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物业部会议制度

一、物业部会议制度

（一）会议目的

物业部会议制度旨在规范物业部内部及与相关方的会议管理，提高会议效率，确保会议决策的及时性和有效性，促进物业服务质量提升和团队协作。通过明确的会议规则和流程，保障会议的有序进行，实现信息共享、问题解决和决策制定的目标。

（二）会议类型

物业部会议主要分为以下几种类型：

1.**部门例会**：每周召开一次，由部门经理主持，全体物业部员工参加，主要讨论工作进展、问题解决和下周工作计划。

2.**专题会议**：根据需要不定期召开，针对特定议题进行深入讨论，如安全检查、设备维护、客户投诉处理等，相关人员参加。

3.**业主/住户座谈会**：定期或不定期召开，听取业主/住户意见和建议，增强沟通，提升服务满意度，业主代表、物业部管理层及相关部门员工参加。

4.**应急会议**：在突发事件发生时立即召开，如自然灾害、设备故障等，相关部门负责人和应急小组成员参加，迅速制定应对措施。

（三）会议组织

1.**部门例会**

-会议时间：每周五下午2:00-4:00，地点为物业部会议室。

-会议主持人：部门经理或其指定的副经理。

-参会人员：全体物业部员工，特殊情况可邀请相关部门代表列席。

-会议准备：提前一天发布会议通知，明确会议议题和参会人员，准备好相关资料和报告。

-会议流程：主持人开场，依次汇报工作进展，讨论存在问题，提出解决方案，最后总结并布置下周工作。

2.**专题会议**

-会议时间：根据议题需要确定，一般不超过2小时。

-会议主持人：根据议题负责人或部门经理指定人员。

-参会人员：与议题直接相关的人员，包括但不限于项目经理、工程部、客服部等。

-会议准备：提前3天发布会议通知，明确议题、参会人员和所需资料，确保参会人员充分准备。

-会议流程：主持人介绍议题背景，参会人员依次发言，讨论解决方案，形成会议纪要并落实责任分工。

3.**业主/住户座谈会**

-会议时间：每季度一次，具体时间提前一个月通知业主委员会或业主代表。

-会议主持人：部门经理或客服部负责人。

-参会人员：业主代表、物业部管理层及客服、工程、安保等部门代表。

-会议准备：提前一周发布会议通知，收集业主意见和建议，准备相关数据和报告。

-会议流程：主持人介绍参会人员，业主代表发言，物业部各部门汇报工作，业主提问，现场解答，形成会议纪要并反馈业主委员会。

4.**应急会议**

-会议时间：突发事件发生后立即召开，具体时间以实际情况为准。

-会议主持人：部门经理或现场最高负责人。

-参会人员：应急小组成员、相关部门负责人及必要时的外部专家。

-会议准备：无提前准备，迅速召集相关人员，确保信息畅通。

-会议流程：主持人介绍事件情况，参会人员迅速讨论并制定应对措施，明确责任分工，实时更新进展，直至事件处理完毕。

（四）会议纪律

1.**准时参会**：参会人员应提前10分钟到达会场，会议开始后不得迟到早退。

2.**专注议题**：参会人员应集中注意力，围绕议题发言，避免无关话题。

3.**礼貌发言**：发言应清晰、简洁、专业，尊重他人意见，避免争吵。

4.**记录要点**：会议记录员应详细记录会议内容，包括发言要点、决策事项和责任分工。

5.**落实决议**：会议形成决议后，相关人员应按时完成工作任务，并定期汇报进展。

（五）会议记录与跟进

1.**会议记录**：每次会议结束后，会议记录员应及时整理会议纪要，包括会议时间、地点、参会人员、议题、发言要点、决策事项和责任分工等，并提交部门经理审核。

2.**纪要分发**：会议纪要应在会议结束后2个工作日内分发给所有参会人员及相关部门，确保信息同步。

3.**跟进落实**：部门经理应定期跟进会议决议的落实情况，对未按时完成的工作进行督促，确保会议成果转化为实际行动。

4.**评估改进**：每季度对会议制度执行情况进行评估，总结经验，发现问题，及时改进，不断提升会议效率和质量。

（六）附则

1.本制度适用于物业部所有会议，解释权归物业部所有。

2.部门经理可根据实际情况对本制度进行修订，修订后的制度需报公司管理层审批后生效。

3.未尽事宜，参照公司其他相关制度执行。

二、会议准备与材料管理

（一）会前通知与议程制定

物业部各类会议的召开需建立在充分的准备之上，会前通知与议程制定是确保会议目标达成的基础环节。部门经理或指定主持人应根据会议类型及目的，提前制定详细的会议议程，明确会议主题、讨论内容、预期成果及时间安排。对于部门例会，议程通常包括工作汇报、问题讨论、决策制定等固定环节，可由主持人根据上周工作重点进行调整；对于专题会议和业主/住户座谈会，议程需围绕特定议题展开，涉及多个部门或外部人员时，应与相关人员提