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2025年建筑施工企业印章管理办法

一、总则

为规范公司印章管理，明确印章刻制、保管、使用、停用及销毁等环节的管理职责与操作流程，有效防范因印章管理不善引发的法律风险与经济损失，保障公司合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理要求，制定本办法。

本办法适用于公司总部、各分支机构、项目部所有印章的管理，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章、发票专用章、部门章及各项目部印章等。

印章管理遵循“统一规制、分级授权、审批使用、责任到人”的原则。任何部门与个人不得违反本办法规定刻制、保管、使用印章。

二、管理职责与分工

公司办公室是公司印章的归口管理部门，负责制定和完善印章管理制度，监督、检查全公司印章管理情况，负责公司级印章（公章、合同专用章等）的刻制、启用、保管、用印审核、停用与销毁等具体工作。

各分支机构、职能部门及项目部负责人为本单位印章管理的第一责任人，负责指定专人作为印章管理员，负责本单位授权范围内印章的日常保管与使用管理，并确保印章管理符合本办法要求。

印章管理员须为公司正式员工，政治可靠，责任心强，遵守保密纪律。其职责包括：安全保管印章、严格执行用印审批程序、规范登记用印记录、定期检查印章状态、及时报告异常情况等。印章管理员发生变动时，须办理书面交接手续。

法务部门负责对重要合同、法律文书等文件的用印进行合法性审查。财务部门负责财务类印章的专业管理要求提出与监督。

三、印章的刻制与启用

印章的刻制必须履行审批程序。因机构设立、业务需要或印章损毁等原因需刻制新印章时，由需求部门提出申请，经部门负责人、分管领导审核后，报公司办公室统一办理。严禁任何部门或个人未经批准私自刻制印章。

公司办公室审核通过后，须凭公司开具的证明文件及相关批准手续，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制完成后，印章的图形、规格、材质等须符合国家及公司相关规定。

新印章刻制完成后，由公司办公室办理登记备案手续，建立印章管理档案，并发布正式的印章启用通知。启用通知应明确印章全称、启用日期、使用范围及保管部门（人员）。旧印章同时作废的，须在启用通知中一并说明。

四、印章的保管

所有印章必须指定专人保管，实行“人离柜锁、班后入库”的安全保管原则。印章应存放于专用保险柜或加锁的牢固抽屉中，不得随意放置。印章管理员请假或出差超过三个工作日的，应经本单位负责人批准，将印章移交指定的临时保管人，并办理书面交接记录。

严禁将印章携带出指定保管场所使用。如因特殊公务确需外出用印的，须填写《印章外出使用申请单》，经用印部门负责人和印章保管部门负责人共同批准，由印章管理员或指定专人全程监护使用，用毕立即归还。外出用印过程须详细记录事由、时间、地点、文件名称及监护情况。

严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同、空白凭证等空白文件上用印。印章管理员有权拒绝不符合规定的用印要求。

五、印章的使用

使用印章必须履行审批登记手续。用印申请人须填写《用印审批单》，注明用印事由、文件名称、份数、使用部门等信息，并附上用印文件原件或副本。

常规性、一般事务性文件用印，由用印部门负责人审批。涉及重大经济利益、法律责任或公司权益的重要文件用印，如重大合同、协议、对外担保、授权委托书等，须在部门负责人审核后，报请分管领导或公司主要领导审批。财务类文件用印须经财务部门负责人审核。

印章管理员须核对《用印审批单》的审批权限是否完整、审批签字是否齐全、用印文件内容与审批事由是否一致。核对无误后，方可用印。用印位置应端正、清晰，骑年盖月（如有日期）。用印后，印章管理员须在《用印登记簿》上详细记录用印日期、文件名称、用印份数、审批人、用印人等信息，《用印审批单》及用印文件复印件（或扫描件）一并归档备查，保存期限不少于五年。

采用电子印章的，其申请、审批、使用、验证等流程应遵循不低于物理印章的管理要求，并符合《中华人民共和国电子签名法》等相关法律规定。电子印章的授权管理与使用审计记录应长期保存。

六、印章的停用、销毁与遗失处理

因机构撤销、名称变更、印章磨损或其他原因需要停用印章时，由印章保管部门提出申请，经审批后，由公司办公室统一发布印章停用通知。停用印章应立即停止使用，并由印章保管部门在收到通知后三个工作日内将印章上交公司办公室。

公司办公室对收回的停用印章应登记造册，妥善保管。停用印章的销毁，由公司办公室会同法务、审计等部门共同鉴定，提出销毁建议，报公司主要领导批准后，由两人以上在场监督销毁，并做好销毁记录。销毁记录永久保存。

印章发生遗失、被盗或抢等情况，印章保管责任人须立即向本单位负责人和公司办公室报告，同时采取公告作废等必要的补救措施。公司办公室接报后应立即向公司领导汇报，并视情况向公安机关报案及向相关业务往来单位发出书面通知，以最大限度降低风险。公司将根据调查结果对相关责