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2026年高合金属材料公司财务档案管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范高合金属材料公司（以下简称“公司”）财务档案管理工作，保障财务档案的完整、安全、可追溯，提高财务档案利用效率，防范财务档案管理风险，依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《企业会计准则》等法律法规及公司财务管理体系要求，结合金属材料行业财务管理特点及公司实际经营情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部及各业务单元所有财务档案的形成、收集、整理、归档、保管、查阅、复制、移交、销毁等全流程管理活动；覆盖公司财务部、档案管理部门、各业务部门涉及财务档案产生和使用的所有人员；公司所有纸质及电子形式的财务档案均需遵守本制度规定。

第三条财务档案定义及范围

本制度所称财务档案，是指公司在财务管理和会计核算活动中形成的具有保存价值的各种形式的会计资料，具体包括：

1.会计凭证类：原始凭证（包括发票、收据、支票存根、银行回单、合同附件、出入库单等）、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；

2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿；

3.财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告（包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表、附注及财务分析报告等）；

4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表及完税凭证、审计报告、验资报告、财务预算及决算资料、财务管理制度文件、财务人员交接清单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

第四条管理原则

1.全程规范原则：财务档案从形成到销毁的全生命周期均需遵循统一的管理规范，确保每一个环节有章可循、有据可查；

2.安全保密原则：建立财务档案保密管理机制，严禁泄露财务档案中的商业秘密、核心经营数据等敏感信息，保障档案物理安全和信息安全；

3.分类管理原则：按照财务档案的类型、形成时间、保管期限等维度分类整理和存放，便于检索和使用；

4.高效利用原则：在符合保密要求的前提下，优化财务档案查阅流程，提升档案利用效率，为公司经营决策、审计核查、税务申报等工作提供支撑；

5.合规留存原则：严格按照法律法规及公司规定的保管期限留存财务档案，不得擅自损毁、丢失、篡改财务档案。

第五条管理职责

1.财务部负责人：作为财务档案管理第一责任人，负责组织落实本制度；审批财务档案归档、查阅、销毁等关键环节的申请；监督财务档案保管状态；协调解决财务档案管理中的重大问题；

2.财务档案管理员：专人负责财务档案的收集、整理、装订、归档、保管工作；建立财务档案台账，记录档案名称、编号、形成时间、保管期限、存放位置等信息；办理档案查阅、复制、移交手续；定期检查档案保管状态，发现问题及时上报；

3.财务核算人员：负责日常会计凭证、账簿、报表等资料的整理和初审，确保资料完整、合规后移交档案管理员；对经手的财务档案真实性、准确性负责；

4.档案管理部门：配合财务部做好财务档案的长期保管工作，提供符合保管要求的档案存放场所；协助财务部开展档案安全检查和销毁工作；

5.各业务部门：妥善保管本部门产生的财务相关原始凭证（如费用报销单、采购发票、销售单据等），及时提交财务部核算；配合财务部开展财务档案核查工作，对涉及本部门的档案信息真实性予以确认。

第二章财务档案的形成与整理

第六条资料收集要求

1.财务核算人员在日常工作中需及时收集各类会计资料，确保资料要素完整：原始凭证需包含日期、金额、签章、业务事由等关键信息；记账凭证需与原始凭证内容一致，摘要清晰、科目使用准确；

2.外部取得的原始凭证（如发票、银行回单、完税凭证等）需确保真实、合法、有效，严禁使用虚假凭证入账；内部自制凭证（如费用报销单、工资表、成本计算单等）需经相关人员签字审批；

3.电子财务资料（如电子发票、电子银行回单、电子报表等）需下载留存原版文件，确保文件可读取、不可篡改，并做好备份。

第七条整理与装订规范

1.会计凭证整理：按月度将记账凭证及所附原始凭证整理成册，去除金属物，按凭证编号顺序排列，填写凭证封面（注明单位名称、凭证所属月份、凭证起止号、册数、装订人、装订日期等），采用线装或热熔装订方式，确保装订牢固、整齐；

2.会计账簿整理：年度终了后，将总账、明细账、日记账等账簿结账后打印成册，核对账簿数据与报表数据一致，填写账簿封面及启用表，由记账人员、审核人员、财务负责人签字确认；

3.财务报告整理：按年度整理月度、季度、年度财务报告，装订成册，封面注明报告期间、编制单位、编制日期，由编制人员、审核人员、财务负责人签字；

4.其他财务资料整理：银行对账单、余额调节表按月整理，纳税申报表按年度整理，审计报告、验资报告等按项目整理，统一编号后装订。

第三章