、法务、财务审核通过后，由分管副总审批；

金额＞10万元：需经总经理审批，重大合同（如金额＞50万元或战略采购合同）需提交总经理办公会集体审议。

审核重点：

合同整体风险：综合评估履约风险、对企业经营的影响及战略匹配度；

成本效益：采购成本是否合理，是否优于历史采购价格或市场平均水平；

审批流程完整性：前序各部门审核意见是否均已落实，资料是否齐全。

操作说明：审批人在1个工作日内完成审批，签署《合同审批单》；审批通过的，进入合同签署环节；审批不通过的，退回采购部门并说明理由。

输出成果：《合同审批单》（最终审批版）。

步骤6：合同签署与归档

责任主体：采购专员采购人、行政部档案管理员

操作说明：

签署：采购部门根据审批通过的合同文本，安排双方法定代表人或授权代表签字，并加盖企业合同专用章及供应商公章（骑缝章）；

分发：签署后，原件至少一式两份（企业与供应商各执一份），采购部门留存扫描件并分发至财务部、需求部门；

归档：行政部在合同签署后3个工作日内，将合同原件、审批资料、附件等整理归档，建立《合同管理台账》，记录合同编号、签署日期、标的、金额、履行期限等信息。

输出成果：签署生效的合同原件、《合同管理台账》。

三、采购合同审核表模板

合同基本信息

合同编号

（按企业合同管理规定填写，如“CG-2024-X”）

合同名称

（如“原材料采购合同”“设备采购合同”）

采购部门

供应商名称

供应商统一社会信用代码

合同标的物