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2025年建筑施工企业行政公章管理制度

一、总则

为规范公司行政公章的管理与使用，明确相关职责与流程，有效防范法律与经营风险，确保公章使用的合法性、严肃性与安全性，依据国家有关法律法规及公司章程，结合公司实际情况，特制定本制度。

本制度适用于公司总部、各分支机构及项目部所有行政公章的管理活动。行政公章主要包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章、发票专用章以及各部门印章等。

行政公章的管理遵循“统一规制、分级授权、审批使用、安全保管、责任到人”的基本原则。任何单位与个人不得违反本制度规定刻制、使用、保管公章。

二、职责分工

公司办公室是行政公章的综合管理部门，其主要职责包括：负责公司公章、合同专用章、法定代表人名章等重要印章的刻制、启用、收缴、销毁的归口管理；制定并完善公章管理制度；监督、检查各分支机构及项目部的公章管理情况；组织公章管理知识的培训与宣传。

各分支机构、项目部及职能部门负责人是本单位公章管理的第一责任人，应指定政治可靠、责任心强的正式员工作为公章保管员，具体负责本单位公章的日常保管与使用。公章保管员的主要职责包括：妥善保管交由其实物管理的公章；严格按照审批流程用印；真实、完整地登记用印记录；定期检查公章状态并及时报告异常情况。

财务部门负责财务专用章、发票专用章的管理，并制定相应的使用细则。法务部门负责对涉及重大权利义务关系的文件用印提供法律审核意见。

三、公章的刻制、启用与废止

公司公章的刻制必须严格履行审批程序。因机构设立、业务需要或印章损坏等原因需刻制新印章时，由需求部门提出书面申请，经部门负责人审核、分管领导审批后，报公司办公室。公司办公室审核通过后，凭公司介绍信及相关批准文件，到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续。严禁任何部门或个人私自刻制公章。

新印章刻制完成后，由公司办公室办理登记备案手续，并发布印章启用通知，明确印章式样、启用日期及使用范围。旧印章应同时停止使用并由公司办公室负责收回、封存或销毁。印章销毁须由办公室、法务部、监察审计部共同监销，并制作销毁记录。

四、公章的保管

所有行政公章必须指定专人保管。公司公章、合同专用章、法定代表人名章原则上应存放于公司办公室专用保险柜内。财务专用章、发票专用章由财务部门指定专人保管。各分支机构、项目部的印章应由指定的公章保管员负责保管。

公章保管场所应具备必要的安全防范设施，如专用保险柜、防盗门、监控设备等。公章保管员离职或岗位变动时，必须办理严格的公章移交手续，由部门负责人监交，并在移交清册上签字确认。移交记录应交公司办公室备案。

公章原则上不得携带外出使用。如因特殊公务确需外带的，须填写《公章外出使用审批单》，经申请部门负责人、分管领导及公司总经理批准，由公章保管员或指定人员全程负责保管与使用，用毕立即归还。严禁将公章带离本市用于非公务活动。

五、公章的使用

使用公章必须履行严格的审批手续。用印申请人需填写《用印审批单》，写明用印事由、文件名称、用印数量、申请人等信息，并附上用印文件原件或副本。

常规性、一般事务性文件用印，由申请部门负责人审批后，即可由公章保管员用印。涉及重大权利义务关系的文件用印，如重大经济合同、协议、授权委托书、担保函等，除部门负责人审批外，必须经法务部门审核、分管领导审批，重大事项需报总经理或董事长审批。财务相关文件用印需经财务负责人审批。

公章保管员在用印前，必须认真核对《用印审批单》是否填写完整、审批权限是否符合规定、用印文件内容与审批事由是否一致。核对无误后方可用印。用印应清晰、端正，骑年盖月。严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同或空白凭证上用印。

所有用印必须进行登记。公章保管员须在《公章使用登记簿》上如实记录用印日期、用印单位、文件名称、事由、用印人、批准人、经办人等信息。《用印审批单》应与用印文件复印件一并存档，保存期限不少于十年。

六、监督检查与责任追究

公司办公室应定期（每季度一次）对各公章保管点的管理情况进行检查，检查内容包括保管条件、使用记录、审批手续等。监察审计部应不定期对公章管理进行专项审计。

任何单位或个人违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重给予通报批评、经济处罚、行政处分；给公司造成经济损失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任：未经批准擅自刻制公章的；违反规定使用、审批公章的；在空白凭证上用印的；保管不善导致公章遗失、被盗、伪造的；未经批准擅自将公章外带或交由他人使用的；滥用公章或利用公章从事损害公司利益活动的；其他违反本制度的行为。

七、附则

本制度由公司办公室负责解释。本制度自2025年1月1日起施行。此前发布的相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。