炼铁事业部发送管理细则.pdfVIP

《发送资料管理细则》

QG/LTB4005-2011

1.目的

为了加强炼铁事业部发送资料的管理，并根据目前办公的

特点以及资料传递以电子邮件传递为主的实际情况，特制定《发送资

料管理细则》。

2.发送资料的范围

回复业主的传真、信函等文件，回复设备供应商问题等的传

真、信函及对供应商设计资料的等文件，向公司各专业提交

的设计文件和向的与工程管理相关的文件。

3.发送资料的管理

3.1纸质资料的管理

发送资料为纸质文件时，设计人必须保留纸质文件在工程资料袋

里，还必须在发送资料头部空白处标注“发送日期”、“接收人”

和“发件人”；对于向公司外专业提交的设计文件及与工程

管理相关的请购单、供方推荐表、技术协议等文件，还必须保证纸质

资料上的签字完整无误。设计人可不填写发送资料发送记录。

3.2电子资料的管理

发送资料为电子文件时，设计人应该保留电子文件，而且文件的

命名和保存路径必须符合规定，同时设计人必须确保发送文件的有效

性。对于在公司上互提的资料，设计人可以不保存电子文件，

以公司上提交的文件作为设计依据。设计人可不填写发送资

料发送记录。

3.3电子文件有效性的确定

公司上传递的发送资料，若电子签名完整，则视电子文

件有效。此处，发送资料指公司向各专业提交的设计资料、总包

项目的请购单、供方推荐、订货技术协议等工程管理文件。

3.4电子资料名

“发送日期(-提交者-提交者专业-资料接收方

-资料名称(设计人命名).rar(pdf、dwg、doc等)”，资料接收方指供

货商的全称或简称、业主接收资料人员的、公司外专业名称、

总师或项目经理的。若发送资料的资料接收方、资料名称相同时，

应以最后发送日期的文件为准。

3.5电子资料的保存路径

设计人应建立3个文件夹，保存工程中外来电子资料。

“E(硬盘代号):\工程名称(全称或简称)\发送资料\”

用于保存回复业主的传真、信函等文件(若有)；

“E(硬盘代号):\工程名称(全称或简称)\发送资料\供货商资

料”用于保存回复设备供货商等的传真、信函及对供货商设计资

料的等文件；

“E(硬盘代号):\工程名称(全称或简称)\发送资料\”

用于保存公司向各专业提交的设计文件和向的与工

程管理相关的文件(未通过公司的资料)。

起草人：胡雪萍

审核人：汤楚雄

批准人：周强

颁布时间：2011年11月3