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2025年建筑施工企业专题会议管理办法

一、总则

为规范公司各类专题会议的筹备、组织、召开及决议落实全过程，提升会议效率与决策质量，确保各项施工生产、经营管理重点工作得到有效研究与部署，特制定本办法。

本办法适用于公司及各下属单位、项目部组织召开的，针对特定重要议题进行深入研讨并形成决策的各类专题会议。常规性例会、年度工作会议等不适用本办法。

专题会议管理遵循“必要、高效、务实、闭环”的原则。会议召开应基于实际管理需要，避免不必要的会议；会议组织应流程清晰、准备充分；会议讨论应聚焦议题、直面问题；会议决议应明确责任、跟踪落实。

二、会议类型与组织职责

（一）会议主要类型

根据会议议题性质与决策层级，专题会议主要分为以下几类：

1.重大技术方案评审会：针对超过一定规模或技术复杂的分部分项工程专项施工方案、重大设计变更、新技术新工艺应用等组织的技术论证与决策会议。通常由公司总工程师或技术负责人主持。

2.重大安全风险研判与防控会：针对施工现场识别出的重大危险源、潜在重大安全事故隐患、突发安全事件等组织的风险评估与防控措施制定会议。通常由公司主管安全副总经理或安全总监主持。

3.重大成本与合同纠纷处理会：针对重大工程变更、索赔、合同争议、成本超支预警等组织的经济分析与会商决策会议。通常由公司主管经营副总经理或总经济师主持。

4.重要资源协调与保障会：针对影响工程关键节点的重大人员、材料、设备、资金等资源调配与保障问题组织的协调会议。通常由公司主管生产副总经理或项目经理主持。

5.重大质量事故（问题）分析处理会：针对发生的重大质量事故或系统性质量问题进行原因分析、责任界定及整改措施制定的会议。通常由公司总经理或主管质量副总经理主持。

（二）组织职责划分

1.会议发起部门（单位）：负责提出会议申请，明确会议议题、目的、建议参会人员及初步方案，负责会议相关背景材料的准备与汇总。

2.公司综合管理部门（或指定部门）：负责受理会议申请，根据议题重要性协调确定会议时间、地点，下发会议通知，必要时负责会场布置、设备调试等会务保障工作。

3.会议主持人：负责引导会议进程，控制会议时间，确保讨论围绕核心议题，归纳讨论意见，组织形成会议决议或纪要。

4.参会人员：应提前熟悉会议材料，准备发言要点，本着对企业高度负责的态度积极参与讨论，发表明确意见，并承担会议决议中明确的工作任务。

5.会议记录人：由会议发起部门或主持人指定人员担任，负责准确、完整地记录会议讨论要点、主要意见分歧、最终决议内容及行动计划。

三、会议筹备管理

（一）会议提议与审批

专题会议的召开应履行审批程序。会议发起部门（单位）需填写《专题会议申请表》，主要内容包括：会议议题、召开事由及紧迫性说明、预期目标、建议召开时间、建议参会人员名单、需审议的关键材料清单等。申请表经部门负责人审核后，根据议题性质报分管领导批准。涉及公司全局或重大决策的议题，需报总经理批准。

（二）会议材料准备

会议材料应于会议召开前至少1个工作日送达参会人员。材料内容应紧扣议题，事实清楚、数据准确、重点突出。常见材料类型包括：

1.议题背景说明：清晰阐述问题的由来、现状及影响。

2.技术方案或分析报告：提供详细的技术经济比较、风险评估、可行性分析等。

3.相关合同条款、图纸、规范依据等。

4.初步建议方案或可供选择的决策选项。

5.其他支撑性文件。

（三）会议通知

会议批准后，由综合管理部门或会议发起部门负责下发正式会议通知。通知应明确会议名称、时间、地点、议题、主持人、参会人员、材料领取方式及会议要求（如需准备意见等）。紧急会议可先电话通知，后补发书面通知。

四、会议召开管理

（一）会议纪律

1.参会人员应准时出席，因故不能参加者，须提前向会议主持人请假，并指定授权代表参加。

2.会议期间应关闭手机或置于静音状态，不得处理与会议无关的事务。

3.发言应简明扼要，紧扣主题，避免重复性和无关性讨论。会议主持人有权中止偏离主题的发言。

4.提倡建设性讨论，鼓励不同观点的充分表达，但应避免人身攻击或无原则争论。

（二）会议议程

会议应按照预定议程进行，一般包括以下环节：

1.主持人宣布会议开始，明确会议议题与目标。

2.议题发起部门或指定人员汇报议题背景、核心问题及初步建议。

3.参会人员就汇报内容进行质询、讨论和补充。讨论应围绕解决问题的可行方案展开。

4.主持人归纳讨论中的主要观点和分歧点，引导参会人员就关键问题达成共识或进行表决。

5.形成会议决议。决议内容应具体、可操作，明确“做什么、谁负责、何时完成、达到什么标准”。

（三）会议记录与纪要

会议记录应客观反映会议全过程。会后应根据会议记录尽快整理形成《专题会议纪要》。纪要内容主要包括：会议时间、地点、主持人、参会人员、列席人员、主要议题、讨论情况、形成的决议或意