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关于公司报销付款制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国合同法》等国家法律法规，参照行业内企业内部控制管理标准及集团母公司相关制度要求制定，旨在规范公司内部费用报销与付款行为，强化资金使用监管，防控财务风险，提升管理效率，确保公司经济活动合规、高效运行。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖日常经营性支出、项目投资、采购结算、差旅费用等所有涉及报销与付款的业务场景，包括但不限于：员工因公消费、供应商货款支付、固定资产购置、项目研发投入等经济活动。

第三条本制度下列术语定义如下：

（一）XX专项管理：指公司围绕费用报销与付款业务，通过制度建设、流程优化、风险管控、监督考核等手段，实现资金全流程透明化、规范化管理的系统性工作。

（二）XX风险：指在报销与付款环节中存在的因制度缺陷、操作失误、舞弊行为等可能导致公司财产损失、声誉受损或法律责任的风险。

（三）XX合规：指公司经济活动严格遵循国家法律法规、行业准则及内部管理制度要求，确保业务行为的合法性、合理性及完整性。

第四条公司费用报销与付款的专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖：确保所有报销与付款业务纳入制度管控范围，不留监管盲区；

（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位的职责权限，实现责任闭环；

（三）风险导向：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施；

（四）持续改进：动态评估制度有效性，优化管理机制。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司费用报销与付款的专项管理负总责，承担第一责任人的领导责任；分管财务、运营等业务的领导为直接责任人，负责组织实施、监督执行及协调解决重大问题。

第六条设立公司费用报销与付款专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务部、审计部、合规部及各业务部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调专项管理工作，制定重大决策，审批关键制度，监督考核实施效果，并定期召开会议研究解决重点问题。

第七条牵头部门为财务部，具体职责包括：

（一）组织制定、修订及解释本制度，推动制度落地执行；

（二）建立费用报销与付款业务数据库，定期开展风险识别与评估；

（三）监督各业务部门执行情况，对违规行为提出处理建议；

（四）组织开展业务培训，提升全员合规意识。

第八条专责部门为审计部与合规部，具体职责包括：

（一）审计部负责独立开展费用报销与付款的专项审计，核查业务合规性；

（二）合规部负责制定报销与付款的合规标准，审核重大交易，处置违规线索。

第九条业务部门及下属单位职责：

（一）落实领导小组及财务部制定的专项管理制度，开展本领域日常风险防控；

（二）审核员工报销单据的真实性、完整性，确保符合制度要求；

（三）配合审计与合规部门的监督检查，及时整改发现的问题。

第十条基层执行岗（如报销申请人、审批人、出纳等）责任：

（一）岗位人员需签署合规承诺书，明确自身职责与违规后果；

（二）如实填报报销信息，对单据真实性、合规性负责；

（三）发现异常或疑似违规情况，应立即上报至部门负责人或财务部。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条报销申请环节：

（一）业务操作合规标准：员工需在费用发生后X日内提交报销申请，附完整发票、明细清单及审批单；电子发票需通过官方渠道获取，并确保二维码可查验；差旅费报销需提供行程记录、住宿发票等证明材料。

（二）禁止性行为：严禁虚报、冒领费用，严禁将个人消费纳入报销范围，严禁伪造发票或篡改金额。

（三）重点防控点：加强对会议费、培训费等易发违规业务的专项审核，核查是否存在超标准列支、虚假活动等问题。

第十二条审批流程：

（一）合规标准：实行分级审批制度，单据金额在X万元以下的由部门负责人审批，超过X万元的需加签分管领导意见；紧急报销需经领导小组特批。审批人需在X小时内完成审核，并在系统中电子签章确认。

（二）禁止性行为：严禁越级审批、代签审批，严禁利用职权套取审批资源谋取私利。

（三）重点防控点：建立审批权限清单，定期复核审批人履职情况，防止权力滥用。

第十三条发票管理：

（一）合规标准：所有报销发票需符合国家税务总局规定，包括但不限于发票代码、开票日期、税号、内容等要素完整准确；电子发票需上传至财务系统，并关联业务台账。

（二）禁止性行为：严禁接受虚开、伪造发票，严禁向个人账户支付费用后虚开发票套现。

（三）重点防控点：对供应商开票行为开展尽职调查，核查是否存在异常发票交易。

第十四条付款执行：

（一）合规标准：财务部在收到审批通过的