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采购需求与供应商管理工具模板

一、适用范围与应用场景

本工具模板适用于各类企业（含生产制造、服务、商贸等类型）的采购部门及需求部门，用于规范从采购需求提报到供应商全生命周期管理的标准化流程。具体应用场景包括：

新项目/新业务采购：如企业新产品研发、生产线扩建等项目中的物料或服务采购需求管理；

日常运营采购：如生产原材料、办公用品、IT设备等常规物料的定期采购；

紧急/临时采购：如设备突发故障维修、临时活动物料等需快速响应的采购需求；

供应商合作优化：现有供应商绩效评估、新供应商引入及淘汰决策支持。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求发起与审核

需求提报

需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务计划或实际需求，填写《采购需求申请表》（模板见“核心工具模板清单”），明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途、期望交付时间、预算金额等关键信息。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购部。

需求复核与汇总

采购部收到需求后，重点审核需求的完整性（如规格是否清晰、预算是否符合公司标准）、与现有库存的匹配度（避免重复采购），以及紧急程度的合理性。

对多个部门提出的同类需求进行汇总，形成合并采购需求，以提高采购效率。

需求审批

根据采购金额或物料重要性，按权限分级审批（如金额≤1万元由采购经理审批，1万-5万元由分管副总审批，＞5万元由总经理审批）。

审批通过后，采购部启动供应商寻源流程；审批不通过则退回需求部门修改。

（二）供应商寻源与评估

供应商信息收集

采购部通过公开招标、行业推荐、供应商自荐、历史合作记录等渠道，收集潜在供应商信息，建立《供应商信息库》。

收集内容需包括：供应商名称、主营业务、资质文件（如营业执照、相关行业认证）、联系人、联系方式（仅保留公司固话，避免个人隐私信息）、历史合作案例等。

供应商资格预审

从《供应商信息库》中筛选符合基本资质的供应商，重点审核：

经营范围是否匹配本次采购需求；

是否具备必要的生产/经营许可（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等）；

财务状况（如近3年无严重亏损、无法律纠纷）；

信用记录（如未被列入经营异常名录、严重违法失信企业名单）。

资格预审不通过的供应商终止合作流程。

供应商现场考察/样品测试（可选）

对金额较大或技术要求复杂的采购项目（如大型设备定制），组织需求部门、技术部门共同对供应商进行现场考察，评估其生产规模、技术能力、品控流程等。

需提供样品的采购项目（如原材料、零部件），由需求部门进行样品测试，出具《样品测试报告》，确认是否符合技术标准。

综合评估与选定

采购部组织成立评估小组（成员含采购、需求、技术、财务部门人员），从价格、质量、交期、服务、合作稳定性等维度对供应商进行评分（参考《供应商评估表》）。

评分采用百分制，各维度权重可根据采购类型调整（如质量类采购质量权重可设为40%，价格类采购价格权重可设为50%）。

选取综合得分最高的供应商作为候选供应商，若得分相近（如分差＜5分），可增加商务谈判环节进一步比较。

（三）采购执行与合同签订

询价与比价

对候选供应商进行询价，要求其提供正式报价单（需加盖公章，注明含税/不含税价格、交货期、付款方式等）。

采购部对比至少3家合格供应商的报价，结合《供应商评估表》得分，确定最终合作供应商。

合同拟定与审核

采购部根据谈判结果，拟定《采购合同》，明确双方权利义务，包括：物料/服务名称、规格型号、数量、单价、总金额、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等条款。

合同需经法务部（或指定法务人员）、财务部、需求部门及分管领导审核，保证条款合规、风险可控。

合同签订与执行

审核通过后，由授权代表（如总经理或分管副总）与供应商签订合同，双方各执一份原件，采购部将合同扫描件存档并同步至财务部、需求部门。

采购部向供应商下达《采购订单》，作为交付依据，同时跟踪供应商生产/备货进度。

（四）履约管理与验收

交付跟踪

供应商按合同约定时间交付物料/服务时，需提前通知采购部及需求部门。

采购部核对到货信息（如订单号、数量、批次号）与合同是否一致，确认无误后签收《送货单》。

质量验收

需求部门根据《采购合同》中的质量标准（如国标行标、技术协议、样品标准）对到货物料/服务进行验收，可包括：

外观检查（包装是否完好、标识是否清晰）；

数量清点（与送货单、订单一致）；

功能测试（如抽检送检、现场试运行）。

验收合格后，填写《物料验收单》，需求部门、采购部、供应商（或其送货人）签字确认；验收不合格则出具《不合格品报告》，联系供应商退换货或协商解决方案。

入库与结算

验收合格的物料由仓库办理入库手续，登记《库存台账》，更新库存数据。

财务部根据《采购合同》《物料验收单》《发票》（需