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企业采购标准流程操作手册

前言

本手册旨在规范企业采购行为，明确采购各环节的操作标准与职责分工，确保采购过程的合规性、高效性与经济性，保障企业资产安全，降低运营风险。本手册适用于企业内所有涉及物资、服务及工程的采购活动，全体相关人员均需严格遵照执行。

第一章采购需求管理

1.1需求提报

各需求部门根据实际业务发展及运营需要，填写统一制式的《采购需求申请表》。表中应清晰、准确、完整地列明所需采购物品或服务的名称、规格型号、技术参数、预估数量、质量标准、建议品牌（若有）、期望交付时间、预算金额及必要性说明等核心信息。需求提报人应对所提需求的真实性与合理性负责。

1.2需求审核与确认

需求部门负责人需对本部门提交的《采购需求申请表》进行初步审核，重点核查需求的必要性、合理性及与部门预算的匹配性。审核通过后，提交至采购部门。

采购部门接收需求后，将协同相关技术部门（如涉及专业技术参数）对需求的技术规格、质量标准等进行专业性复核，确保其清晰明确，避免模糊或歧义。对于超出常规或预算金额较大的需求，可能需提交至公司相关决策层面进行审批。最终，形成经各方确认的、可执行的采购需求。

第二章采购计划管理

2.1采购计划编制

采购部门根据已确认的采购需求，结合企业年度/季度采购预算、库存状况（如适用）及市场供需情况，统筹编制《采购计划》。《采购计划》应明确各项采购任务的优先级、采购方式、预计采购周期、负责采购员及大致的资金安排。

2.2采购计划审批

编制完成的《采购计划》需按企业规定的审批权限逐级上报审批。审批过程中，相关负责人将对计划的可行性、经济性及与战略目标的一致性进行评估。审批通过的《采购计划》将作为采购执行的依据。

第三章供应商管理

3.1供应商信息收集与初步筛选

采购部门应通过多种渠道（如行业展会、专业期刊、网络平台、同行推荐等）广泛收集潜在供应商信息。初步筛选时，重点关注供应商的营业执照、相关行业资质、生产能力（或服务能力）、供货周期、质量保证体系及商业信誉等基本情况，剔除明显不符合要求的供应商。

3.2供应商考察与评估

对于重要物资或长期合作的供应商，采购部门可牵头组织相关部门（如技术、质量、财务）对供应商进行实地考察。考察内容包括生产环境、设备状况、工艺流程、质量控制、管理水平及社会责任履行情况等。结合考察结果与供应商提供的书面资料（如报价单、样品、认证证书等），对供应商进行综合评估，建立供应商评估档案。

3.3合格供应商名录建立与更新

根据评估结果，将符合企业要求的供应商纳入《合格供应商名录》。名录应定期（如每年度或每半年）进行复核与更新，对不合格或合作出现问题的供应商及时进行降级或移除处理，确保名录的有效性与准确性。

第四章采购执行

4.1采购方式选择

根据采购物品的特性、金额大小、市场竞争程度及企业相关规定，选择适宜的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。应优先选择能引入充分竞争机制的采购方式，以获取最优性价比。

4.2询比价与谈判

对于采用询价或谈判方式的采购项目，采购部门应向至少三家及以上合格供应商发出询价单或谈判邀请，明确采购需求、技术标准、报价截止时间及报价方式。收到报价后，需对报价的完整性、合规性及价格构成进行分析比较，不仅关注总价，还应考虑质量、服务、付款条件等因素。必要时，可组织与供应商进行商务谈判，争取更优的交易条件。

4.3合同签订

采购方式确定，供应商选定后，采购部门应依据询价/谈判结果及相关法律法规，与供应商签订书面采购合同。合同内容应至少包括：供需双方基本信息、采购物品/服务的详细描述（名称、规格、数量、质量标准等）、价格、交付时间与地点、运输方式、包装要求、验收标准与方法、付款方式与期限、违约责任、不可抗力、争议解决方式及合同有效期等关键条款。合同文本需经法务部门（或指定法律顾问）审核，确保合法合规。双方签字盖章后，合同正式生效。

第五章订单管理与履约跟踪

5.1采购订单下达

合同签订后，采购部门根据合同约定及实际需求进度，向供应商下达正式的《采购订单》。订单应明确订单编号、合同号、具体交付批次、数量及交付时间等信息，作为合同的补充和具体执行指令。

5.2生产/备货跟踪

对于生产周期较长或定制化产品，采购人员应定期与供应商沟通，了解生产进度或备货情况，及时掌握可能影响交付的因素，并将相关信息反馈给需求部门。必要时，可要求供应商提供生产进度报告。

5.3物流与运输协调

与供应商确认发货时间、运输方式及到货地点，协调好内部收货准备工作。对于重要或大额采购，可考虑购买货运保险，以降低运输风险。跟踪货物在途情况，确保货物安全、及时送达。

第六章收货与验收

6.1到货通知与接收

供应商发货后应及时通知采购部门及需求部门。货