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移交资料交接单

一、移交资料交接单的核心构成要素

一份完整的移交资料交接单，其设计应围绕“清晰、准确、可追溯”的原则，确保交接双方对所移交资料的状态、数量及责任有明确认知。其核心构成要素通常包括以下几个方面：

（一）基础信息栏

此部分旨在明确交接行为的基本背景。应包含：

*交接单编号：便于内部归档与查询，可采用特定编码规则。

*交接事由：简要说明移交原因，如“岗位调动”、“项目结束”、“临时借调”等。

*交接双方：移交方（原资料保管人/负责人）与接收方（新资料保管人/负责人）的姓名、部门、职务及联系方式。

*监交人（如适用）：对于重要或涉密资料的交接，可设置监交人，以增强交接过程的严肃性与公正性。

*交接日期：实际办理交接手续的年月日。

（二）移交资料明细清单

这是交接单的核心内容，需要详尽、准确地列出所有移交资料的信息。为确保清晰，建议采用表格形式，并包含以下列项：

*序号：资料的顺序编号。

*资料名称/标题：准确的资料全称或文件标题。

*资料类型/载体：注明资料的形式，如“纸质文档”、“电子文档（U盘/硬盘/云盘路径）”、“光盘”、“实物”、“合同原件/复印件”等。

*数量/单位：如“X份”、“X册”、“X盒”、“X件”，对于电子文档，可注明主要文件大小或文件夹数量。

*版本/编号（如适用）：对于有版本控制或特定编号的文件、图纸、规范等，需注明其版本号或文件编号。

*备注/说明：用于补充说明资料的特殊情况，如“内含XX重要附件”、“部分内容待确认”、“已归档至档案室，此为交接清单”等。

（三）交接双方确认与签字

*移交方意见与签字：移交方确认所列出资料均已完整、如实移交，并对移交前的资料管理责任负责。应有移交人亲笔签名及日期。

*接收方意见与签字：接收方在核对无误后确认接收，并对接收后的资料管理责任负责。应有接收人亲笔签名及日期。

*监交人意见与签字（如适用）：监交人对整个交接过程的合规性进行见证，并签名确认。

（四）其他说明与附件

*交接遗留问题：如存在未完成事项、待补充资料或有争议的问题，应在此处详细列明，并注明后续处理建议或责任方。

*附件清单：如移交资料明细较多，可另附详细的资料清单作为本交接单的附件，并在此处注明“附件：移交资料详细清单X份”。

二、交接单的规范填写与使用要点

一份设计完善的交接单，还需配合规范的填写与使用流程，才能真正发挥其作用。

（一）填写务求清晰、准确、完整

*信息真实：所有涉及的人员、日期、资料信息必须真实无误。

*描述具体：资料名称、类型、数量等描述应具体明确，避免模糊不清的词语。例如，不宜仅写“项目资料一批”，而应尽可能细化。

*字迹工整：手写填写时，务必保证字迹清晰可辨；电子版填写则应注意排版规范。

（二）资料核对是关键环节

*移交前整理：移交方应提前对需移交的资料进行系统整理、清点、分类，并初步填写交接单，确保资料的完整性和有序性。

*逐项核对：交接双方应根据交接单明细，共同对实物资料或电子资料进行逐项、逐件核对。对于电子资料，接收方应现场检查文件是否可正常打开、内容是否完整。

*确认无误：只有在双方均确认资料与清单完全相符后，方可进行签字确认。如有不符，应立即查明原因，或在“备注”中注明，并协商解决。

（三）注重电子资料的交接安全与可访问性

*数据安全：交接电子资料时，应注意数据安全，避免病毒传播。建议使用格式化后的干净存储介质，或通过内部安全传输渠道。

*权限移交：对于需要特定权限才能访问的电子资料或系统账号，除了提供路径，还需同步办理权限变更或告知接收方获取权限的流程。

*长期可访问：确保移交的电子资料在未来一段时间内接收方仍能有效访问，避免因账号注销、权限回收等导致资料无法获取。

（四）交接过程的见证与监督

对于重要岗位、核心业务资料或涉及商业秘密、敏感信息的交接，建议有第三方监交人在场，如部门负责人、直属上级或指定的专人。监交人应全程参与交接过程，对交接的规范性进行监督。

（五）交接单的归档与留存

*多份签署：交接单一式通常为三份或四份，移交方、接收方、双方共同的上级部门（或档案室）各执一份，以备查考。

*及时归档：交接完成后，交接单应作为重要文档及时归档保存，纳入单位或部门的档案管理体系。

三、移交资料交接单（参考范本）

（此处可根据实际需求，设计一个简洁明了的表格范本，包含上述核心要素。实际应用中，各单位可根据自身特点进行调整。）

移交资料交接单

交接单编号：

交接事由：

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**移交方**

**接收方**

姓名：

姓