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电子设备库存管理操作标准

一、目的与范围

为规范公司电子设备的库存管理流程，确保资产安全、数据准确、周转高效，满足公司运营对电子设备的合理需求，特制定本标准。本标准适用于公司内部所有电子设备（包括但不限于计算机、服务器、网络设备、移动终端、办公自动化设备等）的入库、存储、保管、出库、盘点及相关信息记录等管理活动。公司各部门及所有涉及电子设备库存操作的人员均须遵守本标准。

二、术语定义

1.电子设备：指由电子元器件构成，具有独立功能，用于数据处理、通信、办公、生产等各类电子装置。

2.库存：指公司拥有或管理的，处于存储状态或等待领用的电子设备。

3.入库：电子设备进入库存管理环节的过程。

4.出库：电子设备从库存管理环节交付给使用部门或外部单位的过程。

5.盘点：对库存电子设备的实际数量、状况与记录进行核对的过程。

6.库存异动：指除正常入库、出库外，导致库存数量或状态发生变化的其他情况，如维修、报废、调拨等。

三、库存管理基本原则

1.准确性原则：库存记录必须真实、准确反映电子设备的实际数量、型号规格、状态及存放位置。

2.安全性原则：采取有效措施保障库存电子设备的物理安全，防止损坏、丢失、被盗及环境因素造成的损害。

3.效率性原则：优化库存管理流程，提高入库、出库及盘点等操作的效率，确保电子设备的及时供应与合理周转。

4.可追溯性原则：对电子设备的入库、出库、转移、维修、报废等全过程进行记录，确保每台设备的流转轨迹清晰可查。

四、入库管理

1.到货接收：采购部门或相关责任人应在电子设备到货后，及时通知库存管理部门（或库管员）。库管员会同采购人员（或使用部门代表）共同对到货设备进行接收。

2.验收检查：

*外包装检查：检查包装是否完好无损，有无挤压、水浸、破损等迹象。如有异常，应立即拍照记录，并通知采购部门及供应商处理。

*数量核对：对照送货单、采购订单，核对到货设备的型号、规格、数量是否一致。

*外观及配件检查：打开包装，检查设备外观有无明显划痕、变形、磕碰等物理损伤；核对随机配件、说明书、保修卡、驱动光盘等是否齐全。

*通电测试（必要时）：对于关键或高价值设备，可进行简单的通电开机测试，确认设备基本功能正常。

3.入库登记：验收合格后，库管员应及时在库存管理系统（或台账）中进行入库登记，详细记录设备名称、型号规格、序列号（SN）、采购日期、供应商、数量、单价、总价、存放位置、状态（如新、refurbished等）等信息，并为每台设备分配唯一的资产标签（如有）。

4.资料归档：将采购合同复印件、送货单、验收单、设备说明书、保修卡等相关资料整理归档，妥善保管。

五、存储与保管

1.存储环境：

*库房应保持干燥、通风、清洁，避免阳光直射、高温、潮湿、粉尘、腐蚀性气体及强磁场干扰。

*适宜温度一般控制在摄氏15-30度，相对湿度控制在40%-65%。

2.存放规范：

*电子设备应分类、分区存放，如按设备类型（计算机、打印机、服务器等）或使用部门划分区域。

*设备应放置在稳固的货架上，避免直接放置于地面。货架应承重合理，排列整齐，通道畅通。

*不同型号、规格的设备应分开存放，并在货架或货位上张贴清晰的标识，注明设备名称、型号、数量、入库日期等信息。

*对于精密或易损设备，应使用原包装或专用保护箱存放。

*电池等特殊配件应按照其特性单独存放，注意防潮、防高温，避免短路。

3.安全防护：

*库房应配备必要的消防器材，并确保其完好有效。库管员应熟悉消防器材的使用方法。

*库房应采取必要的防盗措施，如安装门锁、监控设备等。非库管人员未经许可不得进入库房。

*定期检查存储设备的状况，发现异常及时处理。

六、出库管理

1.出库申请与审批：领用部门需填写《电子设备领用申请单》，注明领用设备名称、型号规格、数量、用途、领用人等信息，并按公司规定流程报请相关负责人审批。

2.出库核对：库管员根据审批有效的《领用申请单》，在库存管理系统中查询相应设备信息，确认库存充足。然后按单拣货，核对设备型号、规格、序列号等信息是否与申请一致。

3.出库登记：核对无误后，库管员在库存管理系统中进行出库操作，更新库存数量及设备状态，并由领用人在出库记录上签字确认。

4.交接：库管员将设备及相关资料（如必要的说明书、驱动程序等）当面交给领用人，双方确认设备外观及配件完好。

5.特殊出库：如设备外借、维修出库等，需参照出库流程办理，并明确归还期限及责任。

七、库存异动管理

1.设备维修：设备在使用过程中发生故障需要维修时，使用部门应填写《设备维修申请单》，经审批后，将故障设备交回库存管理部门。库