应付软件使用费付款通知书.docxVIP

应付软件使用费付款通知书

致：财务部

发件部门：信息技术部/行政部/运营部（软件使用对接部门）

通知书编号：RJ-SY-FK-XXXX-XXXX

日期：XXXX年XX月XX日

为保障我司生产经营、办公协同、业务管理、数字化运营等核心工作高效顺畅开展，确保各类授权软件（办公软件、业务系统软件、专业工具软件等）合法、稳定、合规使用，满足软件授权使用、功能调用、版本适配、合规管控等相关需求，规避软件未授权使用、授权过期、违规调用导致的法律纠纷、功能受限、业务停滞等风险，明确软件使用权限及费用结算标准，我司与【软件授权单位/软件持有单位全称，如：XX软件科技有限公司、XX软件授权机构、XX正版软件服务商】于XXXX年XX月XX日签订《软件授权使用合同》，明确软件名称、软件版本、授权类型（单机授权、网络授权、企业级授权等）、授权范围、授权期限、使用规范、费用标准、缴费周期、结算方式及双方权利义务，确保软件授权合法合规、使用规范有序，软件授权单位已按合同约定完成软件授权交付及相关配套服务，相关软件使用费支付义务已达到合同约定的支付条件。

目前，软件授权单位已严格按照《软件授权使用合同》约定，完成软件授权激活、使用权限配置、安装指导、授权文件交付等相关工作，保障当期内我司各类授权软件正常启用、功能完整，无授权失效、权限受限、无法正常调用等问题，同时按约定提交了完整的《软件授权证书》《软件授权激活凭证》《软件使用费结算账单》《授权合规确认单》《软件使用说明》等相关凭证资料，账单明细清晰、计费标准符合合同约定，准确列明软件名称、授权类型、授权期限、使用数量、消费金额、优惠金额、应缴金额等核心信息。经我司软件使用对接部门、信息技术部、法务部联合核对审核确认，软件授权合法有效、使用流程合规，账单明细与实际授权使用情况一致，计费准确无误，无乱收费、错收费、漏收费及授权瑕疵等问题，相关软件使用费支付条件已全部满足。现正式通知贵部办理该笔软件使用费的付款事宜，明确具体付款信息如下，请严格遵照执行，确保款项及时足额支付，保障软件合法合规使用及各项工作顺畅开展。

一、付款基础信息

1.收款单位名称：【软件授权单位/软件持有单位全称】（需与合同、发票、软件授权相关凭证信息完全一致，不得有误，避免付款失误）

2.收款单位纳税人识别号：XXXXXXXXXXXXXXXXXX

3.收款银行及账号：XX银行XX支行XXXXXXXXXXXXXXXX（请仔细核对账户信息，确保准确无误）

4.付款项目：【相关软件使用费事项全称，如：XX办公软件企业级授权费、业务系统年度使用费、专业工具单机授权费、软件授权续费款】软件使用费

5.对应合同编号：RJ-SY-HT-XXXX-XXXX（无合同则注明“无，按软件授权约定支付”）

6.软件授权开始时间：XXXX年XX月XX日

7.软件授权截止时间/账单结算时间：XXXX年XX月XX日

8.软件使用费账单核对确认时间：XXXX年XX月XX日

9.软件授权有效性及合规使用确认时间：XXXX年XX月XX日

二、付款金额明细

1.当期约定软件使用费金额（含税，含软件授权费、版本升级费、授权服务费、合规管控费等相关费用，未扣除优惠）：人民币XXXXXXX.XX元（大写：XXXXXXX元整）

2.优惠金额（如有）：人民币XXXX.XX元（大写：XXXX元整）

优惠依据：【如：长期授权合作优惠、企业批量授权优惠、授权续费优惠、合规使用奖励等，无优惠则删除本条】

3.调整金额（扣款，如有）：人民币XXXX.XX元（大写：XXXX元整）

调整依据：【如：授权未完全交付扣款、软件功能不符抵扣、服务响应不及时扣款等，无调整则删除本条】

4.最终应付款金额（含税）：人民币XXXXXXX.XX元（大写：XXXXXXX元整）

5.税率及税额：税率XX%，税额人民币XXXX.XX元，价税合计与最终应付款金额一致（无税则注明“无税，价税合计即付款金额”）

三、付款相关要求

1.付款方式：银行转账（需与《软件授权使用合同》约定一致，无合同则按常规付款流程执行，不得擅自变更付款方式及付款金额）

2.付款期限：请于XXXX年XX月XX日前完成全部款项支付，确保款项足额、及时到账，避免逾期产生违约金、滞纳金，或导致软件授权过期、使用受限、授权终止等风险，保障我司各类授权软件合法合规正常使用。

3.附件要求：本次付款需同步归档以下全部资料（均经我司审核无误，原件留存归档，复印件随付款凭证留存备查，作为软件使用费入账及授权管理核心依据）：

（1）《软件授权使用合同》（如有）原件及复印件1份；

（2）软件授权相关凭证资料（如：《软件授权证书》《授权激活凭证》《软件使用费结算账单