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仓库货物入库验收规范

一、引言

仓库货物入库验收是保障企业物资管理质量的第一道关口，也是确保后续生产、销售等环节顺畅运行的基础。为规范入库验收作业流程，明确各环节职责，确保入库货物数量准确、质量合格、信息完整，特制定本规范。本规范适用于公司所有原材料、半成品、成品及其他物资的入库验收工作。

二、验收前准备

1.人员准备：验收人员应具备相应的专业知识和责任心，熟悉所验收货物的基本特性及验收标准。必要时，应由采购、质检等相关部门人员协同参与复杂或专业性较强货物的验收。

2.场地与工具准备：根据待验货物的特性和数量，提前规划并清理出适宜的待验区域，确保区域整洁、干燥、安全。准备好必要的装卸搬运设备（如叉车、托盘）、计量器具（如卷尺、台秤、地磅）、检测工具（如万用表、卡尺）以及记录表单等。所用计量器具需在检定有效期内，确保计量准确。

3.信息准备：验收人员应提前获取并熟悉入库货物的相关单据信息，包括采购订单、送货单、装箱单、材质证明、检验报告、合格证等。核对单据的完整性、有效性及一致性，对品名、规格型号、数量、供应商等关键信息做到心中有数。如有特殊要求（如温湿度、堆叠限制），应提前做好预案。

三、入库验收操作流程

（一）单据核对与初步检查

1.到货确认：货物运抵仓库后，验收人员首先与送货人员共同核对送货单、采购订单等单据，确认货物的品名、规格型号、供应商信息与订单要求是否一致。

2.外包装检查：在卸货前或卸货过程中，对货物外包装进行初步检查。查看包装是否完好无损，有无破损、潮湿、油污、变形、水渍、挤压痕迹等异常情况。注意包装上的标识是否清晰、完整，如品名、规格、数量、批号、生产日期、保质期（如有）、向上标识、堆码极限等。发现外包装异常，应及时记录，并在可能情况下拍照留存。

（二）数量清点

1.清点原则：根据货物的性质、包装规格及数量，采用适宜的清点方法，如逐件点数、称重计量、计件汇总等。确保清点过程细致、准确，避免错点、漏点。

2.全数清点与抽样清点：对于数量较少、价值较高、或有特殊要求的货物，应进行全数清点。对于大批量、包装规范、且外包装完好的货物，可根据公司规定或货物特性采用抽样清点的方式。抽样应具有代表性，可按比例、分层或随机抽样。

3.记录与确认：将实际清点数量准确记录在验收记录表上，并与单据数量进行核对。如发现数量不符，应立即与送货人员共同复核，并在送货单上注明实际接收数量或差异情况，双方签字确认。

（三）外观质量与规格检查

1.外观检查：在数量清点的同时或之后，对货物的外观质量进行检查。内容包括但不限于：货物本身有无损伤、锈蚀、变形、划痕、色差、污渍；零部件是否齐全；液体有无渗漏；粉末有无结块等。

2.规格型号确认：对照采购订单和送货单，仔细核对货物的规格型号、尺寸、颜色、材质等是否符合要求。可采用目测、测量等方式进行。例如，使用卷尺测量尺寸，比对样品或图纸。

3.标识与文件检查：检查货物本身或最小包装单元上的标识是否清晰、正确，与单据及外包装标识是否一致。对于需要随附质量证明文件（如合格证、检验报告、材质单）的货物，应核对文件的真实性、有效性及与货物的关联性。

（四）内在质量抽检/检验（如适用）

对于通过外观和规格检查无法完全确认质量，或合同、标准有明确规定需要进行内在质量检验的货物（如电子元器件的性能测试、原材料的成分分析、食品的微生物检测等），应按规定进行抽样送检。

1.抽样：严格按照抽样标准或双方约定的抽样方案进行抽样，确保样本具有代表性。

2.检验/检测：将样品送实验室进行检验，或使用专用检测设备进行现场测试。检验项目和标准应符合相关规定。

3.结果判定：根据检验报告结果判定该批货物是否合格。

（五）特殊货物验收

对于危险品、易腐品、冷藏品、精密仪器等特殊货物，应严格按照其特性及相关规定进行验收。例如，冷藏品需检查运输过程中的温度记录、到货时的实际温度；危险品需检查包装是否符合安全规范、有无泄漏、有无危险品标识等。此类货物的验收应更加谨慎，并做好相应的安全防护措施。

四、验收结果处理

（一）验收合格

1.签字确认：所有项目验收合格后，验收人员在相关单据上签字确认，并注明验收日期。

2.系统录入：及时将验收合格的货物信息准确录入仓库管理系统（WMS），生成入库单。

3.货物入库：将验收合格的货物搬运至指定的合格库区或货位，并进行规范堆码、标识。

（二）验收不合格

1.隔离与标识：对验收不合格的货物，应立即将其与合格货物隔离存放，并放置“不合格品”标识，防止误用或混库。

2.记录与报告：详细记录不合格项目、数量、发现时间、具体情况等信息，并立即向仓库主管及采购部门（或相关责任部门）汇报，必要时附上照片或检验报告等证据。