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内部资料管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本单位（本机构）内部资料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、使用、销毁及保密全流程管理，保障内部资料的真实性、完整性、安全性和可追溯性，防范资料泄露、损毁、丢失等风险，提高资料利用效率，支撑各项工作有序开展，保护本单位（本机构）合法权益和核心利益，依据国家相关法律法规、行业规范及本单位（本机构）内部管理制度，结合实际情况，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于本单位（本机构）所有内部资料的全生命周期管理，涵盖各类纸质资料、电子资料、声像资料、实物资料等，包括但不限于：公文、会议纪要、决策文件、经营管理资料、财务资料、人事资料、研发技术资料、客户资料、合规审计资料、档案资料及其他涉及本单位（本机构）核心信息、内部事务的各类资料。

本办法适用于本单位（本机构）各相关部门、下属机构、全体工作人员，以及参与内部资料管理、使用、借阅的合作单位（如有）、外来人员（如有）。全体工作人员均有义务遵守本办法规定，履行资料管理和保密职责。

第三条基本原则

内部资料管理应当遵循统一管理、分级负责、全程管控、安全保密、便捷利用、权责清晰的原则，兼顾资料管理规范性与使用高效性，实现内部资料的规范化、标准化、安全化管理。

（一）统一管理原则：建立“统一领导、集中管控、分工协作”的资料管理体系，明确资料管理牵头部门，对各类内部资料实行统一标准、统一流程、统一归档、统一保管，避免资料分散管理、杂乱无序；

（二）分级负责原则：根据资料的重要程度、保密等级，划分不同管理级别，明确各部门、各岗位的资料管理职责，牵头部门负责统筹管控，各业务部门负责本部门产生资料的收集、整理、初审，工作人员对本人经手的资料负责；

（三）全程管控原则：对内部资料从产生、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、使用到销毁的全生命周期进行管控，确保每个环节可追溯、可核查，杜绝资料管理漏洞；

（四）安全保密原则：将保密要求贯穿资料管理全流程，根据资料保密等级采取相应的保密措施，防范资料泄露、篡改、损毁、丢失，保护本单位（本机构）核心信息和商业秘密、工作秘密；

（五）便捷利用原则：在符合保密规定、履行审批手续的前提下，优化资料查阅、借阅、使用流程，简化手续，为各部门、工作人员开展工作提供便捷的资料支撑，提高资料利用效率；

（六）权责清晰原则：明确各部门、各岗位及工作人员在资料管理中的职责权限，做到权责对等、失职追责，确保资料管理各项工作落实到位，出现问题可追溯、可追责。

第四条管理职责

建立健全内部资料管理责任制，明确资料管理牵头部门、各业务部门、相关岗位及工作人员的职责，协同做好内部资料各项管理工作，形成“牵头统筹、部门联动、全员参与”的管理格局。

（一）资料管理牵头部门（以下简称“牵头部门”）：作为内部资料管理的统筹协调和日常管理部门，负责制定完善内部资料管理相关制度、标准和流程；统筹各类内部资料的集中归档、统一保管、规范销毁；负责资料管理系统（如有）的建设、维护和升级；监督检查各部门资料管理工作落实情况；协调解决资料管理中的重大问题；负责资料管理人员的培训和管理；

（二）各业务部门：负责本部门工作中产生的各类内部资料的收集、整理、分类、初审，按照规定时间和标准移交牵头部门归档；负责本部门内部资料的日常管理，规范本部门资料查阅、借阅、使用流程；落实本部门资料保密责任，排查本部门资料管理风险；配合牵头部门开展资料管理检查和整改工作；

（三）资料管理人员：负责内部资料的接收、整理、归档、编号、保管、清点、维护等具体工作；严格执行资料查阅、借阅、使用、销毁流程，做好相关记录；负责资料保管场所、保管设施的维护，防范资料损毁、丢失、泄露；及时向牵头部门反馈资料管理中出现的问题；

（四）全体工作人员：负责本人经手、产生的内部资料的收集、整理和妥善保管，及时移交相关部门归档，不得私自留存、隐匿、销毁应当归档的资料；严格遵守资料查阅、借阅、使用规定，履行审批手续；严格遵守资料保密规定，不得擅自泄露、传播、复制内部资料；发现资料泄露、丢失、损毁等情况，及时上报；

（五）合规管理部门（如有）：负责审核内部资料管理流程的合规性，排查资料管理中的合规风险；监督保密措施的落实情况，查处资料管理中的违规保密行为；

（六）技术保障部门（如有）：负责电子资料、资料管理系统的技术支撑，做好电子资料的备份、加密、防护，防范电子资料泄露、篡改、丢失；负责资料管理相关设备的维护，确保系统稳定运行。

第二章资料分类与保密等级划分

第五条资料分类

为规范资料管理，便于资料检索、利用和保管，对内部资料实行分类管理，根据资料产生来源、业务属性、用途，分为以下类别（可根据本单位实际情况调整）：

（一）公文类资料：包括上级下发公文、本单位印发公文（请示、报告、通知、通报