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房地产项目招采合同管理规范指导书

引言

在房地产开发项目的全生命周期中，招采合同管理扮演着至关重要的角色。它不仅直接关系到项目成本的有效控制、工程质量的可靠保障以及项目进度的顺利推进，更与企业的合规经营和整体经济效益紧密相连。本指导书旨在为房地产企业提供一套系统、专业、严谨的招采合同管理规范，以期帮助企业提升合同管理水平，有效防范合同风险，确保项目目标的顺利实现。本指导书适用于企业内所有房地产开发项目的各类采购与工程合同管理活动，相关部门及人员均应严格遵照执行。

一、招采合同管理的基本原则

招采合同管理应始终遵循以下基本原则，这些原则是确保管理工作方向正确、高效有序的基石：

1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须严格遵守国家法律法规、行业规范及企业内部规章制度，确保合同的法律效力。

2.公平公正原则：在合同谈判与签订过程中，应秉持公平公正的态度对待合作方，兼顾合同双方的合法权益，营造健康的合作环境。

3.成本效益原则：在保证质量、工期和服务的前提下，通过科学的招采策略和合同条款设计，追求最佳的性价比，实现项目成本的有效控制。

4.风险控制原则：将风险意识贯穿于合同管理的始终，对合同签订、履行、变更等各环节可能存在的风险进行识别、评估和防范，降低潜在损失。

5.权责清晰原则：明确合同各方的权利与义务，确保条款约定清晰、具体、可操作，避免因权责不清导致纠纷。

6.流程规范原则：严格执行企业规定的招采与合同管理流程，确保各项工作有序开展，提高管理效率。

二、合同事前管理

合同事前管理是合同管理的基础和源头，其质量直接影响后续合同的履行和项目的成败。

2.1需求提报与标准化

*需求明确：项目各部门应根据项目开发计划及实际需要，准确、完整地提报采购需求。需求应包括但不限于：产品或服务的规格型号、技术参数、质量标准、数量、交付时间、交付地点、验收标准等关键要素。

*需求评审：招采部门会同技术、工程、成本等相关部门对提报的需求进行评审，确保需求的合理性、必要性和可行性，避免不必要的浪费或功能不足。

*标准化推广：鼓励采用标准化的产品和服务，推广使用企业统一的需求模板，提高需求提报的效率和准确性，为后续招采和合同标准化奠定基础。

2.2供应商管理

*供应商寻源：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等多种方式广泛寻源，建立多元化的供应商渠道。

*供应商考察与评估：对潜在供应商的资质、生产能力、技术水平、财务状况、履约记录、商业信誉、售后服务能力等进行全面考察和评估。

*合格供应商库建立与动态管理：建立并维护合格供应商库，实施分级分类管理，并根据合作情况进行动态更新和淘汰，确保供应商队伍的优质稳定。

2.3合同范本与标准化条款

*范本制定与更新：企业应组织法律、招采、成本、工程等专业力量，根据不同合同类型（如工程施工合同、材料设备采购合同、咨询服务合同等）制定标准合同范本。范本应结合行业惯例、企业特点和项目需求，并根据法律法规变化及实践经验定期修订更新。

*标准化条款应用：在合同谈判和起草过程中，应优先采用标准合同范本及标准化条款，以提高合同效率，减少重复劳动，并确保合同的合规性和风险可控性。对于非标准条款，需进行特别评审。

2.4合同策划与风险预评估

*招采方式确定：根据采购金额、项目性质、市场情况等因素，按照国家及企业规定，选择合适的招采方式。

*合同结构策划：明确合同标的、价款形式（固定总价、固定单价、可调价格等）、付款方式、履约担保、违约责任等核心条款的初步设想。

*风险识别与应对：在合同签订前，对市场价格波动、政策调整、不可抗力、供应商履约能力等潜在风险进行识别和评估，并制定相应的风险应对措施，在合同条款中予以体现。

三、合同事中管理

合同事中管理主要包括合同谈判、评审、签署等环节，是确保合同质量的关键。

3.1合同谈判与评审

*谈判准备：谈判前应充分了解项目需求、市场行情、供应商情况及合同范本内容，制定谈判策略和底线。

*谈判要点：围绕合同核心条款，如价格、质量标准、工期、付款条件、违约责任、争议解决方式等进行坦诚、专业的谈判，力求达成双方都能接受的协议。

*多级评审：合同文本在正式签署前，必须经过企业内部的多级评审。评审部门通常包括招采、成本、工程、法务等，必要时可邀请外部专家参与。评审内容包括但不限于：条款的完整性、准确性、合规性、公平性、风险点、与项目需求的匹配度等。

*评审记录：对评审过程中提出的意见和修改建议应进行详细记录，并跟踪落实修改情况，形成闭环管理。

3.2合同签署与用印管理

*签署权限：严格按照企业授权体系执行合同签署权限，确保签署人具备合法有效的授权。

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